Файл: Управление проектами ..pdf

Офис управления проектами объединяет данные и информацию, полученные из корпоративных стратегических проектов, и оценивает степень выполнения стратегических задач более высокого уровня. Так же является естественным связующим звеном между портфелями, проектами и корпоративными системами оценки организации (например, сбалансированная система показателей). Проекты, поддерживаемые или администрируемые офисом управления проектами, могут быть несвязанными, но управляться в совокупности. Структура ОУП зависят от потребностей организации, поддержку которой он осуществляет.

Конкретный офис управления проектами может получить полномочия действовать как неотъемлемая заинтересованная сторона проектов, имеющая решающее слово на протяжении жизни каждого проекта. Он может иметь полномочия давать рекомендации, прекращать проекты или выполнять другие действия, чтобы сохранялось соответствие целям организации. Кроме того, ОУП может участвовать в отборе, управлении и распределении общих или выделенных ресурсов проекта.

Стоит отметить, что руководители проектов и офис управления проектами преследуют разные цели а значит руководствуются различными требованиями. Все их действия приведены в соответствие со стратегическими интересами организации. Разница между ролью руководителя проекта и офисом управления проектами может заключаться в следующем:

1. Руководитель проекта сосредоточивается на конкретных целях проекта, в то время как ОУП управляет основными изменениями в содержании программы и может рассматривать их как потенциальные возможности для более успешного достижения бизнес-целей.
2. Руководитель проекта контролирует ресурсы, выделенные под проект, с целью более точного выполнения целей проекта, а ОУП оптимизирует использование общих ресурсов организации во всех проектах.
3. Руководитель проекта управляет ограничениями (содержанием, расписанием, стоимостью и качеством и т. д.) отдельных проектов, а ОУП управляет методологиями, стандартами, общими рисками/возможностями, метриками и взаимозависимостями проектов на уровне предприятия.

Следует отметить, что формирование и поддержка работы проектного офиса является сложной задачей, которая может успешно решаться только при высоком уровне зрелости компании в области управления проектами. Организация проектного офиса позволяет, унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости корпоративной системы управления проектами, а так же своевременно информировать руководство о ходе выполнения проектов, тем самым обеспечив контроль реализуемых проектов, так же позволяет снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями.

Сделаем небольшой вывод, что полноценный офис управления проектами является универсальным инструментом в поддержании и развитии методологий управления проектами, а так же непосредственно занимается администрированием и управлением проектов. Офис управления проектами позволяет упорядочить проектную деятельность компании, а так же повышает эффективность работы участников проекта, и как следствие способствует развитию бизнеса, делая организационную структуру компании достаточно гибкой для реализации разных по содержанию и сложности проектов.

2.3 Проблемы внедрения проектного офиса

Основные сложности, возникающие на пути движения к проектно-ориентированной организации связаны с заинтересованными сторонами и оказывающими влияние на этот проект. К ним относятся:

1. Высшее руководство,
2. Менеджеры проектов и члены проектных команд,
3. Функциональные менеджеры,
4. Внешние и внутренние консультанты.

Если инициатива внедрения идёт сверху, от высшего руководства, то именно оно прилагает усилия по вовлечению необходимых сил и ресурсов. И наоборот, если идея идёт снизу вверх, то для решения иногда грандиозной задачи по привлечению поддержки высшего руководства требуется огромная настойчивость. Из чего можно составить небольшой список проблем:

1. Отсутствие или слабая поддержка высшего руководства;
2. Недооценка размеров проекта по изменениям;
3. Отсутствие методологии управления проектами;
4. Недостаточная квалификация менеджеров по управлению проектами;
5. Переоценка возможностей одной из моделей проектного офиса в условиях конкретной организации;
6. Недостаточная корпоративная культура организации.

Заключение

Данная тема весьма актуальна, так как она даёт понимание не только понятию проект, а раскрывает сущность проектной деятельности, раскрывает основные методологии по управлению проектами, используемые на данный момент, и наконец, даёт нам понимание что же такое офис управления проектами, показывает его функции, раскрывает его структуру и особенности формирования в совокупности со связанными проблемами внедрения офиса управления проектами.

Сделаем выводы, что ориентация на проектно-ориентированную деятельность в настоящее время является более жизнеспособной, вследствие чего, при грамотном применении знаний в этой области может дать достаточно гибкую модель организации, способной перестраиваться в зависимости от влияния внешней и внутренней среды организации, расширить возможности бизнеса и выйти на новый уровень. Стоит отметить, что офис управления проектами может пониматься в двух смыслах, как временная организация для реализации конкретного (обычно крупного проекта), и как постоянно действующая структурная единица компании. И конечно же, в заключении хочу сказать, что реализация офиса управления проектами, как и управление проектами в целом во многом зависит от компетенций и знаний людей его реализующих.