Файл: Первичные документы для целей налогового учета.pdf

налоговый учет ведется отдельно от бухгалтерского учета. Этот вариант наиболее целесообразен для использования в крупных компаниях, где такой учет ведется в специальном подразделении организации;
налоговый учет ведется на базе бухгалтерского учета, что предполагает максимальное сближение налогового и бухгалтерского учета, специальные налоговые регистры ведутся лишь в тех случаях, когда налоговое законодательство предусматривает иные правила учета;
налоговый учет ведется способом корректировки данных бухгалтерского учета: в налоговых регистрах отражается лишь разница между данными бухгалтерского и налогового учета в тех ситуациях, когда такие отклонения возникают;
налоговый учет ведется в специальном налоговом плане счетов. Данный способ предполагает разработку и введение дополнительных счетов налогового учета к рабочему плану счетов. Этот способ является наиболее оптимальным и чаще всего используется в небольших и средних организациях.

Таким образом, для того чтобы налоговый учет организации был верный, необходимо вести верный бухгалтерский учет, вовремя выплачивать налоги и своевременно сдавать отчетность. Так же необходимо, чтобы на предприятии работали квалифицированные сотрудники, несли ответственность за свою работу. Немаловажным фактором, является подбор добросовестных поставщиков, которые своевременно передают первичные документы.

Глава 2. Документирование налогового учета.

2.1 Хранение документов налогового учета.

Таблица №1

Хранение документов налогового учета

Вид документов	Срок хранения	Нормы законодательства, реквизиты разъяснений финансового ведомства
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и другие	В течение пяти лет после окончания того периода, за который они составлены	Строки 382, 392, 394 и 396 раздела 4 Перечня документов
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (например, расчеты по форме РСВ-1 ПФР, расчеты по форме 4-ФСС, больничные листы, платежные поручения на перечисление страховых взносов)	В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности	Пункт 6 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24.07.09г. № 212-Федерального закона
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49)	В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме № Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет	Строка 412 раздела 4 Перечня документов
Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки	Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок	Пункт 4 статьи 283, абзац 7 пункта 7 статьи 346.18, абзац 7 пункта 5 статьи 346.6, абзац 9 пункта 16 статьи 214.1 НК РФ и письмо Минфина России от 25.05.12г. № 03-03-06/1/278
Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи)	В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи)	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российского федерации и письмо Минфина России от 26.04.11г. № 03-03-06/1/270
Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения)	В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265, пункт 2 статьи 266 НК РФ и статья 203 Гражданского кодекса Российского федерации
Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников, которые были оплачены компанией	Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком. Но не менее четырех лет	Абзац 4 пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса Российского федерации
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО	Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании	Строки 351 и 358 раздела 4 Перечня документов

В соответствии с п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Следует отметить, что для хранения документов организация может воспользоваться услугами специализированной архивной компании.

2.2 Изъятие документов налогового учёта.

Пунктом 8 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные учетные документы могут быть изъяты только:

♦ органами дознания;

♦ органами предварительного следствия;

♦ органами прокуратуры;

♦ судами;

♦ налоговыми инспекциями;

♦ органами внутренних дел (ОВД).

Основанием для изъятия документов являются постановления указанных органов, вынесенные в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главному бухгалтеру или другому должностному лицу при изъятии первичных учетных документов предоставляется право с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Действующее законодательство устанавливает различный порядок изъятия документов (в том числе первичных учетных документов), в зависимости от того в пределах какого вида контрольной или правоохранительной деятельности органов государственной власти осуществляется изъятие. Так, возможность изъятия учетных документов предусмотрена в рамках:

♦ налогового контроля;

♦ финансового контроля;

♦ оперативно‑розыскной деятельности;

♦ уголовно‑процессуальной деятельности;

♦ производства по делам об административных правонарушениях.

Выемка предметов и документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится следователем с санкции Прокурора. Выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения.
Если документы не выданы добровольно и не обнаружены в том месте, где по, предположению следователя они должны были храниться, выносится постановление о производстве обыска. Он заключается в принудительном обследовании личности, помещений, сооружений, участков местности, находящихся в ведении обыскиваемого лица и членов его семьи или организации, для отыскания и изъятия объектов. Обыск в жилище производится на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном статьей 165 УПК. Следователь вправе, вплоть до окончания обыска, запретить присутствующим лицам покидать место обыска, общаться друг с другом или иными лицами. Обыск производится при обязательном участии не менее двух понятых. Поскольку для ведения бухучета и отчетности в настоящее время используются компьютерные программы, может потребоваться обыск и выемка компьютерных средств и систем» содержащих данные бухгалтерской отчетности. В этом случае необходимо присутствие специалиста в области компьютерных технологий, поскольку неквалифицированные манипуляции с компьютерной техникой могут привести к уничтожению пенной доказательственной информации.
При производстве обыска могут вскрываться любые помещения, если должностное лицо отказывается добровольно их открыть. Если в ходе выемки или обыска были предприняты попытки уничтожить или спрятать подлежащие изъятию документы, то об этом в протоколе делается соответствующая запись и указываются принятые меры.
Истребование документов в соответствии с нормами гражданского и арбитражного процесса производится согласно статьи 57 ГПК и статьи 66 АПК (представление и истребование доказательств).

Судебные органы вправе предложить сторонам и другим лицам, участвующим в деле, представить дополнительные документы. В случае если представление необходимых документов для этих лиц затруднительно, суд по их ходатайству оказывает содействие в собирании и. истребовании документов. Суд выдает стороне запрос для получения документов или запрашивает документы непосредственно. В АПК непосредственно указано, что запрос оформляется в форме определения суда. Документы направляются в суд или передаются на руки лицу, имеющему соответствующий запрос, для представления документов в суд. Должностные лица или граждане, не имеющие возможности представить документы вообще или в установленный судом срок, должны известить об этом суд в течение пяти дней со дня получения запроса с указанием причин. В случае не извещения суда, а также невыполнения требования суда о представлении документов по причинам, признанным судом неуважительными, на виновных должностных лиц налагается штраф. Наложение штрафа не освобождает-соответствующих должностных лиц от обязанности представления документов суду. Изъятие документов в соответствии с нормами налогового законодательства осуществляется на основании пункта 1 статьи 94 Налогового кодекса «Выемка документов и предметов». Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку. Постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) соответствующего налогового органа. При этом не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

2.3 Обеспечение тайны содержания данных налогового учёта

Согласно статье 313 «Налоговый учет» Налоговому кодексу Российской федерации, содержание данных налогового учета (в том числе данных первичных документов) является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к данным налогового учета, обязаны хранить налоговую тайну. За разглашение информации они несут ответственность, установленную законодательством.

Налоговую тайну составляют любые полученные налоговым органом, органом внутренних дел, органом государственного внебюджетного фонда или таможенным органом сведения о налогоплательщике, за исключением сведений:

♦ разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;

♦ об идентификационном номере налогоплательщика;

♦ о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;

♦ предоставляемых налоговым (таможенным) или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями), одной из сторон которых является Российская Федерация, о сотрудничестве между налоговыми (таможенными или правоохранительными) органами (пункт 1 статьи 102 НК РФ).

Налоговая тайна не подлежит разглашению налоговыми органами, органами внутренних дел, органами государственных внебюджетных фондов и таможенными органами, их должностными лицами и привлекаемыми специалистами, экспертами, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом. В частности, налоговые органы должны представлять в Пенсионный фонд Российской Федерации копии документов и сведения, необходимые для осуществления пенсионного страхования, включая сведения, составляющие тайну (статья 243 главы 24 НК РФ).

Разглашением налоговой тайны признается в том числе использование или передача другому лицу коммерческой тайны налогоплательщика, ставшей известной должностному лицу при исполнении им своих обязанностей (пункт 2 статьи 102 НК РФ). Поступившие в соответствующие органы сведения, составляющие налоговую тайну, имеют специальный режим хранения и доступа. Утрата документов, содержащих сведения, составляющие налоговую тайну, либо разглашение таких сведений влечет дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность, предусмотренную федеральными законами.

При подведении выводов этой главы, первичные документы необходимо вести в соответствии с законодательными требованиями Российской федерации. Изъятие документов может быть только в случаях указанных во главе 2 пункт 2 Изъятие документов налогового учёта. При этом же у каждой организации есть, налоговая тайна, которую она не вправе разглашать внешнему пользователю, даже налоговому органу.

Глава3. Первичные документы налогового учета.

3.1 Первичные документы по НДС

НДС — это косвенный налог. Исчисление производится продавцом при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) покупателю. Плательщиками НДС признаются: организации (в том числе некоммерческие) и предприниматели.

Условно всех налогоплательщиков НДС можно разделить на две группы:

- налогоплательщики «внутреннего» НДС (то есть НДС, уплачиваемого при реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ);

- налогоплательщики «ввозного» НДС (то есть НДС, уплачиваемого при ввозе товаров на территорию РФ).

Объектом налогообложения являются:

- операции по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, (в том числе их безвозмездная передача; ввоз товаров на территорию РФ (импорт));

- выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребления;

- передача товаров (работ, услуг) для собственных нужд, расходы по которым не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Налоговая база определяется на наиболее раннюю из двух дат:

- на день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг)

- на день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг)

Налоговые ставки^[9]:

0% – применяется при реализации товаров, вывезенных в таможенной процедуре экспорта, а также товаров, помещенных под таможенную процедуру свободной таможенной зоны, услуг по международной перевозке и некоторых других операций;

10% – налогообложение производится в случаях реализации продовольственных товаров, товаров для детей, периодических печатных изданий и книжной продукции, медицинских товаров и прочие;

18% – применяется во всех остальных случаях .