Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учёт» (Информационная модель и её описание).pdf

Процесс складирования и хранения содержит:

• • закладку груза (товара) на хранение;
  • хранение груза (товара) и обеспечение соответственных условий;
  • контроль, за наличием продукции (товара) на складе, реализуемый при помощи информационной системы (ИС).
• Комплектация запросов. Действия по комплектации сводятся к подготовке продукции (товара) согласно Запросам.
• Информационное поддержание склада предполагает управление информационными потоками, что выступает объединяющей осью функционирования всех служб склада.

Информационной сервис (функции ПО) включает:

• обработку входящей (входной) документации;
• предложения по заказам (возможным изменениям) поставщиков;
• оформление (формирование) заказов поставщиков;
• управление приемом (приходом) и отправкой (расходом);
• контроль наличия продукции (товара) на складе;
• прием запросов столовой;
• оформление документации отгрузки;
• обмен информацией с оперативным штатом и верхним иерархическим уровнем компании;
• разнообразную статистическую информацию.
• Контроль за выполнением - контроль выполнения запросов.

Логический процесс на складе (рисунок 2):

Рисунок 2 – Логический процесс на складе.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

В качестве информационной системы ООО «Электропульт-Система» на данный момент использует интернет-сервис «МойСклад».

«МойСклад» — это не программа в привычном понимании, а облачный сервис для управления торговлей, специально разработанный для малых и средних торговых компаний и индивидуальных предпринимателей.

«МойСклад» — является решением для тех, кто хочет продавать больше, вкладывая меньше. Этот сервис предназначен для автоматизации малого и среднего бизнеса: небольших розничных сетей и магазинов, оптовых компаний, интернет-торговли. Сочетает в себе облачную товароучетную систему и удобное рабочее место кассира-продавца.

   «МойСклад» был официально запущен в 2008 году, а в 2013 признан лучшим российским облачным сервисом, получив Гран-при премии «Облака 2013». На сегодняшний день сервисом уже воспользовались более 400 000 компаний.

Основные возможности:

• Управление любым количеством торговых точек и юридических лиц;
• Полноценный складской учет и закупки;
• Печать счетов, накладных, ценников, товарных чеков и других необходимых документов;
• Удобное рабочее место кассира с подключением сканера и фискального регистратора;
• Поддержка ЕГАИС с 1 января 2016 года;
• Учет денежных средств в кассе и на банковских счетах;
• Контроль взаиморасчетов с контрагентами;
• Работа с базой покупателей (CRM);
• Простая, в несколько "кликов", интеграция с интернет-магазином;
• Мобильные приложения для iOS и Android.

«МойСклад» позволяет вести полноценный складской учет товаров, управлять продажами и закупками, обрабатывать заказы, контролировать взаиморасчеты с контрагентами, работать с клиентской базой (CRM), а также печатать все необходимые документы. А простая интеграция с интернет-магазином и специальные возможности для розницы делают ее незаменимой для любой торговой организации.

Краткое описание основных возможностей:

• Продажи

Со склада, «под заказ», передача на реализацию. Товары и услуги. Договоры. Управление ценами: прайс-листы, категории цен, скидки и бонусы. Обработка заказов покупателей. Резервирование товара: точно знайте, что можно обещать клиенту. Мультивалютность: закупки и продажи в разных валютах. Выставление счетов, печать накладных и актов выполненных работ. Статистика продаж.

• Закупки и складской учет

Все складские операции: приемки, отгрузки, перемещения, инвентаризации, списания и др. Печать складских документов. Остатки и обороты. Поддержка нескольких складов, партии, серийные номера, ГТД, характеристики, упаковки и штрих-коды. Работа с большой номенклатурой товаров. Импорт накладных и прайс-листов поставщиков. История закупок по товару и по контрагенту. Планирование закупок: массовое создание заказов поставщикам из заказов покупателей, автопополнение склада до неснижаемого остатка.

• CRM, или работа с клиентской базой

Учет клиентов и договоров, удобный справочник контрагентов и контактных лиц, пользовательские поля. Интеграция с сервисами e-mail и SMS-рассылок. Управление отделом продаж: задачи и напоминания. Все данные о клиенте на одном экране: история взаимоотношений, архив выставленных документов, текущая задолженность и суммарные продажи. Воронка продаж по клиентам и по заказам.

• Задолженности, банк и касса

Контролируйте взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, исполнение договоров, остатки средств на счетах. Банк и касса: регистрация платежей, в том числе в иностранной валюте, печать платежных поручений, кассовых ордеров. Работа с авансовыми и частичными оплатами. Импорт выписок из банк-клиента. Отчеты: взаиморасчеты, задолженности, движение денежных средств. Акты сверки с контрагентами.

• Печать документов и отчетность

Все необходимые документы и унифицированные формы: счета, накладные, ТОРГ-12, складские документы, ТТН, маршрутные листы, акты, счета-фактуры, кассовые ордера. Собственные шаблоны документов. Автоматическая сквозная нумерация, массовая печать, архив распечатанных документов, отправка по электронной почте. Настраиваемая выгрузка данных в 1С: Бухгалтерию 8 для подготовки налоговой отчетности.

• Аналитические отчеты

Анализируйте свои продажи и маржу. Ведите статистику. Работайте с ассортиментом и поставщиками. Обороты, складские остатки, доступный запас, статистика продаж и прибыльность по товарам. Дэшборд, или «Экран руководителя». Движение денежных средств. Задолженности и взаиморасчеты. Автоматическая рассылка отчетов по электронной почте.

• Разграничение доступа, подразделения, филиалы

Объедините несколько юр. лиц, филиалов, складов или офисов продаж в единой системе без дополнительных затрат на инфраструктуру. Управление правами пользователей: права на меню и функции, роли, разделение доступа для пользователей из разных подразделений; возможность скрывать ненужные пункты меню и себестоимость товаров. Запрет изменений в закрытых периодах.

Рисунок 3 – Интерфейс программы МойСклад.

Использование интернет-сервиса «МойСклад» в качестве информационной системы ООО «Электропульт-Система» обладает несколькими недостатками:

• Постоянное наличие подключения к сети;
• Цена 2 900 рублей в месяц ( От 5 пользователей, 10 юр. лиц, 2 000 МБ данных, Модификации товаров и дополнительные поля, Собственные шаблоны документов, CRM (управление клиентами), Управление правами пользователей, Адресное хранение);
• Необходимость «подстройки» системы.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК), унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных (рисунок 4) .

Под унифицированной системой документации понимается система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Такие системы документации разрабатываются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях и предназначены для обеспечения сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.

Рисунок 4 - Информационное обеспечение

Информационное обеспечение предназначено для однозначного представления информации на основе классификаторов и кодирования объектов и является основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение подразделяется на:

1) внемашинное информационное обеспечение включает в себя различные документы управленческого и организационно-распорядительного характера на бумажных носителях, потоки информации, систему классификации и кодирования;

2) внутримашинное информационное обеспечение это система специальным образом организованных данных подлежащих автоматизированной обработке и составляющих информационную базу ИС, а также и средства ее ведения.

К задачам информационного обеспечения ИС относятся:

1) однозначное представление информации об основных объектах;

2) организация обработки информации с учетом характера связей между объектами;

3) обеспечение взаимодействия пользователей с системой для реализации заложенного в нее функционала.

Основные требования к информационному обеспечению:

1) своевременность, полнота и достоверность предоставления информации для реализации всех расчетов и процессов, принятия управленческих решений;

2) взаимная увязка задач функциональных подсистем на основе однозначного описания;

3) эффективная организация хранения и доступа к данным.

Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ, необходимых для реализации целей ИС, программных средств обслуживания и поддержки, обеспечивающих функционирование технических средств ИС. ПО информационных систем подразделяется на базовое и прикладное ПО (рисунок 5).

Базовое программное обеспечение включает в себя программы, предназначенные для обеспечения функционирования компьютера, где располагается ИС, а также обеспечения взаимодействия с компьютерной сетью как целостной системы. К базовому программному обеспечению относят: операционные системы, сервисное ПО, программы обслуживания и так называемые инструментальные программы или средства разработки.

Рисунок 5 - Программное обеспечение ИС

Операционная система (ОС) - это совокупность программ, обеспечивающая управление ресурсами информационной системы и процессами, которые используют эти ресурсы при вычислениях. ОС является посредником между компьютером и пользователем и его программами. Наиболее распространенными в настоящее время операционных систем является семейство операционных систем Windows.

Сервисные программы предоставляют пользователям дополнительные возможности в его работе, расширяют возможности системного ПО. Как правило, сервисное ПО состоит из программ, улучшающих или расширяющих возможности пользовательского интерфейса, а также программ, предназначенных для дополнительной защиты или восстановления данных, таких как архиваторы и антивирусы.

Под программами обслуживания понимается совокупность программных средств, используемых для диагностики и обнаружения ошибок в процессе работы компьютера или вычислительной системы в целом, а также оптимизации ее работы.

К инструментальному программному обеспечению (системам программирования) относятся средства разработки компьютерных программ с использованием одного из языков программирования. Как правило, они в себя включают: редактор для подготовки текстов программ, транслятор, отладчик, библиотечные модули.

К прикладному программному обеспечению ИС относят программы офисных пакетов, такие как текстовые редакторы, электронные таблицы, программы для создания и просмотра презентаций и другие. Кроме того, в состав прикладного программного обеспечения относят специфические программные продукты, предназначенные и разработанные специально для решения конкретных задач предметной области информационной системы.

Программное обеспечение ИС предназначено для решения задач пользователя и организации вычислительного процесса информационной системы в целом.

Общими требованиями, предъявляемыми к программному обеспечению программам, входящим в состав программного обеспечения информационных систем являются полнота соответствия своему назначению, стабильность работы, документированность и совместимость.

Требования к программному обеспечению каждой конкретной ИС описываются в техническом задании (ТЗ) и могут содержать:

• требования к документации;
• требования к системе в целом;
• требования к структуре и функционированию системы;
• требования к надежности и безопасности;
• требования к эргономике и технической эстетике;
• требования к условиям эксплуатации;
• требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы;
• требования к защите информации от несанкционированного доступа;
• требования по сохранности информации при авариях;
• требования к защите от влияния внешних воздействий;
• требования к патентной чистоте;
• требования по стандартизации и унификации.