Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Покупка сырья и материалов.pdf

3.2. Создания базы данных по закупке сырья и материалов

Рассмотрим применение MSAccess для создания базы данных по реализации некоторых бизнес-операций.

Для создаваемойбазыданныхтребуютсяследующие информационные объекты (таблицы):

«Клиенты» – для храненияинформации о покупателях.

«Поставщики» –дляхраненияинформации о поставщиках.

«Сырье и материалы» - дляхранения информации о сырье на складе.

«Сделки о покупке»-дляхраненияинформации о сделках о покупке.

«Плановые продажи» - для хранения информации о плановой реализации продукции.

Впроцессесозданиятаблиц,имеющихссылкиназаписииз другихтаблиц,устанавливаетсясвязь. Некоторые таблицы называют справочниками, если онисодержатинформацию,котораяможетбыть использованапризаполнениидругихтаблиц. Они поструктурепростые и имеютпервичный ключ, их называют главными.

Рассмотрим процесс создания таблицы в СУБД MSAccess 2013, а именно с помощью конструктора таблиц.

После запуска СУБД и создания базы данных нужно нажать на ленту «Создание» и выбрать в разделе «Таблицы» Конструктор таблиц.

После этого откроется окно в котором нужно указать название поля, тип данных, описание (в случае необходимости), свойства полей, ключевое поле. Внешний вид окна конструктора таблицы Клиенты показан на рис. 6:

Рис. 6. Таблица Покупатели в режиме конструктора

Аналогичным образом создаются остальные таблицы.

Далее перейдем к вводу данных в таблицы. Заполненная данными таблица Клиентыимеет такой вид (рис. 7):

Рис. 7.Заполненная таблица Заявки

Формы – элемент базы данных для удобного отображения или ввода данных.

Стоит отметить, что формы бывают одиночные (на основе одной таблицы) и составные или сложные (на основании нескольких таблиц. Также выделяют подчиненные формы – это многотабличные формы, которые созданы на основании таблиц, которые объединены связью «один – ко - многим».

Создадим формудлятаблицы «Поставщики».

Для построения формы на основе одной таблицы нужно выделить таблицу «Поставщики», выполнить команду Создание – Форма. В результате получим (рис. 8)

Рис. 8. Форма Поставщики в режиме просмотра

Аналогично можно создать и остальные формы, пример которых показан на рис. 9 - 12:

Рис.9. Форма Клиенты

Рис. 10. Форма Сделки о покупке

Рис. 11. Форма Плановые продажи

Рис. 12. Форма Сырье и материалы

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Querybyexample) и структурированный язык запросов (SQL – StructuredQueryLanguage).

QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Рассмотрим создание запросов для реализации задач бизнес-процессов.

Создадим запрос Закупочная стоимость сырья с помощью режима QBE.

Введем информацию в конструктор запросов так, как показано ниже:

Рис.13.Запрос Закупочная стоимость сырья в режиме конструктора

В результате получим:

Рис.14. Запрос Закупочная стоимость сырья

Создадим запрос Продажи >4000, который выполняет отборпродаж с суммами долее 40000 руб.

Рис.15. Запрос Продажи >4000 в режиме конструктора

Рис.16. Запрос Продажи >4000 в режиме просмотра

Аналогично создадим запрос Данные по поставщикам, который выполняет отборданных по указанному поставщику из общего их числа.

Рис.17. Запрос Данные по поставщикам в режиме конструктора

Рис.18. Запрос Данные по поставщикам в режиме просмотра

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

В MicrosoftAccess можно создавать отчеты различными способами:

• Конструктор.
• Мастер отчетов.
• Автоотчет: в столбец.
• Автоотчет: ленточный.
• Мастер диаграмм.
• Почтовые наклейки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора.

Создадим отчет для запроса Данные по поставщикам на складе с помощью мастера.

Для этого вызовем мастер создания отчетов (Создание – Отчеты – Мастеротчетов). Далее нужно:

– выбратьзапрос Данные по поставщикам и переместить все поля кроме в категорию Выбранные;

– отметим макетСтруктура, ориентация Альбомная и нажмем кнопкуДалее;

– в последнем окне задаем имя отчета.

В результате получим отчет, показанный ниже:

Рис.17. Отчет Данные по поставщикам

Аналогично создаются и остальные отчеты.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Среди многообразия решений по развитию рынка, средств производства, а также новых направлений в деятельности коммерческо-посреднических предприятий и организаций вызывают значительный интерес исследования и практические нововведения, которые объединяемые понятием логистики.

За последних несколько лет бурно развиваются новые логистические технологии, основанные на информатике. При чем в этих технологиях информационные системы занимают центральное положение.

Понятие «реализация бизнес-процессов» пришло одновременно с появлением сложных программных продуктов, которые предназначены для автоматизации управления организацией.

Такие системы всегда подразумевают выполнение глубокого предпроектногоисследования деятельности компании. И результатом этого исследования является экспертное заключение, где отдельными пунктами описаны рекомендации по устранению «тонких мест» в менеджментепредприятия.

На основании заключения, непосредственно перед внедрением созданной системы автоматизации, проводят так называемую реорганизацию бизнес-процессов, которая иногда является достаточно серьезной и болезненной для компании.

Это и естественно, поскольку сложившийся годами коллектив сложно заставить работать по-новому. Такие комплексные обследования предприятий являются сложными и отличаются своими задачами.

Для решения таких задач моделирования сложных систем применяют хорошо обкатанные стандарты и методологии.

К таким относятся методологии IDEF. С помощью их можно эффективно отобразить и проанализировать модели деятельности широкого сектора сложных систем в самых разных разрезах.

Стоит отметить, что при этом глубина и широта обследования процессов определяется в системе самим разработчиком, а это позволяет не перегружать модель лишними данными.

В результате написания работы мною были выполнены следующие задачи:

– рассмотрены основные определения теории бизнес-процессов;

• проведено описание объекта исследования;
• выполнено моделирование бизнес-процессов;
• описаны основные теоретические понятия СУБД Access;
• разработаны в MSAccess база данных, которая демонстрирует основные бизнес-процессы при закупке сырья и материалов.

В заключении отметим, что главное достоинство анализа бизнес-процессов с помощью создания их модели – это ее универсальность.

Во-первых, моделирование – это ответ на все вопросы, которые касаются совершенствования деятельности предприятий и повышения их конкурентоспособности.

А во-вторых, руководитель или администрация предприятия, внедрившие эту методологиюу себя, будут иметь информацию, что позволит самостоятельно усовершенствовать своюорганизацию и спрогнозировать ее будущее.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / К.В. Балдин. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 218 c.
2. Блиновская, Я.Ю. Введение в проектирование бизнес-процессов: Учебное пособие / Я.Ю. Блиновская, Д.С. Задоя. - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 112 c.
3. Бодров, О.А. Разработка бизнес-процессов: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. - 244 c.
4. Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 283 c.
5. Васильков, А.В. Базы данных и их применение: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2013. - 528 c.
6. Мартынова В.П. Базы данных. Распределенные и удаленные БД. Т.1: Учебник/В.П. Мартынова.–М.:ИД ФОРУМ,НИЦ ИНФРА-М, – 2013. – 272 c.
7. Мартынова В.П. Базы данных. Распределенные и удаленные БД. Т.1 / В.П. Мартынова.– М.: ИД ФОРУМ,НИЦ ИНФРА-М,2013. – 352 c.
8. Ракован О.Л. Базы данных / О.Л. Ракован – М.:Форум, 2014. – 352 c.
9. РакованО.Л.Базы данных: Учебное пособие/О.Л. Ракован. - М.:Форум, 2012.–400 c.
10. Малевич И.П. Проектирование производственных бизнес-процессов:Учебное пособие /И.П. Малевич. - СПб.:Питер, 2013.– 240 c.
11. Кирилов В.В. Введение в реляционные базы данных./В.В. Кирилов.–СПб.: БХВ-Петербург, 2012.–464 c.
12. Кошепелев В.Е. Базы данных в ACCESS 2013: Эффективное использование /В.Е. Кошепелев.–М.: Бином-Пресс, 2014.–592 c.
13. Кузина А.В. Базы данных:Учебное пособие для студентов высш. учеб. заведений /А.В. Кузина.– М.: ИЦ Академия, 2012.–320 c.
14. Пирогова В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: Учебное пособие/В.Ю. Пирогова.–СПб.: БХВ-Петербург, 2014.–528 c.