Файл: «Проектный офис: принципы и этапы формирования».pdf

Введение

Глобальная конкуренция оказывает существенное влияние на разработку стратегии коммерческого предприятия и достижение запланированных стратегических целей бизнеса. В свою очередь, динамичность изменения внешней среды вынуждает организации переходить на проектные методы управления, которые позволяют добиваться намеченных эффектов оговоренного качества в рамках запланированного бюджета и в ограниченные сроки.

Теория проектного управления показывает, что для обеспечения и поддержки управления в компании необходимо сформировать специализированное подразделение - офис управления проектами. Однако исследования показывают, что некоторые компании отказываются от такой структуры после неуспешной реализации проектов при поддержке офиса, ставя под сомнение его эффективность и ценность. Это подтверждается, например, исследованием^[1], согласно которому внедрение офиса управления проектами (далее по тексту ОУП) не приносит ожидаемых эффектов в 50% случаев. Причиной тому является, во-первых, несоответствие между ожиданиями компаний и моделью функционирования ОУП, а также отсутствие четких, реалистичных, измеримых целей, доказывающих ценность данного подразделения.

Эффективность ОУП на практике часто в явном виде не связана с достижением стратегических показателей, и в связи с этим у руководителей компаний возникают сомнения в необходимости данной структуры, в ее эффективности. Многие, в том числе эффективные, ОУП расформировываются по причине того, что не могут грамотно себя позиционировать. Таким образом, способность оценить эффективность деятельности ОУП - это важный исследовательский и прикладной вопрос. Более того, необходимо понимать связь показателей эффективности с реализацией стратегии предприятия. В рамках данной работы будет рассмотрен подход к оценке эффективности ОУП, который учитывает такие значимые параметры, как уровень зрелости проектного управления в компании, определяющей тип проектного офиса и набор показателей оценки продуктивности каждого из рассмотренных типов офиса.

Цель исследования – изучить работу проектного офиса на примере реальных предприятий. Задачи в работе следующие:

- раскрыть понятие и функции ОУП;

- изложить этапы создания ОУП;

- проанализировать эффективность работы ОУП на примере компаний ООО «ЛОИС», ООО ГК «ИВС», ЗАО «Прогноз» и ООО «Парма-Телеком» и дать рекомендации по улучшению их деятельности.

Объектом исследования выступает ОУП IT-компаний ООО «ЛОИС», ООО ГК «ИВС», ЗАО «Прогноз» и ООО «Парма-Телеком». Предмет исследования – принципы и этапы организации ОУП, а также эффективность деятельности ОУП указанных компаний.

Теоретическую основу работы составили труды таких авторов, как В.В. Богданов, Д.В. Гергерт, О. Попова, О. Шестопалова, Ю.О. Штурмина и др.

Методологическую основу исследования составили диалектический метод научного познания, принципы системного анализа, микросистемный и институциональный подходы, приемы и средства экономического и графического анализа.

Практическая значимость работы. Результаты исследования могут стать основой для написания дипломной работы, а также для продолжения исследования проблем создания и функционирования ОУП.

Структура курсовой работы. Исследование состоит из введения, теоретической и практической глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

1. Теоретические основы организации проектного офиса

1.1. Понятие и основные функции проектного офиса

Проектный офис, или иначе говоря, офис управления проектом (далее – ОУП) – важный компонент некоторых современных организаций.

Согласно стандарту Project Management Body of Knowledge (5-е издание) ОУП - «это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов»^[2]. Офис управления проектами может координировать и/или управлять как отдельным проектом, так и несколькими связанными между собой проектами (программами), портфелями проектов.

С целью определения предназначения и места ОУП в компании необходимо рассмотреть функционал, который выполняет данная структура. Функции ОУП на разных уровнях управления различны. Исследователи М. Тири и А. Мэтью выделяют три уровня функций офиса управления проектами - стратегический, тактический и проектный^[3] (рис. 1).

Рис.1. Уровни офиса управления проектами в компании^[4]

Рассмотрим эти уровни более подробно. Стратегический ОУП следит за соответствием между планируемыми к реализации проектами и стратегией компании. Исследователи К. Дезауза и Д. Эваристо^[5] определяют следующий функционал такого офиса:

1. Отслеживание соответствия проектов долгосрочным целям бизнеса.

2. Контроль за исполнением проектов, контроль за деятельностью с целью:

- стратегического плана организации и проектных процессов, процессов отбора проектов;

- приоритетов в реализации проектов.

3. Обеспечение вклада запущенных проектов в рост бизнеса и поддержки в процессе принятия решений.

4. Эффективное управление знаниями с целью улучшения политики, практики и методологий проектного управления.

Тактический ОУП формализует и развивает процедуры управления проектами, выстраивает систему проектного управления, разрабатывает стандарты и методы управления. Выгоды от создания/внедрения в компанию такого ОУП состоят в смещении акцентов с отдельных проектов на эффекты всего функционального подразделения. Основными функциями ОУП на данном уровне управления являются^[6]:

1. Обеспечение интеграции между проектами в установленные сроки и в рамках бюджета.

2. Поддержание высокого качества продуктов и услуг, созданных в рамках проектов путем мониторинга исполнения проектов, следование определенным стандартам и методологиям проектов.

3. Обеспечение обмена знаниями между членами команды проекта, налаживание коммуникации между проектными командами.

Проектный ОУП выполняет роль администратора: помогает в планировании, составлении отчетности по проекту, реализует функционал:

1. Оценка проектов путем проведения оперативного контроля, одобрение запросов на увеличение бюджета и ресурсов.

2. Обеспечение интеграции знаний, полученных в ходе реализации проектов, слежение за тем, чтобы информация была доступна для принятия решений по конкретным проектным процессам.

3. Предоставление экспертных знаний по управлению проектами, централизованное хранение наилучших практик, стандартов и методологий.

4. Осуществление постоянного мониторинга удовлетворенности клиентов, обеспечение регулярной отчетности о состоянии проекта лицам, принимающим решения, координация связи между внутренними и внешними клиентами^[7].

Таким образом, необходимость создания проектного офиса в компании возникает тогда, когда количество проектов или их масштаб начинают создавать проблемы с управляемостью, исчезает прозрачность, организация запускает больше проектов, чем может себе позволить в рамках имеющихся ресурсных ограничений, проекты зачастую дублируют друг друга в отдельных составляющих результата проекта.

1.2. Принципы и модели формирования офиса управления проектом

Данные исследований создания и развития ОУП показывают, что офисы одного и того же типа могут быть как успешными, так и неуспешными в компаниях разного масштаба и в разных отраслях. Авторы одного из наиболее известных исследований ОУП Б. Хоббс и М. Обри^[8] обращают внимание на то, что для создания успешного офиса необходимо основываться на анализе динамики развития организации и планируемых изменений в ее деятельности. Например, руководство P3O (OGC) рекомендует учитывать при определении функционала ОУП такие переменные, как:

- видение и цели как организации, исполняющей проекты, так и руководителя, выступающего в роли спонсора создания ОУП;

- потребности бизнеса;

- уровень зрелости организации в управлении портфелями, программами, проектами и рисками;

- пул ресурсов, который предполагается передать под управление ОУП;

- количество уже запущенных программ и проектов, которые предполагается передать под управление ОУП;

- организационные, политические и культурные факторы окружающей среды, которые могут повлиять на деятельность ОУП;

- особенности организационной структуры предприятия и географическое распределение персонала, участвующего в проектах и программах^[9].

Кроме того, следует учитывать видение собственников компании и философию управления, сложившуюся у руководства. Если руководители, ответственные за создание офиса, сфокусируют свое внимание только на внутреннем содержании деятельности, структуре или штате ОУП, то такой подход не будет гарантировать успешности проектного офиса, т. к. не позволит определить место ОУП в реализации стратегии компании.

Однако анализ практики внедрения ОУП показал, что исследователи зачастую не уделяют должного внимания проработке подхода к оценке эффективности деятельности ОУП. При этом большинство зарубежных исследователей подчеркивают необходимость постоянного совершенствования деятельности ОУП, пересмотра формата его функционирования, а также роли ОУП в проектном управлении^[10]. На наш взгляд, поиск путей совершенствования не возможен без оценки текущего вклада проектного офиса в эффект деятельности компании. Следовательно, необходима разработка подхода к оценке эффективности деятельности ОУП во взаимосвязи с общими показателями стратегического развития компании.

По результатам исследования Pulse of the Profession Survey, проведенному в 2012 г., в современных компаниях повышается ценность и эффективность ОУП. В подтверждение этого приводится следующая статистика: 31% респондентов отмечают сокращение количества неуспешных проектов, 22% утверждают, что значительно больше проектов реализуются вовремя, 30% опрошенных говорят, что проекты реализуются в рамках бюджета, 17% отмечают, что повысилась удовлетворенность заказчика и клиента, так как ОУП позволяет реализовывать проекты в соответствии с целями и бизнес-намерениями компании^[11].

Таким образом, эффективность ОУП воспринимается через успешную реализацию проекта с точки зрения соответствия заданным ограничениям (сроки, бюджет, качество). Однако, на наш взгляд, не всегда ОУП в полной мере способен повлиять на бизнес-цели компании и на успешную реализацию проекта. При оценке взаимосвязи со стратегическим управлением необходимо учитывать формат функционирования проектного офиса, под которым прежде всего понимается уровень, на котором находится ОУП в компании, а также модель ОУП.

Модель ОУП во многом определяется функционалом, который осуществляется данной структурой в рамках управления проектной деятельностью.

В книге Дж. Кендалла и С. Роллинза^[12] описаны три популярные модели ОУП, которые носят названия «ОУП-репозиторий», «ОУП-наставник» и «ОУП предприятия». Наряду с данными моделями специалисты в области управления проектами выделяют и четвертую модель, которая называется «модель ОУП, ориентированная на немедленный эффект». Последняя связана с вопросами повышения производительности организации по выполнению проектов и предоставлению консультативных услуг. Дж. Кендалл и С. Роллинз предположили, что выбор оптимальной модели проектного офиса может зависеть от текущей организационной структуры компании.

1.3. Этапы формирования проектного офиса

В организации проектного офиса не существует универсальных решений. Структура проектного офиса зависит от специфики самой компании, её организационной структуры, стиля и методов корпоративного управления, содержания и масштаба проектов и т.д. Поэтому следует начинать процесс с диагностики значимых факторов и определения необходимого объема и последовательности работы. ^[13]