Добавлен: 22.05.2023
Просмотров: 237
Скачиваний: 4
Если же менеджер понимает, что договор не укладывается в рамки типового, то он направляет бланк-заказ начальнику с соответствующим комментарием. А начальник принимает решение о разработке нестандартного договора.
Стоить отметить - типовые формы также облегчают задачу юристам, финансистам и прочим согласующим лицам. Это следует из того, что согласующие лица уже не выискивают нюансы по всему тексту договора, а проверяют только те разделы, право заполнения, которых предоставлено менеджеру. Тем самым мы улучшили результат, который получают согласующие лица на входе, то есть сделали его более понятным и структурированным.
Только этим мерами мы уже частично уменьшили сложность согласования, а значит, и сократили время согласования.
Но и это еще не все, что можно оптимизировать в данном процессе - следующий шаг: оптимизация самого процесса - параллельное согласование. Проблема существующего процесса, что при каждой ошибке на последнем этапе согласования, необходимо вновь проходить все предыдущие этапы. Так как согласование договора последовательное, то затраты на согласование все время складываются. То есть при условии, что согласование с непосредственным руководителем X часов, юридическим отделом Y часов, финансовым отделом Z часов, получаем общее время согласования X+Y+Z. Если распараллелить данный процесс и установить норму времени на проведение согласования, то получим, что весь процесс согласования уложится в N часов. В подавляющем большинстве случаев N будет гораздо меньше, чем сумма X+Y+Z .
Решения по оптимизации не бывают однозначными. В нашем примере неоднозначность решения по оптимизации заключается в том, что, распараллелив процессы нам сложно проверить договор, разработанный менеджером как единое целое. То есть подписи юристов и финансистов на разных вариантах договора есть, а вот как их собрать на конечный экземпляр. Кроме того, сложно понять какие замечания были к договору у всех заинтересованных лиц, ведь в конечном итоге нам необходимо проверить исправлены ли они. Выход из данной ситуации в добавлении в процесс еще одного документа - листа согласования. То есть, теперь в нашем оптимизированном процессе, каждое согласующие лицо обязано в письменной форме отражать все свои замечания в документе "Лист согласований". Листов согласований должно быть столько же, сколько у нас в процессе присутствует согласующих лиц. Если хоть один из согласующих лиц не согласен с представленной версией договора - договор дорабатывается и вновь высылается всем заинтересованным лицам на согласование с пометкой измененных мест. И так до тех пор, пока замечания не закончатся. Листы согласований хранят всю историю согласований. Договор считается согласованным, когда все согласующие подтвердили его правильность. На рисунке 8 приведено описание процесса после оптимизации.
2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»
Оптимизация технологии системы менеджеров рекламного агентства ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» связана с внедрением автоматизированной системы. Проведем декомпозицию бизнес-процессов в методологии IDEF0 «Как должно быть». Декомпозиция основного процесса приведена на рисунке 8.
Необходимость в совершенствовании и оптимизации существующих систем бизнес - процессов при оформлении договора на оказание услуг обосновывается тем, что в связи с принятыми мерами сокращается время оформления договора а в следствии и выполнения заказа, что приводит к увеличению потока клиентов и изменению в положительную сторону основных экономических показателей.
Рисунок 8 - диаграмма
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время моделирование и анализ систем для рекламных агентств является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества обслуживания клиентов и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота компаний.
В рамках данной работы проведена разработка регламента выполнения процесса предоставления рекламных услуг.
Выполнены задачи проекта:
- изучена специфика предприятия ООО "Рекламно-Производственное объединение "Три-А";
- в качестве инструмента моделирования бизнес-процессов выбрана программа AllFusion Process Modeler;
- в аналитической части курсовой работы выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости оптимизации: определена сущность задачи, описаны основные проблемы существующей модели бизнес - процесов системы ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А», дано описание основному бизнес-процессу..
В первой главе приведено описание и моделирование бизнес-процессов «как есть», во второй главе показан результат предложенных мер оптимизации, продемонстрирована модель бизнес-процесса «как должно быть» .
Результаты изменений оптимизированного бизнес-процесса:
- сокращение времени на прохождение процедур согласований договоров внутри организации с 7-14 дней до 1-3 дней;
- создание типовых форм договоров и конкретизация по типовым договорам ответственности согласующих лиц за проверку конкретных пунктов;
- создание бланк-заказа;
- распараллелили согласование договоров;
- установление норм времени на согласования договоров;
- внедрение листов согласования, для фиксации замечаний и контроля качества согласования договоров.
