Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (ОАО «Радиоприбор»).pdf

Введение

Актуальность. Коммуникация как процесс специфиче­ского обмена информацией, заключаю­щийся в передаче эмоционального и интеллектуального содержания между собеседни­ками, представляет собой многогранный процесс, распространяющийся на большинство сфер жиз­недеятельности человека и общества. Сфера про­фессиональной деятельности человека также не является исключением, где общение представлено в виде организационной коммуникации.

Организационная коммуникация является про­цессом, посредством которого руководители ор­ганизации налаживают систему доступа к инфор­мации большого числа сотрудников организации, а также отдельным индивидуумам и институтам, не входящими в её штатную структуру. Организа­ционная коммуникация является неотъемлемым инструментом координации деятельности структур организации, поскольку благодаря ей становится возможным получение необходимой информации на любом уровне управления. В современных реа­лиях такая коммуникация становится первоочеред­ным условием обеспечения «живучести» любой ор­ганизации и организации её эффективной работы.

Целью работы является разработка рекомендаций, направленных на совершенствование системы организационных коммуникаций в ОАО «Радиоприбор».

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

• исследовать понятие и типы организационных коммуникаций;
• выявить проблемы организационных коммуникаций;
• оценить организационные коммуникации в ОАО «Радиоприбор» и выявить проблемы коммуникационного процесса;
• провести анализ системы делового общения в организации;
• разработать рекомендации по оптимизации коммуникационной политики ОАО «Радиоприбор».

Предметом исследования выступают проблемы организационных коммуникаций.

Объект исследования – ОАО «Радиоприбор».

Теоретико-методологической основой исследования послужили труды исследователей проблем менеджмента, управления персоналом, публикации по исследуемой теме.

При выполнении работы использовались методы опросов и анкетирования; методы обобщения результатов исследования.

Работа включает введение, три главы, заключение, список литературы.

---

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникаций в современных организациях

Понятие и типы организационных коммуникаций

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за её пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Коммуникативный поток в организациях может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее. Коммуникации в целом и инициатива коммуникаций в частности имеют в основном вертикальную направленность, то есть идут сверху вниз.

Вместе с тем существует три измерения потоков коммуникаций, которые надо учитывать: потоки информации сверху вниз, снизу вверх и горизонтальные. В большинстве организаций эти три потока существуют одновременно или в различные периоды времени^[1].

Выделяют следующие элементы коммуникации.

1. Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации^[2].

2. Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

3. Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала^[3].

4. Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации^[4]. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи.

5. Расшифровка-приём. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации^[5]. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.

---

6. Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях^[6].

Можно выделить следующие основные типы коммуникаций (табл.1).

Таблица 1

Основные типы коммуникаций в организациях^[7]

Тип коммуникации	Характеристика
Внутриличностная коммуникация.	Это коммуникация, которая возникает внутри самого сотрудника. При этом его мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь - это то, что дополняет информацию или отвергает ее.
Межличностная коммуникация	Коммуникация с другим человеком. Это самый распространённый тип коммуникации. В межличностной коммуникации сотрудники действуют и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом её передачи является обычно взгляд или звук, а обратной связью - ответ каждого участника коммуникации
Коммуникация в малой группе	В малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10 - 12 чел. Малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию.
Общественная коммуникация	В общественной коммуникации выступающий (источник информации) передает послание аудитории (получателям информации). Общественная коммуникация возникает, когда группа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффективно участвовать в ее работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук), однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы) Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях
Внутренняя оперативная коммуникация	Это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации. Примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчёты отдела реализации продукции или ведомости складского учёта, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства
Внешняя оперативная коммуникация	Эта коммуникация связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее. Она также относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью.
Личностная коммуникация	Определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она, тем не менее, важна.

---

Следует особо отметить важность восприятия как определяющего момента в эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что в незнакомой ситуации работник автоматически выбирает ту часть своего опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть использована для её оценки; коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете опыта работника; даже наиболее объективная информация включает субъективные представления; несоответствие кодирования и расшифровки информации вытекает из различий в опыте её источника и получателя.

Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направлении сверху вниз, так и снизу вверх. Вместе с тем руководитель в силу своего положения прямо влияет на направление и поток коммуникаций^[8]. Как показывает опыт, наиболее успешно функционируют те организации, где руководители стремятся, чтобы никто из сотрудников единолично не контролировал коммуникации, чтобы поощрялось участие всех сотрудников в потоке коммуникаций. При этом потребность в коммуникациях в направлении снизу вверх и в консультировании работников возрастает, когда: 1) размеры организации увеличиваются; 2) услуги и продукция усложняются; 3) в большей мере изменяются технологические условия и условия внешней среды; 4) усиливается географическая разбросанность подразделений организации^[9].

Как показывает мировой и отечественный опыт, неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникативная структура повышает гибкость и саморегуляционные возможности организации. Развитие коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий. По форме общения коммуникации разделяют на печатные, вербальные и вербально-визуальные. Печатные коммуникации – это могут быть докладные, письма схемы и другие публикации. У них может быть недостаток – отсутствие обратной связи. Хотелось бы особенно выделить роль вербально-визуальных коммуникаций. К ним относятся такие способы, как телеконференции, вебинары, видеосовещание. Такие коммуникации позволяют организациям иметь возможность информировать, обучать, обсуждать различные вопросы удаленно со всеми сотрудниками всех филиалов, независимо от расстояния. Применение таких видов коммуникаций стало возможным благодаря использованию Internet. Также стал возможен электронный обмен данными. Сейчас практически каждая организация имеет возможность создать свой сайт^[10].

---

У современного руководителя в распоряжении находятся возможности новых информационных технологий, которые могут обеспечить оперативность, доступность, увеличивают объемы информации, которую можно использовать при принятии решений. Тем самым грамотная организация коммуникации на предприятии должна обеспечивать вовлеченность всех сотрудников в достижении целей предприятия.

1.2. Проблемы организационных коммуникаций

Согласно результатам исследований, руководя­щий состав предприятий тратит порядка 50–90% рабочего времени на налаживание и поддержку организационной коммуникации. Благодаря комму­никации становится возможным получение, анализ и систематизация информации не только в рамках предприятия, но и извне, а также обеспечивается должный уровень взаимодействия с партнерами, конкурентами, потребителями производимого про­дукта, поставщиками, клиентами и финансовыми организациями. Естественно, что для обеспечения нормального функционирования предприятия раз­витие организационной коммуникации должно на­ходиться на должном уровне^[11]. Однако, организационная коммуникация, как и любые дру­гие виды коммуникации, могут характеризоваться определенными проблемами и нарушениями. Весь­ма серьезную проблему представляет собой психо­логическое насилие, принимающее разные формы и зачастую становящееся причиной появления разно­образных деформаций и проблем, ведущих к нару­шению нормального функционирования предпри­ятия и падению его производительности.

В сфере организационной коммуникации пси­хологическое насилие зачастую проявляется как насильственный, чаще монологический тип обще­ния, включающий императивный и манипулятив­ный типы общения.

Императивное общение – это общение с целью установления контроля над поведением и внутрен­ней позицией собеседника, принуждения его к вы­полнению определённых действий или принятию «нужных» решений. В данном случае собеседник воспринимается как объект воздействия, выступа­ет в пассивной роли. Особенность императивной коммуникации в том, что итоговая цель общения, то есть принуждение собеседника, не является скры­той. Средствами установления влияния, как пра­вило, выступают приказы, указания, предписания, а так же требования. Данный тип общения, причис­ляясь к насильственным формам, является наиболее «безобидным» из спектра психологического наси­лия в организационной коммуникации, поскольку в некоторых случаях оказывается продуктивным, например, в рамках военно-уставных отношений.

---