Файл: «Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов».pdf

Безусловно, использование тех или иных средств автоматизации зависит от конкретной задачи, да и некоторые программные продукты, могут дублировать функции друг друга. В целом для средних и больших организаций (больше 1000 человек) рекомендуется использовать все 5 вышеперечисленных средств автоматизации электронной коммерции в комплексе для создания интегрированной системы управления и поддержки бизнес-процессов.

Таким образом, использование методологии IDEF0 является оптимальным вариантом для целей моделирования бизнеса на верхнем уровне, так как позволяют качественно передать материальные и информационные потоки, требования к персоналу и инфраструктуре, управляющие воздействия и обратные связи и также данная методология поддерживается и является основной для выбранного средства автоматизации All Fusion Process Modeler r7 для целей проекта.

Рассмотрим выбор методологии для описания процессов на нижнем уровне – процессов работ.

В рамках моделирования процессов нижнего уровня подойдет нотация ARIS eEPC.

Таким образом и выбор средства автоматизации, и выбор методологии для проведения описания модели электронной коммерции.

2. Моделирование бизнес-процесса бюджетирования в выбранной организации - ООО «ММК-ЛМЗ»

2.1 Описание предметной области

Лысьвенский металлургический завод расположен по адресу 618909, Пермский край, г. Лысьва, ул. Революции, 58. ЛМЗ является единственным в России производителем электролитически оцинкованного проката и проката с полимерными покрытиями на его основе. Электролитический способ цинкования позволяет точно регулировать толщину осаждённого слоя цинка в большом диапазоне, создавать одностороннее или двустороннее покрытие, формировать дифференцированную толщину цинкового покрытия.

Основными направлениями деятельности завода являются:

Производство стальной эмалированной посуды, шликеров;
Производство электрических и газовых плит, конфорок и трубчатых нагревателей.
Производство оцинкованного проката и проката с полимерным покрытием

Структура органов управления завода в соответствии с уставом:

Общее собрание акционеров;
Совет директоров;
Правление (коллегиальный исполнительный орган);
Генеральный директор (единоличный исполнительный орган).

Субъект моделирования - процесс бюджетирования ООО «ММК-ЛМЗ»

Цели процесса:

Сокращение затрат
Координация и финансовая согласованность деятельности подразделений
Управление финансовыми потоками на ежемесячном уровне
Управление активами и обязанностями ООО «ММК-ЛМЗ»
Прогноз финансово-экономического состояния ООО «ММК-ЛМЗ»
Закрепление финансовых полномочий и ответственности участников бюджетного управления
Управление стоимостью ООО «ММК-ЛМЗ»

Роль процесса в общих задачах предприятия: описание финансовых инструментов для достижения поставленных целей.

Точка зрения: Моделирование производится с точки зрения заместителя генерального директора по экономике и финансам.

Схема заинтересованных сторон относительно процесса представлена на рис. 1.

Рисунок 1 – Схема заинтересованных сторон

2.2 Описание структурных моделей процесса бюджетирования в ОАО «ЛКМЗ»

Владелец процесса – заместитель генерального директора по экономике и финансам – Двинских А.В.

Исполнители процесса:

Финансово-экономическое управление
Главная бухгалтерия
Коммерческая служба
ЦФО подразделений

Участники процесса:

Совет директоров
Правление ООО «ММК-ЛМЗ»
Генеральный директор ООО «ММК-ЛМЗ»
Заместители генерального директора ООО «ММК-ЛМЗ»
Руководители центров финансовой ответственности
Финансово-экономическое управление

Объекты процесса:

Центры финансовой ответственности согласно «Положению о центрах финансовой ответственности»
Центры финансового учета – места возникновения затрат, определенные исходя из целей калькулирования, оценки деятельности подразделений и возможности их реструктуризации.
Продукция ООО «ММК-ЛМЗ»

Инфраструктура процесса:

ЦФО находятся в каждом подразделении.
Финансово-экономическое управление, главная бухгалтерия и коммерческая служба находятся в одном здании, там же находится все управление, в том числе и генеральный директор.
Каждое рабочее место оснащено компьютером и телефоном.

Документы и сообщения необходимые для выполнения работы:

Бюджет, экономическая программа, платежный календарь, план расходов структурного подразделения, отчет о предполагаемых расходах и доходах, заявка на производство, план коммерческой деятельности, отчет о результатах контроля, отчет о наличиях негативных тенденций, сопроводительное письмо, квитанция об оплате, отчет об исполнении бюджетов, отчет о выполнении экономической программы подразделениями, извещения об отклонении от экономической программы, пояснительная записка от руководителя подразделения, отчет о факторном анализе отклонений от экономической программы по функциональным направлениям, прогноз по выполнениям целевых показателей за год с учетом уже достигнутых результатов, аналитическая записка с предложениями по обеспечению исполнения годового бюджета, отчет по исполнению сводного бюджета, отчет по анализу и оценке деятельности подразделений, отчет о подготовке мероприятий для достижения среднесрочных целей, распоряжения, направленные на улучшение работы предприятия.

Документы и сообщения необходимые для управления процессом:

Положение о бюджетировании ООО «ММК-ЛМЗ», Временная методика формирования экономической программы ООО «ММК-ЛМЗ», Альбом форм бюджетов ООО «ММК-ЛМЗ», Положение о финансовой структуре ООО «ММК-ЛМЗ», Учетная политика в области управленческого учета ООО «ММК-ЛМЗ», Положение ООО «ММК-ЛМЗ» о контроле и экономическом анализе исполнения бюджетов, Документация СК ИСО 9001-2001, Положение о структурных подразделениях, Положение Финансово-экономического управления, Положение о Правлении ООО «ММК-ЛМЗ»

Описание структур на внешнем уровне представлено на рис. 2 - 5.

Рисунок 2 - Объектная структура

Рисунок 3 - Функциональная структура

Рисунок 4 – Организационная структура

Обмен информационными потоками и документооборот осуществляются с помощью:

компьютера: электронная почта и 1С
факса
лично

Рисунок 5 - Структура управления

Внешнее событие: получение приказа генерального директора, начат новый отчетный период
Список целевых установок: Положение о бюджетировании ООО «ММК-ЛМЗ»

Выводы

Существуют следующие показатели процесса:

Временные:

Время выполнения 1 цикла процесса – 3 месяца.
Человеческие:
Количество людей, задействованных в процессе, – 118 человек.

Существуют следующие показатели результата:

Объем - 1 конечный бюджет для предприятия в месяц
100% объема относительно необходимого

Количественный и качественный анализ процесса

Количественный анализ:

Показатели времени:

Среднее время выполнения 1 цикла процесса в целом – 91 день, но процесс запускается каждый месяц.
Среднее время простоев:
фактическое - 3 дня
теоретическое – 33 дня (так как выполнение бюджета не входит в рассматриваемый процесс).
Показатель эффективности производственного или операционного цикла – (91-33)/91 = 0,64.
Среднее время выполнения отдельных функций процесса – см. Таблица 1.

Удельные:

Время выполнения процесса/численность персонала процесса:
91 день / 118 человек = 0,77
В среднем требуются 1 человек на выполнение 1 функции.

Время выполнения процесса/количество функций процесса:

91 день / 8 функций = 11,38
В среднем отводится 11 -12 дней на выполнение 1 функции.

3. Проектирование моделей бизнес-процессов бюджетирования и реинжиниринг

3.1 Проектирование моделей бизнес-процессов в нотации IDEF0 и в системе ARIS

В нотации ARIS и IDEF0 представлены: общая модель процесса бюджетирования (А0) и модели всех подпроцессов:

Планирование (А1)
Составление заявок на производство (А2)
Формирование и рассылка экономической программы (А3)
Контроль за исполнением бюджетов (А4)
Анализ исполнения и составление бюджетов (А5)
Принятие управленческих решений на основе полученных результатов (А6)

Функциональная модель процесса представлена на рис. 6.

Рисунок 6 - Функциональная модель процесса бюджетирования.

В таблице 1 представлены организационно-штатные единицы.

Таблица 1

Организационно-штатные единицы

	Отдел	Количество сотрудников
Финансово-экономическое управление	Планово-экономический отдел	7
	Отдел методологии и контроля	6
	Финансовый отдел	9
Коммерческая служба	Управление продажами	15
	Управление закупками	12
Главная бухгалтерия		25
ЦФО подразделений		3 - 5

Организационная модель процесса бюджетирования представлена на рис. 7.

Рисунок 7 - Организационная модель

3.2. Оптимизация бизнес-процессов бюджетирования

Качественный анализ:

Анализ процесса по отношению к типовым требованиям представлен в таблице 2.

Таблица 2

Анализ процесса по отношению к типовым требованиям

№	Функция цикла PDCA	Подпроцессы и функции
1	Планирование	Планирование: составление платежного календаря, планирование расходов структурных подразделений, планирование себестоимости выпускаемой продукции. Составление заявок на производство: составление предварительной заявки, проектирование плана коммерческой деятельности.
2	Выполнение процесса	Формирование экономической программы Анализ исполнения и составление бюджета: подведение итогов: подготовка мероприятий для достижения среднесрочных целей, формирование бюджета на следующий плановый период.
3	Анализ процесса	Контроль за исполнением бюджета Анализ исполнения и составление бюджета: контроль по подразделениям, полный контроль, подведение итогов: оценка деятельности.
4	Улучшение процесса	Составление заявок на производство: изменение заявки, корректировка заявок с учетом остатков готовой продукции. Анализ исполнения и составление бюджета: подведение итогов: корректировка экономической программы Принятие управленческих решений на основе полученных результатов.