Файл: Особенности коммуникаций в организации (Понятие коммуникаций в организации и их функции).pdf

Введение 

Одной из важнейших составляющих деятельности любого руководителя, менеджера или психолога компании являются коммуникации. Коммуникации – есть основа информационного взаимообмена между людьми в любой организации. При отсутствии этого обмена люди не смогут, двигаясь к общей цели, формировать задачи и согласовывать их между собой. Общение между людьми в коллективе, а точнее его качество, залог эффективной работы и фундамент для управления кадрами. Личное время руководителя, как минимум его половина, должно тратиться именного на коммуникации с сотрудниками. Будь то письменное общение, средствами мессенджеров и сети интернет или личное общение в формате беседы. Качество коммуникации может определять каждая деталь, каждое вербальное и невербальное взаимодействие. Данный фактор делает тему особенностей коммуникаций в организации максимально актуальной для нынешнего времени.

Любой руководитель, психолог или менеджер, обеспечивая эффективность управления, должен понимать как сама среда, в которой происходит общение, устная или письменная речь, жесты и мимика влияют на качество обмена информацией в организации и, как следствие, на эффективность самой организации.

Далеко не все исследователи понимали огромную важность роли коммуникаций, однако, активно работали над просвещением руководителей. Данная ситуация формирует проблему – коммуникации в организациях зачастую не считались важным аспектом, влияющим на эффективность деятельности в организации.

Одним из первых и наиболее известных исследователей, кто подошел к проблеме коммуникаций больших организаций достаточно серьезно был Ч. Бернанд. Данный исследователь описывал коммуникацию как источник объединения людей в организации для достижения общей цели. Этот тезис до сих пор является главным определением функции коммуникаций в целом. Без общения невозможно осуществлять и само управление, так как оно строится само по себе на сложившихся формах коммуникаций в коллективе и обеспечивает формирование новых правил и форм общения, которые упрощают всю деятельность и, как следствие, управление.

Актуальность данной темы подтверждается американскими исследованиями, по результатам которых более 70% руководителей считают, что эффективность коммуникаций напрямую влияет на результат работы организации. При этом неэффективные коммуникации – основной источник возникновения проблем, как на этапе постановки целей, так и на этапе их достижения.

Объект исследования – коммуникации в организациях.

Предмет исследования – управление коммуникациями в организациях.

Цель исследования – изучить теоретико-методологические основы особенностей коммуникаций в организациях.

Для достижения целей нами были сформулированы задачи исследования:

- Изучить и проанализировать литературу по проблеме исследования

- Описать теоретико-методологические особенности коммуникаций в организации и управления ими.

Для реализации исследовательской деятельности были использованы такие методы, как анализ теоретического материала по теме исследования и его описание. Курсовая работа содержит 2 главы, заключение и список литературы, состоящий из 21 источника. Объем работы составляет 34 страниц.

Глава 1. Теоретические основы коммуникации в организации

1.1 Понятие коммуникаций в организации и их функции

Когда речь заходит о коммуникациях, то под ними подразумевают, как правило, обмен информацией между людьми в ходе осуществления совместной деятельности. Информация может носить различный характер и включать в себя любые идеи, представления, чувства, внутренние установки человека и даже его настроение. Изначально данный процесс относился именно к совместной деятельности, и только впоследствии произошла его психологическая спецификация и создание средств для нее – семиотическая спецификация. Совокупность информации, которой люди обмениваются – есть набор сведений. В этой связи, можно назвать саму коммуникацию процессом обмена информацией. В некоторых системах социально-психологических знаний весь процесс коммуникации описывают через термины из теории информации, что нельзя назвать методологически корректным. В этом подходе упускаются очень важные детали, характеризующие человеческую коммуникацию, которая не ограничивается только лишь передачей информации. Не стоит забывать и о том, что в этом случае возможно зафиксировать только одно направление потока информации, от коммуникатора к реципиенту, что формирует еще одно значительное упущение.

При всяком рассмотрении человеческой коммуникации с точки зрения теории информации фиксируется лишь формальная сторона дела: как информация передается, в то время как в условиях человеческого общения информация также развивается, уточняется и формируется с совершенно новой стороны.

Поэтому, не исключая возможности применения некоторых положений теории информации при описании коммуникативной стороны общения, необходимо четко расставить все акценты и выявить специфику в самом процессе обмена информацией, когда он имеет место в случае коммуникации между людьми [1, c.12].

Элементы, включенные в процесс коммуникации – это отправитель, сообщение, канал, получатель.

Отправитель – это человек, создающий или собирающий информацию и передающий ее.

Сообщение – это сама информация, которая закодирована в виде различных символов.

Канал – это то, что служит средством передачи данной информации.

Реципиент (получатель) – это человек, который получает данную информацию.

Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал, получатель.

Отправитель – лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее [2, c.21].

Коммуникации можно классифицировать по типу объектов и по степени формализации.

По типу объектов:

-организация – внешняя среда;

-межуровневая (восходящая);

-межуровневая (нисходящая);

-горизонтальная;

-руководитель – подчиненный;

-руководитель – рабочая группа.

По степени формализации:

-формальные коммуникации;

-неформальные коммуникации.

Управление должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации деятельности:

• организацию коммуникативных сетей;

• повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;

• полноценное использование информации для решения задач управления.

Эти задачи связаны со своеобразной группой психологических факторов - познавательно-коммуникативных. Совершенствование этой группы психологических факторов повышает эффективность управления.

Информационное сообщение – это то, что содержит информация, которую передали при осуществлении коммуникации от одного человека к другому. Каналом коммуникации обозначается направление движения информации. Когда этих сообщений много и они однородны по своему содержанию – это называют коммуникативной цепью. Сами информационные сети могут быть индивидуальные и предназначаться одному лицу, либо групповые и предназначаться группе лиц. Данные сети могут осуществлять разнообразные функции по информационному обмену и называются информационной ролью.[3, с. 27]

В любой организации есть своя схема циркуляции информации. Это переплетенная система всех информационных потоков, которые распространяются по нужным элементам организации и тем самым обеспечивают ее деятельность. Как именно функционирует коммуникативная сеть определяет сама структура организации и принятые внутри нее отношения между подразделениями. Из чего следует, что основа циркуляции информации лежит в организационно-правовой плоскости.

Фактическая картина передачи информации может не совпадать с той, которая заложена изначально. Причиной этому могут служить многие психологические факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение новых, их изменение (ослабление или усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др. Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации [4 c.17].

Умелый руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния психологических факторов на коммуникации. К. Киллен, изучавший этот вопрос, пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения с человеком, целящимся в вас из винтовки. До тех пор, пока этот человек относится к вам как к врагу, вряд ли удастся с ним эффективно общаться. Однако глубокое взаимное уважение отправителя и получателя сообщений чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение даже самых трудных проблем».

Большое внимание следует уделять межличностным отношениям как внутри коллективов, так и между руководителями разных служб и подразделений, работать над преодолением психологических барьеров, основанных на взаимном отсутствии доверия, единства подходов к работе, утаивании информации, нездоровой конкуренции, сдерживании подключения новых каналов коммуникации или, что хуже, пользовании нелегальными каналами.

На межличностных отношениях сказывается то, как развиты по факту и как развиваются у сотрудников организации коммуникативные способности и навыки: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др. Срывы могут возникать и из-за перегрузки отдельных точек, лиц в коммуникативных сетях, превышающей их психологическую пропускную способность. Когда большие потоки информации одновременно направляются на одно лицо, то риск возникновения срыва повышается в разы. Надо также понимать, что у лиц с более развитыми коммуникативными навыками психологическая пропускная способность выше, чем у тех, кто имеет неразвитые навыки и барьеры в коммуникации.

Коммуникативный процесс включает следующие этапы:

1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть ее изложения.

2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом – необходимо использовать сочетание разных каналов.

3. Передача информации – непосредственно передача конкретной информации.

4. Декодирование  (расшифровка) – на этом этапе осуществляется перевод информации отправителя в информацию получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами [5 c. 46].

Иногда в процессе коммуникации может возникнуть «шум», источниками которого являются:

-язык (вербальный и невербальный);

-различия в восприятии информации;

-различия в статусе.

Коммуникационный шум – это любое проявление вмешательства в процесс самой коммуникации, которое вызывает искажение передаваемой информации. Важно учитывать, что нельзя абсолютно избежать шума. На разных этапах коммуникации он присутствует всегда, следовательно информация, которая передается, всегда так или иначе искажается. При высоком уровне шума возможна не только явная потеря смысла информационного обмена, но и блокировка самой попытки установить этот обмен. Задачей руководителя будет является максимально снижение уровня шума, чтобы искажение информации не влияло на достижение целей коммуникации.

Цель коммуникации – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

-монолога – информации, поступающей от отправителя к получателю;

-диалога – информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю;

-обратной связи как реакции на полученную информацию.

Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов. 

1.2 Способы коммуникации

Начнем с перечисления основных способов передачи информации:

-разговорный (устный, вербальный);

-письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);

-невербальный (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения)[6 c. 43]

Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса. Известно, что использованию речи сопутствуют процессы, препятствующие достижению взаимопонимания: возможность использования двух типов значений: денотативных (формальные определения, дефиниции: «молоток» - инструмент для забивания гвоздей) и коннотативных (связанных с эмоциональными ассоциациями: «молоток» - нечто тяжелое, холодное); полисемия (многозначное толкование одного и того же слова) и синонимия (использование разных слов для обозначения одного и того же явления).