Файл: Управление проектами (Необходимость создания проектного офиса, основные функции и задачи).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Управление проектами является неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного уровня. Многие руководители необходимость использования формализованных методов управления проектами связывают с крупными проектами. Однако, даже в организациях, ориентированных на серийное производство, реализация проектов составляет значительную часть деятельности.

Необходимость проектного офиса в компании возникает, когда количество проектов и их масштаб начинает создавать проблемы с управляемостью. Исчезает прозрачность. Разнородная отчетность не позволяет охватить состояние всех проектов. Информация находится в головах менеджеров проектов, и изымать ее оттуда становится все труднее. Потребность собрать всю информацию, стандартизировать ее, сохранить и снизить негативные последствия смены или ухода менеджера проекта - вот одна из задач проектного офиса. Для ряда компаний уход менеджера проекта означает закрытие проекта, а зачастую и потерю клиента. Начинается все со сбора информации о проектах. Создание их реестра зачастую является одним из самых эффективных шагов по наведению порядка.^[1]

Возникновение временной структуры на предприятии похоже на появление чужеродного тела в организме человека. Правила работы и взаимодействия должны измениться, но существующая структура стремится работать постарому, старается изолировать проект от окружающей его среды.^[2] Сами проекты могут жестко конкурировать между собой за ресурсы. Обеспечить встраивание офиса проекта в структуру компании, определить права, обязанности, полномочия членов команды проекта и функциональных подразделений, разработать правила взаимодействия между ними - наиболее острая проблема, стоящая перед руководством проектного офиса. Взаимодействие людей в организации требует передачи друг другу определенной информации. И именно проектному офису необходимо формализовать информационные потоки, разработать схему проектного документооборота и набора шаблонов основных документов.

Взаимодействие людей в организации требует передачи друг другу определенной информации.^[3]

Целью данной курсовой работы является определить значимость и сущность создания проектного офиса в структуре управления проектами.

В данной курсовой работе стоят следующие задачи:

1. Определить уровень значимости проектного офиса
2. Выделить основные этапы и принципы
3. Проанализировать планирование и контроль работ каждого участника проектного офиса^[4]

Объектом исследования данной работы является проектный офис как самостоятельной структуры

Актуальности темы исследования заключается в том, что в развивающейся экономике для реализации крупных проектов все чаще используют специальную форму управления производимыми мероприятиями – проектный офис и потребность в создание данной струкре постоянно возрастает.

Глава 1. Проектный офис основные задачи и цели

1.1. Необходимость создания проектного офиса, основные функции и задачи

Возникновение временной структуры на предприятии похоже на появление чужеродного тела в организме человека. Правила работы и взаимодействия должны измениться, но существующая структура стремится работать по старому, старается изолировать проект от окружающей его среды. Сами проекты могут жестко конкурировать между собой за ресурсы. Обеспечить встраивание офиса проекта в структуру компании, определить права, обязанности, полномочия членов команды проекта и функциональных подразделений, разработать правила взаимодействия между ними - наиболее острая проблема, стоящая перед руководством проектного офиса.^[5] Взаимодействие людей в организации требует передачи друг другу определенной информации. И именно проектному офису необходимо формализовать информационные потоки, разработать схему проектного документооборота и набора шаблонов основных документов. Созданные документы также необходимо сохранить, так как они являются бесценным опытом ошибок и достижений. Появление на свет нового проекта происходит в "муках творчества". Необходимо не просто сформулировать идею, инициатор проекта должен подготовить грамотное техническое и экономическое обоснование.^[6]

Применение формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов. Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией.^[7]

Необходимость решения большого количества проблем, поставленных сегодня перед мировым сообществом, привело к созданию больших комплексных систем. Сложно сказать, был ли менеджмент проектов разработан в результате необходимости менеджеров в технике управления такими проблемами. Однако бесспорно то, что сегодняшние комплексные проблемы требуют объединенных усилий многих отраслей. Управление проектами обеспечивает именно такой подход к решению сложных проблем.

Для реализации крупных проектов зачастую используют специальную форму управления производимыми мероприятиями – проектный офис. Данную организационную структуру еще иногда именуют офисом управления проектами. Речь идет об обособленном структурном подразделении организации, основное назначение которого – оказывать поддержку руководителю инвестиционного проекта по управлению командой проекта, собирать необходимую информацию, разрабатывать и внедрять стандарты бизнес-процессов.^[8]

Проект - это ограниченное по времени, целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств, и ресурсов и спецификой организации.

Характерными чертами проекта являются, как следует из определения:

• Направленность на получение конкретного результата.
• Ограниченность по времени и ресурсам.
• Целенаправленность (координированное выполнение взаимосвязанных действий).

Кроме указанных черт, которые следуют из определения, часто проекты характеризуются еще и такой чертой, как уникальность. Этот признак характеризует наличие новизны (неповторимости) составляющих частей проекта и наличие новизны (неповторимости) всего проекта в целом.

Действия, выполняемые для реализации проекта, как правило, выходят за рамки обычных операций организации. Поэтому требуется другой подход к организации всего процесса работы.

Чем выше значимость проекта, тем выше место, которое проектный офис может занимать в структуре компании, и тем больше полномочий у руководителя проекта. Наиболее крупным организационным образованием по управлению проектами является корпоративный проектный офис (сокращенно – КПО), обладающий максимально широкими полномочиями в процессе разработки и создания инвестиционных проектов

Проектные офисы, как правило, возглавляются руководителями проектов, которые по своему должностному положению подчиняются руководителю компании.^[9]

При этом может иметь место как непосредственное подчинение (прямое подчинение руководителю компании), так и опосредованное (в случаях, когда проектный офис создается на уровне одного из структурных подразделений – отдела, управления компании).^[10]

Руководитель проектного офиса (должность может именоваться по-разному:администратор проектного офиса, директор проектного офиса) осуществляетуправление проектным офисом в строгом соответствии со своими служебными обязанностями и несет персональную ответственность за результаты его работы. К задачам проектнго офиса относятся:

• тренинги и консультации менеджеров руководящего звена;
• разработки специализированного программного обеспечения;
• несение ответственности за достижение конечных результатов.

Обеспечивая управление портфелем инвестиционных проектов, проектный офисучитывает их взаимное влияние друг на друга, готовит решения на основе специфики подходов к планированию ресурсов и «перетасовок» в портфеле проектов.^[11]

Надлежащая организация проектного офиса (офиса управления проектами) должна соответствовать специальным стандартам в данной сфере (к примеру, РМВОК и (или) PRINCE2).

К числу основных функций проектного офиса относят следующие:

1. обеспечение соответствия процесса управления проектами установленным стандартам;
2. подготовка специализированных кадров, принимающих участие в управлении проектами, их обучение;
3. совершенствование инфраструктуры управления проектами;
4. постоянный контроль за процессами управления проектами;
5. подготовка рекомендаций по принятию решений в рамках инвестиционных проектов для руководства компании;
6. подготовка периодической (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т.п.) отчетности по ключевым направлениям подготовки и реализации инвестиционного проекта;
7. управление процессом документооборота в рамках создания инвестиционного проекта.^[12]

Процесс внедрения проектного офиса может быть разделен на несколько последовательных этапов. Каждый этап логично вытекает из предшествующих этапов.^[13] На первоначальном этапе требуется оценить текущий уровень способности компании управлять проектами. Затем необходимо провести аудит текущих инвестиционных проектов, сформировать их реестр. Далее производится создание реестра ресурсов, который приобщается к общей документации инвестиционного проекта. Этапы внедрения проектного офиса показаны на рисунке 1. Отдельным этапом внедрения проектного офиса являются мероприятия, связанные с обучением руководящего состава компании, разработкой локального нормативного акта (положения) о проектном офисе, должностных инструкций руководителя (руководителей) проектного офиса.^[14]

Рисунок 1. Этапы внедрения проектного офиса

Затем наступает этап подбора кандидатов на замещение должностей в проектном офисе, прием их на работу, проведение их обучения и аттестации.

Заключительными этапами внедрения проектного офиса являются разработка форм отчетности проектного офиса, внедрение проектного офиса в эксплуатацию и его сопровождение в течение заранее определенного периода.

1.2. Преимущества внедрения проектного офиса

Внедрение проектного офиса положительно влияет на большинство бизнес-процессов, происходящих в рамках инвестиционного проекта. Основнымипреимуществами внедрения проектного офиса являются:

а) существенное снижение затрат на управление проектами,

б) наличие независимого и объективного источника информации о состоянии дел внутри проекта,

в) обеспечение надлежащего уровня согласованности проектов и их реализация в соответствии со стратегией компании.

Таким образом, проектный офис является действенным инструментом, способным существенно повысить эффективность процесса создания и внедрения инвестиционного проекта.^[15]

В последние годы многие российские компании активно создают и используют проектный офис, как для внедрения систем управления проектами, так и для управления конкретными проектами и программами, которые являются наиболее значимыми с точки зрения их бизнеса.^[16]

Согласно определению, данному в Руководстве PMBoK, Офис управления проектами (Project Management Office, PMO) — это подразделение или организация, осуществляющие различные функции, относящиеся к управлению проектами, в его сфере ответственности. Сфера ответственности офиса управления проектами может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления проектом. Проекты, поддерживаемые или управляемые PMO, могут быть несвязанными, но управляться в совокупности. Конкретная форма, функции и структура PMO зависят от потребностей организации, поддержку которой в области управления проектами он осуществляет.^[17]

Следует различать такие понятия, как офис управления проектами (PMO), проектный офис (project office), проектная команда (project team).