Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами» (Информационная модель и её описание).pdf

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах.

Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг.

Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержания, отчисления и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги. Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Объектно-ориентированные языки программирования пользуются в последнее время большой популярностью среди программистов, так как они позволяют использовать преимущества объектно-ориентированного подхода не только на этапах проектирования и конструирования программных систем, но и на этапах их реализации, тестирования и сопровождения^[1].

Delphi является одной из самых востребованных и актуальных инструментов программирования, которые могут создать практически любой уровень сложности программного обеспечения.

Появление Delphi не могло пройти незамеченным среди многочисленных пользователей компьютера. Оценки экспертов, изучающих возможности этого нового продукта фирмы Borland, обычно окрашены в восторженные тона. Основное достоинство Delphi состоит в том, что здесь реализованы идеи визуального программирования. Среда визуального программирования превращает процесс создания программы в приятное и легко понимаемое конструирование приложения из большого набора графических и структурных примитивов.

Delphi –чрезвычайно быстро развивающаяся система. Первая версия – Delphi 1. 0 была выпущена в феврале 1995 г. А затем новые версии выпускались ежегодно.

Каждая последующая версия Delphi дополняла предыдущую.
Большинство версий Delphi выпускается в нескольких вариантах: Standart – стандартном, Professional – профессиональном, Client/Server – клиент/сервер, Enterprise – разработка баз данных предметных областей.

Delphi 7 является наиболее оптимальной средой программирования.

Различаются варианты в основном разным уровнем доступа к системам управления базами данных. Последние варианты - Client/Server и Enterprise, в этом отношении наиболее мощные^[2].

Выводы по главе 1.

В первой главе данной работы были сделаны следующие выводы:

- были определены основные задачи автоматизации бизнес – процессов на предприятии, которые являются обязательным условием выживания в современном информационном обществе.

- был описан существующий бизнес – процесс на предприятии ООО «Мыловаров».

- был описан документооборот, который возник при реализации бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами».

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Предприятие ООО «Мыловаров» является небольшим обществом с ограниченной ответственностью, которое занимается производством мыла. Предприятие начало работу с 1 января 2017 года, поэтому является молодым предприятием. Для привлечения клиентов предприятие оказывает лояльность своим клиентам, предоставляя им коммерческие кредиты.

Как показывает первый месяц работы, некоторые клиенты оказываются недобросовестными, и не оплачивают купленный товар. Это может в будущем повлечь неприятности для предприятия ООО «Мыловаров», так как замораживаются его оборотные активы.

В данной главе будет создано информационное обеспечение, которое, в некоторой степени, позволяет решить данный вопрос и более остро поставить проблему взаиморасчетов с клиентами.

Взаиморасчеты с клиентами на предприятии ООО «Мыловаров» будут осуществляться по следующей схеме:

1) Предприятию – клиенту отгружается партия продукции в определенном количестве в натуральном выражении. Стоимость отгруженной продукции рассчитывается на основе цен, которые установлены на каждый вид мыла. Цены варьируются в зависимости от ингредиентов, которые входят в состав производимого мыла. Мыло с содержанием натуральных ингредиентов ценится больше, значит, цена также более высокая. На основе цен рассчитывается стоимость покупки в суммовом выражении.

2) Согласно договору клиент обязан перечислить сумму для осуществления расчета по закупленной партии продукции. Некоторые клиенты являются добросовестными, полностью оплачивая долг по покупке, даже совершая переплату, так как планируют работать с поставщиков ООО «Мыловаров» и в дальнейшем. Другие клиенты, являясь недобросовестными, не оплачивают всей суммы, а лишь частично, либо вообще не совершают оплату. Для таких клиентов предусмотрено блокирование продаж, если сумма дебиторской задолженности превышает 20000 рублей. Данное блокирование будет сохраняться, если клиент не оплатит дебиторскую задолженность.

3) Сальдо дебиторской задолженности или переплаты, осуществленной клиентом, будет автоматически отражаться в форме, которая будет отражать информацию о взаиморасчетах с клиентами за следующий месяц, в данном случае за февраль 2017 года.

Данная информационная модель позволит контролировать процесс осуществления взаиморасчетов с клиентами, и не даст сформировать большие суммы дебиторской задолженности клиентов, которые в будущем могут перерасти в просроченный долг клиента.

НАИМЕНОВАНИЕ КЛИЕНТА

РЕАЛИЗАЦИЯ В ШТУК

РЕАЛИЗАЦИЯ В РУБЛЯХ

ОПЛАТА ОТ КЛИЕНТОВ

ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ

ПЕРЕПЛАТА ОТ КЛИЕНТОВ

БЛОКИРОВАНИЕ ДАЛЬНЕЙШИХ ПРОДАЖ (ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ БОЛЬШЕ 20000 РУБЛЕЙ)

Рисунок 1 – Информационная модель бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентом»

Таким образом, была рассмотрена информационная модель, на основании которой будет разработано программное обеспечение «Взаиморасчеты с клиентами».

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Информационная модель базируется на информации. Рассмотрим ее и проанализируем.

Нормативно – справочная информация включает в себя следующие документы:

- Налоговый Кодекс, который в самом обобщенном виде регламентирует общие правила покупок и поставок. Речь идет о документальном оформлении операции продажи и покупки товара.

- договора, которые регламентируют взаимоотношения между предприятием ООО «Мыловаров» с его клиентами. Договора обуславливают условия поставок продукции, а также условия оплаты продукции. Нарушение договоров влечет за собой применения различных санкций, как плата за нарушение условий договоров.

Входная информация включает в себя документы, которые являются основой заполнения информационной модели программного приложения «Взаиморасчеты с клиентами».

1) налоговые накладные, которые подтверждают факт совершения покупки и реализации продукции и товара.

2) платежные поручения и выписки из банка, которые совершают факт оплаты покупателем стоимости покупки товара у предприятия ООО «Мыловаров».

Оперативная информация включает в себя ту информацию, которую получает пользователь в результате работы с программным обеспечением «Взаиморасчеты с клиентами».

- наименование клиента. Отражается информация о наименовании клиента – покупателя предприятия ООО «Мыловаров».

- реализация в натуральном выражении отражает информацию о совершении покупки в штуках, то есть в количестве.

- реализация в стоимостном выражении отражает информацию о совершении покупки в стоимостном выражении, то есть в рублях.

-оплата клиента отражает сумму денежных средств, которые покупатель перечислил предприятию ООО «Мыловаров» в счет купленных товаров.

- дебиторская задолженность возникает в том случае, когда сумма реализации в стоимостном выражении больше оплаты клиента.

- переплата клиента возникает в том случае, когда сумма реализации в стоимостном выражении меньше оплаты клиента.

- блокирование продаж возникает в том случае, когда сумма дебиторской задолженности превышает 20000 рублей.

Менеджер анализирует оперативную информацию и выстраивает политику взаимоотношений с клиентами.

Была рассмотрена информация, на основании которой формируется информационная модель «Взаиморасчеты с клиентами».

2.3 Характеристика результатной информации

Результатная информация – это такая информация, которую видит пользователь при работе с данной программой.

Рисунок 2 – Получение результирующей информации

В следующем месяце, то есть в феврале 2017 года, результирующая информация будет выглядеть следующим образом:

Рисунок 3 – Получение результирующей информации

Поле «наименование клиента». Отражается информация о наименовании клиента – покупателя предприятия ООО «Мыловаров».

Поле «реализация в натуральном выражении» отражает информацию о совершении покупки в штуках, то есть в количестве.

Поле «реализация в стоимостном выражении» отражает информацию о совершении покупки в стоимостном выражении, то есть в рублях.

Поле «оплата клиента» отражает сумму денежных средств, которые покупатель перечислил предприятию ООО «Мыловаров» в счет купленных товаров.

Поле «дебиторская задолженность» возникает в том случае, когда сумма реализации в стоимостном выражении больше оплаты клиента.

Поле «переплата клиента» возникает в том случае, когда сумма реализации в стоимостном выражении меньше оплаты клиента.

Поле «блокирование продаж» возникает в том случае, когда сумма дебиторской задолженности превышает 20000 рублей.

Данная результирующая информация выявляется в окне, отражающем взаиморасчеты с клиентами за январь 2017 года. После нажатия на кнопку «Следующий месяц», пользователь переходит в другое окно под названием «Взаиморасчеты с клиентом за февраль 2017 года».

2.4 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Дерево функций выглядит следующим образом:

1. Вход пользователем в программу.
2. Анализ существующих данных.
3. Принятие решения и выбор необходимого действия
4. Выход из программы.

Вход в программу

Анализ данных

Принятие решения и выбор действия

Выход из программы

Рисунок 4– Дерево функций для работы с программой, позволяющей автоматизировать бизнес – процесс «Взаиморасчеты с клиентами»

Сценарий диалога со справочником базы данных представим также в виде рисунка.

Создание базы данных в Microsoft Access

Создание информационной модели программного приложения

Запуск программы в среде Delphi 7

Вывод результатной информации

Выход из программы

Рисунок 5 – Сценарий диалога для работы с программой, позволяющей автоматизировать бизнес – процесс «Взаиморасчеты с клиентами»

В разделе было рассмотрено дерево функций и сценарий диалога, который необходим для работы с программным приложением, автоматизирующем бизнес – процесс «Взаиморасчеты с клиентами».