Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами» (Информационная модель и её описание).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования.

Современную экономическую деятельность предприятия невозможно представить без автоматизации бизнес – процессов, существующих на предприятии.

Особую актуальность данная проблема приобретает в условиях, когда предприятия, не внедряющие информационные технологии, практически обречены на провал.

Автоматизации бизнес – процессов обладает организационным и экономическим эффектом.

Организационный эффект связан с тем, что на предприятии в ходе автоматизации бизнес – процессов внедряется прогрессивный метод планирования и контроля совершения и осуществления различных операций.

Также в результате автоматизации бизнес – процесса повышается общий уровень культуры, а также снижается бумажный документооборот.

Автоматизация бизнес процесса также позволяет получить следующие выгоды и преимущества:

- используются более оптимальные и эффективные схемы документооборота и реализации бизнес – процессов.

- ускоряется проведение бизнес – операций за счет того, что уменьшается количество документооборота на бумажных носителях.

Автоматизация бизнес – процесса также имеет и экономический эффект, который заключается в следующих преимуществах:

- повышение прибыльности от внедрения бизнес-процессов.

- повышение уровня дисциплины и ответственности сотрудников предприятия.

- освобождаются от рутинной работы сотрудники, а также повышается степень контроля деятельности сотрудников, чья деятельность ранее не могла быть подвержена контролю.

Этим и определяется актуальность выбранной темы курсовой работы: «Проектирование реализации операции бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами»».

Цель курсовой работы – разработка программного приложения для отображения информации о взаиморасчетах с клиентами предприятия

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

• Определить задачи автоматизации бизнес – процессов;
• Рассмотреть бизнес – процесс с точки зрения ситуации, которая находится на сегодняшний день на предприятии ООО «Мыловаров»;
• Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
• Обосновать проектные решения по программному обеспечению;
• Составить информационную модель бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами»;
• Рассмотреть процесс создания базы данных;
• Подробно и пошагово рассмотреть и проиллюстрировать процесс создания программы «Расчеты с клиентами» в DELPHI 7.

Объектом исследования данной курсовой работы является автоматизация бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами». Предметом исследования является предприятие ООО «Мыловаров» и его взаимоотношения с покупателями.

Работа состоит из введения, двух глав («Аналитическая часть», «Проектная часть»), заключения и списка использованной литературы.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Необходимость и актуальность автоматизации бизнес – процессов растет с каждым днем. Это объясняется тем, что в современном бизнесе быть конкурентоспособным и выжить в жестких условиях кризиса могут лишь те предприятия, которые обладают достаточно высоким уровнем развития в сфере информационных технологий. Речь идет и об автоматизации бизнес – процессов в том числе.

Автоматизация бизнес – процессов решается в ходе осуществления процессного подхода. Она позволяет решить следующие задачи:

- автоматизация бизнес – процессов позволяет снизить ресурсоемкость и трудоемкость процесса. Известно, что, если бизнес – процесс достаточно сложен, то на его реализацию и управление необходимо задействовать значительное количество сотрудников.

- автоматизация бизнес – процессов позволяет исключить влияние такого фактора, как человеческий фактор. Это позволяет снижать риск ошибок и недочетов, которые могут возникнуть при реализации данного бизнес – процесса.

- автоматизация бизнес – процессов позволяет повысить производительность труда, позволяет повысить уровень контроля работы сотрудников. Все это, в значительной степени, позволяет повысить мотивацию сотрудников.

Современная автоматизация бизнес – процессов охватывает не только людей, как сотрудников, но и оборудование, которое присутствует и работает на предприятии. Автоматизация позволяет сделать работу оборудования более эффективной и продуктивной. Повышается отдача от работы с данным оборудованием.

Можно также отметить, что автоматизация позволяет коренным образом перестроить уровень качества экономических и общественных взаимодействий. Это позволяет с минимальными затратами исключить необходимость участия человека в процессе автоматизации бизнес – процессов.

Таким образом, были определены основные задачи автоматизации бизнес – процессов на предприятии, которые являются обязательным условием выживания в современном информационном обществе.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

На сегодняшний день бизнес – процесс «Взаиморасчеты с клиентами» на предприятии ООО «Мыловаров» выглядит следующим образом:

1) Предприятию – клиенту отгружается партия продукции в определенном количестве в натуральном выражении. Сумма покупки фиксируется согласно налоговым накладным на продажу товара.

2) Согласно договору клиент обязан перечислить сумму для осуществления расчета по закупленной партии продукции. Учитывая разный уровень добросовестности клиентов, некоторые перечисляют денежные средства, а некоторые не перечисляют. В таком случае возникает дебиторская задолженность.

Таблица 1

Информация о расчетах клиентов за январь 2017 года

В таблице не отражается информация о том, что необходимо делать с недобросовестными клиентами. Поэтому в феврале 2017 года менеджер по незнанию и не отображению информации вновь предоставляет клиенту коммерческий кредит.

Таблица 2

Информация о расчетах клиентов за февраль 2017 года

В разрабатываемом программном обеспечении предполагается автоматически создать строки «сальдо на начало месяца» и «блокирование продаж в случае, если дебиторская задолженность превышает 20000 рублей». Это необходимо для повышение контроля расчетов с клиентами, а также для повышения дисциплины и ответственности со стороны клиентов.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документооборот, который возникает при реализации бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами», представлен следующими документами:

1. при продаже товара клиенту оформляется налоговая накладная на реализацию товара.
2. При оплате клиента из банка приходит выписка о том, что на расчетный счет поступили средства от клиента.

В данном разделе был рассмотрен документооборот, который существует при реализации бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами».

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Вся информация, хранящаяся в технологических процессах, должна быть перенесена в электронный вариант. Это очень большой объем, который необходимо правильно распределить и организовать информационную базу.

Информационная база — это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Все файлы информационной базы можно классифицировать по следующим признакам:

-по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

-по типу носителя (на промежуточных носителях — гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях — жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

-по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

-по назначению (по типу функциональных подсистем);

-по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);

-по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.

К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы. Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов.