Файл: Управление проектами (Необходимость создания проектного офиса, основные функции и задачи).pdf

В последние несколько десятилетий коренные изменения в технологии и глобальной конкуренции стали особенно очевидными и ощутимыми. Бизнес стал более эффективным и динамичным. Если хотя бы на один из этих вопросов положительный - то стоит задуматься о применении управления проектами в какой-либо форме.

ГЛАВА 2. Структура проектного офиса

2.1. Подразделениями проектного офиса

Проектный офис предназначен для поддержки управления проектами в организации. В нем ведутся архивы проектов, разрабатываются методические рекомендации и руководящие материалы по управлению проектами, проводится обучение и консультации руководителей проектов (РП) и членов проектных команд, разрабатываются и ведутся компьютерные модели проектов. В организациях, где внедрено мультипроектное управление (общее управление ресурсами организации, задействованными в различных проектах), проектный офис служит как раз штабом такого управления. Поэтому типичными подразделениями проектного офиса являются :

1. Аналитический отдел, в котором ведутся компьютерные модели проектов,
2. Методологический отдел, в котором разрабатываются стандарты управления проектами в организации,
3. Архив, в котором ведутся архивы проектной документации

Рисунок 4 Пример Структуры Проектного офиса в проектной компании

Именно на сотрудников Проектного офиса ложиться обязанность по описанию существующих в организации практик управления проектами и сравнении их с лучшими практиками стандарта (best practices). Таким образом, существенно возрастают методические функции офиса проектов. Кроме того, появляются аналитические функции, связанные с оценкой эффективности применяемых методик и выработкой предложений по их улучшению.

2.2. Дерево функций проектного офиса

Расширение учетных функций происходит за счет того, что необходимо наладить сбор, накопление и обработку метрик: количественных показателей выполненных проектов, что является необходимым условием постоянного совершенствования проектного управления. На рисунке 5. показан пример дерева функций проектного офиса.

Рисунок 5. Дерево функций проектного офиса.

С точки зрения СМК на Проектный офис ложится роль согласования проектного управления с общей системой менеджмента качества компании, а также проведение аудита проектных подразделений и участие в контроле качества результатов проекта.

На рисунке 5 показан пример распределения ответственности Ролей Проектного офиса и СМК.

Чтобы извлечь из корпоративной системы управления проектами максимальную пользу, необходимо не только создать стандарты управления проектами, но и выбрать оптимальную Информационную систему планирования, прогнозирования и контроля проектов.

Примерно 70% пользователей в мире для управления проектами используют продукт Microsoft Project. Поскольку сомнительно, что данный продукт люди используют для домашнего использования, очевидно, что подобная масса набрана именно за счет значительно числа корпоративных потребителей.

И это не случайно - дело в том, что продукты Microsoft в интегрированных решениях, как бы усиливают полезность друг друга и их совместная потребительская ценность значительно возрастает.

Если говорить о MS Project, то без интеграции продукт, конечно, явно не дотягивает до выставленной рынком планки корпоративных решений.

Но, видимо, Microsoft и рассчитывает, что интеграция будет обязательным компонентом внедрения, поэтому принципиально отказывается развивать в MS Project целый ряд функционалов.

(По мнению Microsoft, если функционал реализован лучше и стоит дешевле в специализированных системах, то следует интегрироваться с ними, а не пытаться "изобретать велосипед".)

Кроме того, как правило ( 90 % всех компаний ), все отчетные документы ведут уже в Word и Excel, то есть используют все тот же продукт Microsoft -MS Office.

Вот по этому пути дальнейшего использования продуктов Microsoft и придется Вам идти дальше - поэтому для управления проектами я рекомендую пользоваться все-таки именно MS Project.^[26]

Просто для успешной организации Проектного офиса на основе популярного MS Project необходима его интеграция с MS Share Point Team Services -см. Табл. 1. Это даст возможность легко управлять версиями документов и обеспечит необходимое управление записями по качеству. Другой важный аспект - MS Share Point позволяет Вам создавать "виртуальные пространства" для совместной работы.

Рассмотрим теперь, как можно реализовать требования наиболее эффективной модели в смысле обеспечения качества проекта СММ при организации проектного офиса на примере его реализации в среде MS Project -см. Табл.1

Таблица 1 показывает нам пример Матрицы реализации требований наиболее эффективной модели в смысле обеспечения качества проекта- СММ при управлении проектами с использованием информационной системы управления проектами (ИСУП), построенной в среде MS Project.^[27]

Таблица 1

Уровень модели СММ

Уровень модели СММ	Процессы	Комментарии
1 уровень Начальный (Initial)	Не определены	Неуправляемая разработка
2 уровень Уровень повторяемый (Repeatable)	Управление требованиями (Requirements management)	При изменении требований- изменяется и план в MS Project. Требования документированы и выкладываются в проектную библиотеку MS Project.
	Планирование проектов (Software project planning)	Все задачи проекта документируются в виде плана в MS Project Все дополнительные требования Потребителя документируются в виде запросов на изменения ( CR ) в проектной библиотеке и отражаются в корректировках плана в MS Project
	Отслеживание плана и периодический контроль (Software project tracking and oversight)	Документируется статус задач по результатам мониторинга плана. Результат проектного аудита можно фиксировать в MS Project в папке QA проектной библиотеки. Для этих целей можно использовать Windows SharePoint Services
	Субконтрактное управление (Software subcontract management)	Менеджер и исполнитель достигают договоренности о сроках (ценах) задачи. Задача может быть принята в план только при обоюдном согласии. Можно использовать Team Inbox (Team Assign) для автоматизации согласования плана в MS Project
	Контроль качества (Software quality assurance)	Проводится анализ результатов проекта с документированными требованиями к ним. Результаты испытаний или тестирования оформляются актом или протоколом и рассылаются РП и исполнителям. Протокол и акты выкладываются в проектную библиотеку MS Project
	Управление версиями и конфигурациями продукта (Software configuration management)	Документируются изменения продукта в различных версиях. Существует описание отличий продукта от базовой версии. Во всех проектных документах ведется лист изменений и все проектные документы находятся в проектной библиотеке MS Project Для этих целей можно использовать Windows SharePoint Services
3 уровень Уровень определеный (Defined)	Настройка организационной структуры на процесс разработки (Organization Process Focus)	Проводится в соответствие с технологией ведения проектов организационная структура компании (создаются необходимые подразделения, перераспределяется ответственность). Ведется общий учет, как проектной информации, так и организационных мероприятий, таких как обучение, апробирование новых технологий. Производится стоимостная оценка задач, оценка новых трудоемкости процедур, сводятся результаты обучения, собираются планы всех групп. Для этих целей можно использовать Windows SharePoint Services В качестве базы совместного планирования можно использовать MS Project Central. Необходимо создать в нем межпроектный пул ресурсов.
	Описание организационного процесса разработки (Organization Process Definition)	Документы и статистика по организации процесса собираются в едином хранилище MS Project на проектном сервере. Для этих целей можно использовать Windows SharePoint Services Периодически по результатам статистических наблюдений за выполнением планов и стоимостей работ производится пересмотр элементов стандартного процесса разработки.
	Программа обучения (Traning Program)	Согласно потребностям проектов и составляется программа обучения. Ведется учет результатов тестирований и сертификаций. Производится периодический аудит программ обучения. Процесс обучения отражается в MS Project в виде задач.
	Интегрированное управление проектами и технологией (Integrated Software Management)	По документированной процедуре прилагающейся к технологии разработки используется оценка рисков, критического пути, стоимости и продолжительности работ. Полезна выработка шаблонных документов для ТЗ, договора , Устава проекта и т.д. Для оценки рисков по PERT-технике и определения критического пути можно использовать MS Project.
	Технология разработки (Software product engineering)	На базе документированной технологии строится план. Ведется учет дефектов выявляемых тестированием и результатов рецензирования проектных документов (peer reviews). В MS Project необходимо выделить отдельные технологические стадии (аналитика, проектирование и т.д.) в виде mile stone (контрольных точек).
	Межгрупповое управление (Intergroup Coordination)	Требования пользователя утверждаются для реализации в продукт всеми группами разработки. Руководитель проекта отлеживает выявление проблем и мониторит их статус при помощи задач подготовки статус-отчетов в MS Project.
	Периодический осмотр технологического состояния (Peer reviews)	Производится технологический аудит состояния проектов. Выявленные дефекты регистрируются. Проводится рецензирование всех проектных документов в проектной библиотеке MS Project
4 уровень Уровень управляемый (Managed)	Метрический Процесс Управления Разработкой (Quantitative Process Management)	Вычисляются эталонные статистические показатели ( метрики) стандартного процесса разработки или внедрения. На основе сравнения с ними ведется управление проектами. Для этих целей можно использовать Windows SharePoint Services На данном этапе нужно воспользоваться накопленной статистикой ведения проектов в MS Project.
4 уровень Уровень управляемый (Managed)	Управление Качеством (Software Quality Management)	Разрабатывается и мониторится План обеспечения качества -QA-план На данном этапе необходимо базу регистрации дефектов интегрировать с SQL Server и получить статистику по видам дефектов результаты публикуются в библиотеке MS Project.
5 уровень Уровень оптимизиро ванный (Optimizing)	Предотвращение дефектов (Defect Prevention)	Ведется анализ и статистический учет причин возникновения проблем или дефектов. Выявленные причины ранжируются по приоритетам и устраняются организационными мероприятиями. Результаты корректирующих действий документируются в проектной библиотеке MS Project Для этих целей можно использовать Windows SharePoint Services
5 уровень Уровень оптимизиро ванный (Optimizing)	Управление сменой технологий (Technology Change Management)	Производится плановое апробирование новых технологий. Результаты апробирования регистрируются. Производится плановое внедрение новых технологий, которые показали высокие результаты. Для целей регистрации результатов апробирования можно использовать Windows SharePoint Services

Такая ИСУП позволит:

• Иметь актуальную и достоверную картину хода проекта в части:

• плановой (например, на 1-2 месяца вперед) загрузки человеческих и материальных ресурсов компании по проектным департаментам;

• фактической загрузки человеческих и материальных ресурсов компании по департаментам.^[28]

Создать корпоративную базу знаний (документов) по управлению проектами для использования лучших практик, корпоративных шаблонов, библиотек проектных документов, метрик задач в новых (последующих) проектах.

Получить отчетность и аналитику по всем проектам компании для своевременного принятия решений по проблемам, рискам, конфликтам ресурсов:^[29]

отчет по отклонениям проектов от запланированных сроков и затрат в текущих проектах;

по плановой и фактической загрузке ресурсов и утилизации ресурсов;

отчет по освоенному объему (экспериментально)

Сократить издержки на проведение аудитов проектов.

Пример реализации процедуры управления стоимостью проекта (бюджетирование проекта) при помощи ИСУП на базе MS Project представлен на рисунке 6.

Рисунок 6. Пример реализации процедуры управления стоимостью проекта (бюджетирование проекта) при помощи ИСУП на базе MS Project

Пример матрицы метрик, сбор которых можно обеспечить с помощью отчетов

MS Project представлен в Табл. 2 Табл. 2 Матрица метрик, сбор которых можно обеспечить с помощью отчетов MS Project^[30]

Таблица 2

Матрица метрик

№№	Метрика	Описание возможности реализации измерения
1	Количество этапов (фаз) проекта, N	Реализуемо с помощью внешнего программирования. Нужно написать SQL-запрос к БД и вывод данных в Excel
2	Количество отдельно оплачиваемых этапов (фаз) проекта, N1	Реализуемо с помощью внешнего программирования. Нужно написать SQL-запрос к БД и вывод данных в Excel
3	Общее количество задач в проекте, n	Реализуемо стандартными средствами в Web Access
4	Среднее количество задач в одном этапе (фазе) проекте, n1	Реализуемо с помощью внешнего программирования. Нужно написать SQL-запрос к БД и вывод данных в Excel
5	% реализованных рисков	Для WSS реализуемо с помощью внешнего программирования. Нужно написать SQL-запрос к БД и вывод данных в Excel
6	% решенных проблем	Для WSS реализуемо с помощью внешнего программирования. Нужно написать SQL-запрос к БД и вывод данных в Excel
7	Количество документированных запросов на изменения (CR), m1	В плане надо ввести для задач признак CR или, еще лучше, заложить в код признак CR. Тогда реализуемо с помощью внешнего программирования. Нужно написать SQL-запрос к БД и вывод данных в Excel
8	% проектных документов, прошедших рецензию	Теоретически реализуемо, но требуются организационные изменения. С помощью внешнего программирования. Нужно написать SQL-запрос к БД и вывод данных в Excel
9	% увеличения срока выполнения проекта	Реализуемо стандартными средствами в Web Access
10	% увеличения себестоимости проекта	Реализуемо стандартными средствами в Web Access для внутренней себестоимости трудозатрат
11	Общая плановая длительность проекта, T	Реализуемо стандартными средствами в Web Access
12	Средняя плановая длительность выполнения задачи проекта, t	Реализуемо с помощью внешнего программирования. Нужно написать SQL-запрос к БД и вывод данных в Excel

Получить отчетность и аналитику по всем проектам компании для своевременного принятия решений по проблемам, рискам, конфликтам ресурсов:^[31]

отчет по отклонениям проектов от запланированных сроков и затрат в текущих проектах;

по плановой и фактической загрузке ресурсов и утилизации ресурсов;

отчет по освоенному объему (экспериментально)

Сократить издержки на проведение аудитов проектов.

ГЛАВА 3. Анализ проектной деятельности

3.1. Анализ по внешним и внутренним приоритетам проектного офиса

Для анализа проектов устанавливаются измеримые ключевые показатели деятельности, кроме того, аналитические материалы дополняются комментариями сотрудников, выполняющих анализ - см. рисунок 7.^[32]

Рисунок 7. Процедура аналитической работы ЦУП

Основание	Документ, являющийся основанием	Кто принимает решение о необход.	Кто отвечает за контроль выполнения	Форма отчетности ( запись о проведении )
Анализ жалобы Потребителя или Поставщика	Зарегистрированный документ произвольной формы, содержащий жалобу Потребителя или Поставщика	РПД	РПД	Протокол рабочего совещания по проекту
Отклонение, обнаруженное в результате внутренней проверки проекта	Программа(Протокол)-Отчет по внутренней проверке проекта	Д ЦУП	РП	Программа (Протокол)-Отчет по внутренней проверке проекта
Отклонение, обнаруженное в результате внутренней проверки СМК	Программа(Протокол)-Отчет по внутренней проверке СМК	РСК	РПД	Программа (Протокол)-Отчет по внутренней проверке СМК
Несоответствие, обнаруженное сотрудником Компании	Служебная записка или документ произвольной формы сотрудника Компании РПД.	РСК	РПД	Отчет СК по анализу СМК
Несоответствие, обнаруженное при выполнении проекта	Статус отчет о ходе проекта ( см. Приложение 6.3); Протоколы совещаний по проекту.	РП	РП	Протоколы совещаний по проекту. Форма регистрации проблемы ( см. Приложение 6.1);
Управление рисками проектов	Шаблон Устава проекта с базовым перечнем рисков	РП	РП	Описание действий по предотвращению рисков в Уставе проекта. Статус рисков в Статус -отчетах по ходу проекта

Смотрите также файлы

Страхование спортсменов на примере страховой компании «Итиль».pdf

Методы и средства PR, применяемые в процессе PR-кампании (PR-деятельность спортивной организации).pdf

Управление процессом реализации изменений и нововведений (Сопротивление изменениям и стили их проведения).pdf

Анализ денежных средств предприятия (Cтруктурa денежных потоков).pdf

Этапы формирования налогового учета в России (Правовое обеспечение деятельности налоговых органов).pdf