Добавлен: 22.05.2023
Просмотров: 194
Скачиваний: 2
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшнем этапе развития общества коммуникации играют огромную роль и проникают во все сферы деятельности, и их значение все больше увеличивается с развитием новых технологий. Именно этим обусловлена актуальность данной работы.
Коммуникация является процессом обмена информацией и ее смысловыми значениями между людьми с помощью общей системы символом. В свою очередь, информация – это основа управления, так называемое, связующее звено менеджера со средой, в которой он находится в процессе работы. Для более эффективной рабочей деятельности менеджеру необходимо правильно представить информацию ее потребителям или заказчикам. Также стоит сосредоточить усилия больше на развитии внешних связей с партнерами, чем на внутреннем состоянии компании, в результате чего стираются структурные границы бизнеса, уменьшается его закрытость, снижаются риски при конкуренции на рынке, появляются преимущества в установлении связей с партнерами и т.д. Поэтому коммуникации важны как на малых, так и на крупных предприятиях. Эффективность коммуникационных связей оказывает влияние на само предприятие, как на хозяйствующий субъект, и на его персонал, а также даже на благополучное экономическое развитие всей страны в целом.
Цель работы – рассмотреть проблемы коммуникаций в современных организациях.
Для достижения поставленной цели изучим понятие, функции, виды, элементы коммуникаций в организациях.
1 Сущность понятия коммуникации
1.1 Понятие коммуникаций
В данном разделе рассмотрим понятие коммуникаций. Сам термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», что означает «общее». Иначе говоря, человек передающий информацию пытается установить «общность» с получателем информацию. Исходя из этого, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Так, коммуникации – это обмен информацией, в ходе которого руководитель предприятия или организации получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников предприятия или организации. Если коммуникации плохо налажены, это может привести к неверным управленческим решениям, что отрицательно скажется на деятельности предприятия или организации. Поэтому эффективность коммуникаций оказывает огромное влияние на качество управленческих решений и на то, как они будут реализованы в реальности.
Стоит отметить, что информация является лишь внешним проявлением коммуникации, то есть ее результатом. Она играет центральную роль в коммуникационном существовании общества и выступает как средство коммуникации [1].
Исходной причиной, по которой люди нуждаются в коммуникации, служат потребности человека или группы людей. Цели коммуникации обслуживают те или иные потребности человека: выживание, сотрудничество с другими людьми, личные потребности, поддержание отношений с другими людьми, убеждение других действовать или думать каким-либо образом, осуществление власти над другими людьми (сюда относится и пропаганда), объединение обществ и организаций в одно целое, получение и сообщение информации, осознание мира и нашего опыта в нем (во что мы верим, что думаем о себе, об отношениях с другими людьми, о том, что является истинным), проявление творческой натуры и воображения. Распределяют наши потребности по четырем группам: личные, социальные, экономические и творческие. В самом широком смысле цель коммуникаций – осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания организации. В узком же смысле цель коммуникации – добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.
В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи такой информации, как идеи, факты, мнения, намеки, ощущения или восприятия, чувства и отношения от одного лица к другому в различных формах с целью получения ответной желаемой реакции.
Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания. Чтобы коммуникация являлась эффективной, она должна отвечать таким требованиям, как реальность, объективность, достоверность, адресность, доступность, дозированность, своевременность и обратная связь.
Отметим, что эффективная межличностная коммуникация очень важна для качественного управления. Во-первых, в основе решения многих управленческих задач лежит непосредственное взаимодействие людей, а значит и обмен информацией. Во-вторых, межличностная коммуникация – это лучший способ обсуждения и решения вопросов, которые характеризуются неопределенностью и двусмысленностью [2]. В свою очередь, неэффективные коммуникации являются причиной многих проблем в деятельности предприятия или организации.
Современные менеджеры затрачивают на коммуникации 50-90% своего времени. Именно потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных видов деятельности менеджера. Следовательно, эффективные коммуникации просто необходимы для успеха, как отдельного работника, так и предприятия или организации в целом. Как известно, основная задача менеджмента – получение прибыли, а это напрямую зависит от умений и знаний менеджера. Можно увидеть связь между коммуникацией, информацией и умением менеджера работать.
Основная цель коммуникации состоит в том, чтобы достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщениями. Но заметим, что сам обмен информацией еще не гарантирует успех процесса. Чтобы лучше понять суть этого процесса и то, чем определяется его эффективность, необходимо иметь представление о том, из каких этапов он состоит. Поэтому рассмотрим более детально процесс коммуникаций. Он включает в себя четыре базовых элемента:
1. Отправитель – это лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.
2. Сообщение – это собственно информация, закодированная в символы.
3. Канал – это средство передачи информации.
4. Получатель – это лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует [3].
На рисунке 1 представлена модель процесса коммуникации.
Рисунок 1 – Модель процесса коммуникации
Процесс коммуникации состоит из пяти этапов. Наглядно они представлены на рисунке 2.
Рисунок 2 – этапы процесса коммуникации
Далее подробно рассмотрим каждый этап процесса коммуникации:
1. Генерирование идеи: коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации, отправитель решает, какую важную идею или сообщение надо донести (например, менеджер собирается сообщить сотрудникам результаты оценки их деятельности).
2. Кодирование и выбор канала: перед отправкой идеи отправитель должен закодировать ее в определенные символы (слова, интонацию и жесты), это и делает идею сообщением, после отправитель должен выбрать канал, соответствующий использованным символам при кодировании.
3. Передача: непосредственное использование канала для доставки сообщения.
4. Декодирование: после получения сообщение получатель его декодирует, то есть переводит символы отправителя в мысли получателя, если не требуется ответной реакции, то коммуникация на этом этапе завершается.
5. Обратная связь: в этой ситуации отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями, получатель проходит все предыдущие этапы коммуникации, а отправитель получает ответную реакции на свое сообщение [4].
Важно знать, что эффективные коммуникации должны быть двусторонними. Обратная связь обязательна для того, чтобы определить реакцию получателя. Не наладив обратной связи с получателем информации, менеджер значительно снижает эффективность своей управленческой деятельности. Таким образом, обратная связь в значительной мере способствует повышению эффективности управленческих коммуникаций. Хотя и двусторонние коммуникации являются более длительными по времени, но они гораздо точнее односторонних.
1.2 Виды и функции коммуникаций
Все коммуникации делятся на виды по различным признакам. Рассмотрим следующую классификацию коммуникаций:
1. По месту возникновения: внешние (между организацией и внешней средой) и внутренние (между различными подразделениями организации).
2. По направленности: горизонтальные и вертикальные, нисходящие и восходящие.
3. По способу возникновения: формальные (определяются организационной структурой предприятия), неформальные и внеформальные.
4. По месту: внутри организации и между двумя или несколькими организациями.
5. По составу участников: между руководителями, между руководителями разных уровней, между сотрудником и руководителем, между сотрудниками [5].
Вышеперечисленные виды можно составить в схему, представленную на рисунке 3.
Рисунок 3 – виды коммуникаций
Можно выделить функции передачи информации, в которых коммуникация играет роль посредника при обмене людьми разного рода знаниями и сведениями. Так, выделяют пять основных функций коммуникации.
Информационная функция коммуникации позволяет совершать обмен информацией для достижения какой-либо практической цели. Социальная функция заключается в формировании и развитии навыков взаимоотношения людей, согласование или соотношение своих действий с действиями других людей вырабатывается в процессе общения, возникают общие или противоположные мнения, мировоззрение, реакция на какие-либо события. Происходит социализация индивида. Экспрессивная функция связана с восприятием и пониманием эмоциональных переживаний партнеров, начинается всегда с установления контакта между участниками коммуникации. При этом важно не только передать информацию, выбрав необходимые для этого языковые средства, но и дополнить их невербальными средствами таким, как улыбка, рукопожатие и т.д. Экспрессивная функция выражается в передаче в коммуникационном процессе эмоций, которые влияют на восприятие сообщения, а также могут воздействовать на изменение эмоционального состояния другой стороны. Прагматическая функция выражается в регламентации деятельности участников коммуникации, в том числе в побуждении к какому-либо действию, оценке для достижения поставленных целей. Интерпретативная функция служит для понимания действий, высказываний, намерений, установок в соответствии с определенной системой ценностей и ориентиров.
1.3 Понятие и виды коммуникационных барьеров
На различных уровнях коммуникаций могут возникнуть, так называемые, коммуникационные барьеры. Это психологические препятствия различного происхождения, которые получатель устанавливает перед нежелательной или даже опасной информацией. Как правило, на предприятии или в организациях могут возникнуть такие коммуникационные барьеры, как семантические, невербальные, неэффективные обратная связь и слушание, а также барьеры, связанные с восприятием. Изучим, что собой представляет каждый вид коммуникационных барьеров (см. рисунки 4 и 5).
Рисунок 4 – схема коммуникационных барьеров
Рисунок 5 – коммуникационные барьеры
Рассмотрим на примере барьеры, связанные с восприятием. Восприятие очень важно для работы менеджера. Изучив факторы восприятия в процессе коммуникации, можно сломать многие барьеры, связанные с восприятием, которые препятствуют эффективной коммуникации. Так, барьер возникает в ходе конфликта сфер деятельности отправителя и получателя информации. Людям свойственно понимать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от многих факторов, например, возраст. Конфликты сфер деятельности зачастую приводят к тому, что люди воспринимают информацию избирательно. Такая характеристика людей имеет немалое значение в коммуникациях. Проблемы организационных коммуникаций чаще всего возникают из-за различия восприятия менеджеров или других сотрудников полученных сообщений, что приводит к искажению идей отправителя. Проведенные исследования в данной области подтвердили, что люди воспринимают проблемы организации, учитывая базовые суждения, сформировавшиеся в различных сферах деятельности. Кроме того, проблема восприятия может возникнуть из-за барьеров, обусловленных отношением. Стоит отметить, что отношение оказывает очень сильное влияние на восприятие. Например, если имеется опыт неудачного взаимодействия с конкретными работниками или отделами организации, то это повлияет на эффективность коммуникаций с ними в будущем. Положительные и отрицательные чувства определяют, как часто и какими будут дальнейшие коммуникации и стиль общения. Менеджеры, чтобы не ограничивать будущие коммуникации, должны формировать положительное мнение о себе. В противном случае, в организации появится атмосфера недоверия. Менеджер должен открыто и честно общаться с другим персоналом, чтобы в ответ получать то же самое [6]. И таким образом рушатся барьеры, связанные с восприятием.