Файл: Организационное управление.pdf

Введение

За последнее десятилетие в российском корпоративном и государственном секторе экономики появилось многообразие общих и специальных методик управления, инструментов и средств автоматизации и прочих информационных технологий, направленных на развитие объекта управления.

В процессе реализации и обобщения опыта различных корпоративных и государственных проектов в области развития информационных технологий, информационных систем и технологий управления существует проблема адекватного выбора субъектом управления инструментов, средств автоматизации и методик управления из большого количества различных предлагаемых решений для эффективной реализации поставленных целей в сфере бизнеса или государственного управления.

Организационное управление и фокус его рассмотрения с каждым годом меняется в сторону понимания того, что элементы организационного управления в виде информационных технологий поддержки представляют собой уже не просто методику в области деятельности менеджера какой – либо категории или функции, а рассматриваются как стратегически важное направление всего предприятия.

Данная тенденция связанна непосредственно с пересмотром роли ИКТ в архитектуре предприятия, так и с возрастанием сложности ИКТ и соответственно получаемого экономического эффекта от использования информационных технологий в рамках повышения эффективности деятельности предприятия.

Соответственно в связи с вышеописанной тенденцией все новации и инновации в области управления будут сопряжены с использованием и применением ИКТ, в частности в области управления продажами и разработкой автоматизированной системы управления продажами.

Таким образом, мною подтверждается актуальность исследования данной курсовой работы, который отражает важнейшую научную и практическую значимость данной работы и прикладную роль информационных технологий в работе менеджера в области управления продажами, а именно построения автоматизированной информационной системы управления продажами.

Целью исследования является повышение эффективности бизнес-процессов управления продажами средствами разработки и внедрения информационной системы.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

• исследовать предприятие в целом и те бизнес-процессы, которые подлежат автоматизации;
• осуществить постановку задачи на разработку подсистемы ИС;
• выбрать наиболее подходящие средства разработки, осуществить проектирование и разработку подсистемы ИС на платформе «1С: Предприятие 8.3».

В курсовой работе объектом исследования является компания ООО «Сервер Партнер».

Предмет исследования представляет собой анализ, выбор средств и методов автоматизации и моделирования и оптимизации деятельности компании «Сервер-Партнер».

Глава 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Прежде всего, необходимо проанализировать какие функции необходимо разработать в ЭИС (базе данных и приложении) в соответствии с теми конкретными задачами, которые нужно решать компании.

Главной целью разработки экономической информационной системы - является повышение эффективности работы специалистов по продажам.

Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто возникает ситуация, когда объемы и ассортимент поставок и продаж не совпадают, несовпадение также может происходить и по наименованию товарных позиций.

Кроме того, не всегда возможно точно рассчитать количество реализованного печатного материала, что приводит к ошибкам расчета соответствующего заказа.

В настоящее время учет продаж, который включает в себя классификацию товаров, определение цены реализации, обработку и выдачу заказа клиента осуществляется путем ввода информации в MS Office.

Данная технология не является оптимальной, поскольку отсутствует оперативность ввода данных (система является однопользовательской), зачастую наблюдаются ошибки вследствие влияния человеческого фактора и, в конечном итоге, можно сказать, что существующая технология учета и анализа продаж не выполняет своей главной функции — оперативного получения информации о структуре реализованной продукции и расходе печатного материала.

Таким образом, актуальной задачей является создание автоматизированной системы учета и анализа продаж печатных изделий, что позволит исключить или минимизировать издержки, связанные с ручной обработкой информации операторами.

По итогам исследования технологии учета продаж в компании возникает необходимость внедрения программного продукта, который позволит менеджерам торгового зала и директору автоматизировать учет и анализ продаж на более эффективном технологическом уровне.

Было принято решение разработать ЭИС для учета и анализа продаж.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы.

IDEF0-модель это процессная модель, т.к. основывается на процессах/функциях системы.

Проведем анализ бизнес-процессов учета и анализа продаж в методологии IDEF0.

Контекстная диаграмма приведена на рис. 1 и содержит изображение основной моделируемой функции и потоков входящей и исходящей информации.

В соответствии с рис. 1 входящими информационными потоками в технологии учета и анализа продаж менеджера ООО «Сервер Партнер» являются:

• приходная накладная;
• коэффициент наценки;
• остатки товаров;
• классификатор товаров
• заказ от клиента.

В своей деятельности директор и менеджер руководствуются должностными инструкциями, ПБУ и методикой анализа продаж.

Рис. 1 — Контекстная диаграмма

Результатной информацией в рамках исследуемой технологии является:

• цены на товары;
• кассовый чек;
• план-фактный анализ по выручке магазинов;
• товарный чек;
• ABC-анализ;
• план-фактный анализ по реализации товаров.

Диаграмма декомпозиции нулевого уровня приведена на рис. 2.

Как показано на рис. 2, основными технологическими этапами учета и анализа продаж являются:

• учет закупок;
• учет продаж;
• анализ продаж.

Рис. 2 — Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

На рис. 3 приведена диаграмма декомпозиции первого уровня процесса «Учет продаж».

Рис. 3 — Диаграмма декомпозиции первого уровня

Классифицировать товар

Исходной информацией при выполнении работы по классификации товаров является классификатор товаров, который устанавливает перечень товаров и их свойства в соответствии с определенной структурой.

Также при выполнении работы по классификации товаров используется существующий ассортимент поставленного товара.

Таким образом, задача директора с помощью должностных инструкций предоставить классифицированный по группам товар для последующего определения цены реализации.

Определить цену реализации

При определении цены реализации директор использует информацию о установленном коэффициенте наценки и ассортименте поставленного товара, пользуясь при этом должностными инструкциями и ПБУ.

Таким образом, определяется цена товара, которая и устанавливается для клиентов компании в соответствии с классифицированным по группам товарам.

Обработать заказ клиента

Далее, менеджер торгового зала осуществляет обработку заказа клиента в соответствии с установленными должностными инструкциями, при этом используя информацию об остатках товара обрабатывает заказ клиента в рамках установленный цены.

Реализовать товар — последний блок, задача в детализации технологии учета продаж.

Реализация товара осуществляется менеджером торгового зала в соответствии с сформированным заказом клиента и формирует в итоге кассовый и товарный чек.

Информация, циркулирующая в системе, необходима для каждодневной работы менеджеров торгового зала и директора.

1.3 Характеристики документооборота, возникающего при решении задач

Для оформления всех документов вручную необходимо огромное количество времени, что не может себе позволить ни одна компания.

Огромный поток информации и операций проходит ежедневно на складе. Из-за этого заполнение документов вручную ведет к огромному количеству ошибок, а это в свою очередь ведет к неправильному учету товара и лишним затратам.

Недостатки существующей системы:

• 1. Большая затрата времени на составлении документации
  2. Высокая трудоемкость обработки информации
  3. Неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии
  4. Дублирование информации
  5. «Потеря» товара из-за ручного пересчета

Чтобы устранить перечисленные недостатки, необходимо автоматизировать складской учет и сформировать удобную систему для инвентаризации, что позволит ускорить проверки, снизит количество ошибок и уменьшит время, выделяемое на данную операцию.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - важнейшая обеспечивающая подсистема АИС, предназначенная для снабжения пользователей своевременной и достоверной информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений; представляет собой совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта.

Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает: внемашинное обеспечение (входные и выходные документы, классификаторы, справочники), и внутримашинное обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных системы).

1. Входные и выходные документы.

Входными документами системы является приходная накладная и расходная накладная.

Выходными документами являются отчеты о проведении результатов. За основу форм документов берутся бланки, используемые на предприятии. Их необходимо проанализировать, оценить полноту содержащейся в них информации, и использовать при проектировании системы.

2) Экранные формы

Для построения диалога с пользователем возможны следующие способы: диалог типа «Вопрос-ответ»; диалог типа «Меню», диалог на основе экранных форм, диалог на основе командного языка.

Для каждого из входных документов будут создаваться экранные формы ввода первичной информации. При этом необходимо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа. Не обязательно, чтобы внешний вид этих форм совпадал, но все вводимые элементы данных должны располагаться в том же относительном порядке и иметь такой же формат, что и в исходном документе.

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

- Справочник «Номенклатура»

- Справочник «Организации»

- Справочник «Пользователи»

- Справочник «Рабочие места»

Формы для ввода справочников должны позволять просматривать, добавлять, редактировать, удалять записи. При проектировании макетов форм ввода справочников применим анкетную форму расположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации справочников.

Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:

- Приходная накладная

- Продажа товара

Эти формы представляют собой экранные формы анкетного типа и обеспечивают ввод данных согласно реквизитам документов.