Файл: Управление проектами ..pdf

Введение

В данной курсовой работе, для того, чтобы нам раскрыть тему появления офиса управления проектами, необходимо раскрыть такую актуальную в наше время тему, как управление проектами. Нужно понять, что же такое проект, как можно управлять проектом, и увидеть, как со всем этим связан офис управления проектами.

Бесспорно, можно признать, что именно за счет проектной деятельности общество двигается вперёд, открывая либо улучшая уже имеющиеся в нашей жизни продукты и услуги. С развитием общества стало очевидно, что комплексное объединение усилий в области науки и технологий в совокупности с грамотными трудовыми ресурсами и качественным централизованным управлением обеспечивает весьма эффективные пути решения при реализации проектной деятельности.

В настоящее время появилась уже не одна методология по управлению проектами в разных направлениях, исходя из накопленного опыта и несомненно благодаря развитию информационных технологий и науки в целом. В данной курсовой работе нами будет рассмотрено не большое, но достаточное для общего понимания количество методологий по управлению проектами, которые в свою очередь при желании их детального изучения, могут стать неплохой основой знаний по направлению - Управление проектами.

По мере реализации проектов, так же накапливается опыт в научно-технической базе знаний, опыте ведения проекта, отчеты об успехах и неудачах при реализации, которые так же станут фундаментом для изучения и улучшения процесса планирования и составления моделей.

В данной курсовой работе, будут использованы различные источники, но особое внимание стоит уделить Американскому стандарту по управлению проектами (так называемому своду знаний PMBoK), который в настоящее время является достаточно обширным сводом знаний для управления проектом любой сложности и направления. Стандарт PMI взят за основу большинством компаний, стремящихся улучшить свою деятельность в относительно новом, но динамично развивающимся направлении процессного подхода к управлению проектами на основе областей знаний и достаточно обширном наборе инструментов и методов для реализации проекта в целом.

После того, как мы познакомимся с основами проектной деятельности и методами управления проектами, мы познакомимся с таким понятием как офис управления проектами, рассмотрим его функции и структуру, а так же особенности формирования в совокупности с проблемами, возникающими при внедрении проектного офиса.

Глава 1. Теоретические основы проектной деятельности

1.1 Основные понятия управления проектами

Давайте разберёмся, что же такое проект. На данный момент существует большое количество разнообразных источников, трактующих это понятие в разных интерпретациях, приведём некоторые из них:

1. Проект - это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата [1, с. 3].
2. Проект (project) - целенаправленный, заранее проанализированный и спланированный комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию или изменению какого-либо объекта (совокупности объектов) направленный на достижение заранее определенных целей в течение заданного периода времени, при установленном бюджете и определенном качестве [2].
3. Проекты - то, что изменяет наш мир: строительство жилого дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, сооружение корабля, создание кинофильма, развитие региона, — это всё проекты [3, с. 13].

Итак, как мы видим, понятие проекта трактуется в каждом издании со стороны автора (авторов) работ, ссылки на которые указаны после каждого определения. Но так ли различны эти понятия? Если присмотреться, то первое определение в списке в достаточно компактной и неперегруженной форме излагает суть этого понятия. Договоримся взять это определение за основу.

Как мы видим из определения проекта, это временное предприятие, что указывает на определённые сроки проекта. Окончание проекта наступает тогда, когда цели проекта достигнуты. В проектной деятельности не все проекты достигают окончания проекта, в связи с постоянно меняющимися условиями, проект может быть прекращён, если заказчик (клиент, спонсор, ответственное лицо) желает прекратить проект. Что в свою очередь означает зависимость сроков проекта (так как мы уже оговорились, что проект это временное предприятие, а значит у него есть начало и окончание) от желания заинтересованных сторон проекта.

Каждый проект приводит к созданию результата, услуги или уникального продукта, а конечный результат не всегда может быть осязаем. Может показаться, что в некоторых операциях и поставляемых результатах присутствуют повторяющиеся элементы, но их наличие не влияет на уникальность проекта. В качестве примера, можно привести как предложенные авторами PMBoK 5 [1] строительные материалы для строительства, и даже тот же самый персонал, участвующий в строительстве зданий – они могут действительно быть одинаковые. Но это не отменяет того, что каждое «однотипное здание» для такого случая будет возводиться на той же поверхности земли , что и в предыдущий раз, тут сразу надо понимать, что естественно эти случаи неравнозначны, и подход при новом строительстве на новом месте будет отличаться.

Так же, можно привести пример проектирования некоторых блоков (комплексов) для нефтяной промышленности, при разнице в климатических условиях одно изделие перерабатывается на разные группы климатических зон , так как входящие в состав изделия компоненты обязательно должны выдерживать перепады температур и полностью учитывать климатическую зону использования оборудования.

Подведём небольшой итог всего вышесказанного. Мы узнали, что такое проект. Так же, мы узнали, что проект существует во времени, и у него есть начало и окончание, и к тому же, у проекта есть заинтересованные стороны, при желании которых проект может быть прекращён. Так что же такое управление проектами?

Управление проектом — это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту [1, с. 4].

Культура, стиль и структура организации влияют на то, как в ней исполняются проекты. Степень зрелости организации в управлении проектами и ее системы управления проектами также могут оказывать влияние на проект. Если в проект вовлечены сторонние организации в рамках совместного предприятия или партнерства, на проект будут оказывать влияние несколько организаций. Структуры организации, которые влияют на реализацию проектов:

1. Функциональная (рис.1а)
2. Слабая матричная (рис.1б)
3. Сбалансированная матричная (рис.1в)
4. Сильная матричная (рис.1г)
5. Проектная (рис.1д)

Рисунок 1а. Функциональная структура организации

Рисунок 1б. Слабая матричная структура организации

Рисунок 1в. Сбалансированная матричная структура организации

Рисунок 1г. Сильная матричная структура организации

Рисунок 1д. Проектная структура организации

В данной курсовой работе мы не будет детально описывать каждую структуру организации, так как это достаточно обширная тема, которая может быть выделена в отдельную работу по предмету «Управление проектами». Из всего этого приведём таблицу влияния организационной структуры на реализацию проекта.

Таблица 1. Влияние организационной структуры на проекты

1.2 Краткое описание методологий реализации проектов

В настоящее время существует достаточное количество методологий по реализации проекта. У каждого проекта, помимо того, что мы узнали в предыдущей теме, есть жизненный цикл. Только с того момента, когда идея принимается, не важно кем, к разработке, можно говорить о начале ее «жизни», или «жизненного цикла проекта».

Жизненный цикл проекта — набор фаз (этапов), через которые проходит проект с момента его инициации до момента закрытия. Фазы (этапы), как правило, являются последовательными, а их названия и количество определяются потребностями в управлении и контроле организации или организаций, вовлеченных в проект, характером самого проекта и его прикладной областью [1, с. 38].

Давайте разберём методологии, представленные в наше время, и посмотрим более детально, как они видят процесс управления проектом. В качестве примера приведём небольшое количество наиболее известных методологий:

1. Традиционная методология управления проектами
2. Методология управления проектами PMI (PMBoK 5)
3. Методология управления проектами PRINCE2
4. Гибкая методология управления проектами (Agile Project Management)

1.2 Традиционная методология управления проектами.

Традиционная методология управления проектами универсальна, она может быть использована во всех отраслях. Наиболее распространена в строительстве. Так же она носит название водопадной модели, так как предлагаемая ей последовательность фаз (этапов) напоминает поток.

Методология выделяет семь последовательных фаз (этапов) проектного управления, представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Этапы традиционной методологии управления проектами

Согласно данной модели, переход от фазы к фазе (этапа к этапу) возможен только в том случае, если предыдущий этап завершён и принят заказчиком.

Использование данной методологии наиболее успешно в проектах, результатом действий которых является материальный продукт (например, строительные проекты) и для реализации которых требуется конкретная последовательность действий. Кроме того, разработанные планы, допустимо использовать повторно для аналогичных проектов в будущем.

С другой стороны, данная модель управления проектом весьма затратная и требует инвестиций в планирование. По подсчётам людей, управляющих проектами по данной методологии, первые две фазы занимают от 20% до 40% от всего времени выполнения проекта. Как мы видим, данная модель является структурированной, что сразу же говорит о том что данная модель управления проектами – не гибкая. Внесение изменений в содержание работ в данной модели происходит медленно.

Из всего выше сказанного стоит сделать вывод, что если заказчик (клиент) не знает либо не уверен в том, какой именно результат он хочет получить от реализации проекта, то данная модель не лучший вариант для реализации проекта.

 Методология управления проектами PMI (PMBoK 5)

В своде знаний по управлению проектами PMI управление проектами осуществляется посредством надлежащего применения и интеграции логически сгруппированных процессов управления проектом, объединенных в 5 групп процессов. Эти 5 групп процессов представлены на рисунке 3.

Рисунок 3. Группы процессов в проекте по своду знаний управления проектами PMI

Методология PMI подразумевает, что проект может быть разделён на любое количество фаз, при этом применяется декомпозиция проекта, которая подразумевает логическое продуманное разбиение проекта на части, которыми впоследствии будет достаточно легко управлять и контролировать.

В данной курсовой работе нами не будет рассмотрен полностью данная методология, она весьма обширна, и отталкивается от отнесения 47 процессов управления проектом к 5 группа процессов управления проектом и 10 областей знаний по управлению проектами и представлена на таблице 2.

Таблица 2. Разделение по группам процессов управления проектом и области знаний.

Как мы видим, данный свод знаний предоставляет обширную базу для принятия непосредственно командой проекта решения о том, какова будет структура проекта, какие фазы и области знаний будут использованы для реализации проекта. При детальном изучении данного свода знаний по управлению проектами PMBoK 5 [1] вы откроете для себя достаточно обширное количество полезной информации о ведении проекта от и до. Данная методология широко распространена в наше время, так же по всему миру проводятся сертификация специалистов в данном направлении управления проектами.

При грамотном использовании методологии PMI, команда проекта может выстроить достаточно гибкую модель управления, подсчитать предварительные сроки, бюджет, ресурсы проекта отталкиваясь от содержания самого проекта. Что в свою очередь влечёт за собой в случае изменения внешних либо внутренних факторов достаточно управляемую модель для внесения и контроля изменений, и предоставления заинтересованным сторонам отчётности в желаемые сроки.

Согласно данной методологии, проект считается успешным, если удовлетворены все требования заказчика (клиента), проект выполнен в срок и в пределах бюджета.