Файл: Учёт ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства (Моделирование бизнес-процессов «как есть» ).pdf

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Любой сотрудник имеет доступ к бумажному носителю документа, что влечет за собой порчу, потерю и другие недопустимые действия.
3. Высокие временные затраты на поиск нужного документа, даже в условиях четкой организации хранения.
4. Необходимость увеличения площади архива, где будут храниться документы [8].

В связи с перечисленными недостатками, необходимо организовать единое хранилище данных, в котором будет содержаться информация о сотрудниках, проделанной ими работе и технической документации. Доступ к хранилищу данных должен быть у бухгалтеров и диспетчеров, которые принимают заявки на проведение ремонтных работ. Поскольку данные, которые будут вводить в систему диспетчеры в дальнейшем будут обрабатываться бухгалтерами [5].

Ручной способ формирования документооборота задачи обладает следующими недостатками:

1. Высокие временные затраты на сбор исходных данных.
2. Высокие временные затраты на осуществление расчетов, связанных со стоимостью ремонтных работ и материалов.
3. Высокая вероятность совершения ошибки в расчетах.
4. Высокие временные затраты на оформление документации.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процессы формирования журнала заявок на проведение ремонтных работ, учета проделанной работы и расчета стоимости работ.

После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс станет проще и будет осуществлен в ходе следующих действий [3]:

1. Составление расписания работы специалистов.
2. Формирование пакета документов для оказания работ и услуг.
3. Учет проделанной работы.
4. Формирование отчета по проделанной работе по каждому сотруднику.

Перечисленные действия занимают значительно меньше времени, чем при неавтоматизированном способа ведения документооборота. Основные трудозатраты в этом процессе приходятся на проверку введенных данных, которые являются параметрами процесса составления сметы.

Помимо бухгалтера, который занимается непосредственно учетом ремонтных работ, расчетом заработной платы, в процессе будет задействован диспетчер, который будет осуществлять распределение сотрудников на заявки.

Таким образом перечень предлагаемых мероприятий будет включать в себя следующее:

Внедрение автоматизированной информационной системы учета ремонтных работ ЖКХ, которая будет автоматизировать процессы учета поступивших заявок, распределения заявок по сотрудникам ЖКХ, учета результата выполненных работ и оказанных услуг и формирования отчетности по проделанной работе.

Прием заявок будет осуществляться диспетчером ЖКХ, который будет осуществлять ввод данных о заявках в информационную систему (ИС) и распределение персонала на выполнение заявок.

Диспетчер ежедневно после распределения заявок будет осуществлять печать Актов выполненных работ, которые будут выдаваться на руки сотрудникам, уполномоченным на проведение ремонтных работ для того, чтобы собственник жилого помещения мог засвидетельствовать факт выполнения ремонтных работ.

Акт выполненных работ в конце каждой смены передаются диспетчеру, который передает их бухгалтеру для ввода первичных данных в систему.

Бухгалтер осуществляет ввод первичных документов в ИС, на основании этих документов формируются результатные документы и отчетные формы.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим изменения в бизнес-процессах, которые произойдут после внедрения информационных технологий. На рисунке 6 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства. Процесс управляется законодательством РФ, правилами и актами. Механизмами процесса являются диспетчер, бухгалтер и информационная система. Входными потоками процесса являются заявки на ремонт и акт выполненных работ. Выходными потоками являются журнал заявок, карточка счета 90 и отчет о выполненной работе специалиста.

На рисунке 7 представлена декомпозиция контекстной диаграммы.

На рисунке 8 представлена модель процесса формирования документооборота. Бухгалтер на основании журнала заявок выявляет перечень необходимых работ по каждой заявке и перечень необходимых материалов. Затем ИС осуществляет оценку стоимости работ и материалов, на основании этой оценки формируется смета работ по заявке.

Рисунок 6. Контекстная диаграмма

Рисунок 7. Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 8. Модель процесса формирования документооборота

На рисунке 9 представлена модель процесса учета результатов работ жилищно-коммунального хозяйства. Документом, подтверждающим выполнение работ по заявке является акт выполненных работ, который подписывается лицом, которое присутствовало при проведении и приемке ремонтных работ. Бухгалтер осуществляет проверку заполнения акта. На основании информации акта составляется приходный ордер, подтверждающий оплату проделанной работы. Поскольку учет ремонтных работ ведется на счете 90, бухгалтер вносит данные об операции в карточку счета 90.

На рисунке 10 представлена модель процесса формирования отчета о проделанной работе. Заработная плата специалиста состоит из оклада и премиальной части. Премиальная часть рассчитывается по данным отчета о проделанной работе. Бухгалтер осуществляет выборку из актов выполненных работ по каждому сотруднику и вносит данные в форму отчета. Затем рассчитываются показатели: норма выработки, количество рабочего времени. После расчета этих данных оформляется отчет о проделанной работе по каждому специалисту.

Рисунок 9. Модель процесса учета результатов работ

Рисунок 10. Модель процесса формирования отчетности

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы был описан процесс учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства. Были рассмотрены законодательные акты и документооборот процесса.

Далее был осуществлен выбор CASE-средства для моделирования бизнес-процесса. Для моделирования бизнес-процессов предметной области был выбран системный подход, который включает следующие нотации: IDEF0, DFD, IDEF3. Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

Выбранная нотация реализована в ряде средств моделирования бизнес-процессов. К таким средствам относятся: BizAgi Modeler, Ramus Education, Dia, MS Visio и BPwin process modeler. Для выбора инструментального средства был выделен ряд критериев, согласно которым была проведена экспертная оценка перечисленных средств моделирования бизнес-процессов предметной области. В результате анализа было выбрано средство MS Visio.

Были построены модели бизнес-процессов «как есть» в нотации IDEF0. В ходе которых были выявлены недостатки, связанные с высокими временными затратами на сбор и формирование данных для процесса учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

Поскольку в настоящий момент процесс учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства не автоматизирован, а все документы представляют собой бумажные носители, процесс обладает рядом недостатков. Для повышения эффективности процесса были предложены следующие мероприятия: организация единого хранилища данных, доступ к которому должен быть у диспетчеров и сотрудников бухгалтерии. Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.