Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Назначение учетных регистров).pdf

Предприятие должно обеспечить предотвращение несанкционированного и незаметном исправлению записей в регистрах бухгалтерского учета, а также надлежащее их хранение в течение установленного срока.

Учетные регистры хранятся в течение трех лет при условии завершения проверки государственными налоговыми органами, соблюдение налогового законодательства.^[39]

Регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Должностное лицо предприятия имеет право в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, снять копии регистров, изымаемых при этом обязательно составлять реестр документов, изымаются.

Записи в учетные регистры могут быть простыми и копировальные. Простыми являются записи, которые осуществляются только в одном экземпляре. Копировальные записи применяют в том случае, когда необходимо иметь копию записи. Копировальные записи могут вестись в ручном или (автоматическом) режимах.^[40]

При ручном способе записи осуществляют с помощью копировальной бумаги. При использовании вычислительной техники копирование информации осуществляется в автоматическом режиме.

Порядок отражения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, применяемой на предприятии. Так, при мемориально-ордерной форме операции сначала отражают в регистрах синтетического учета, а потом - аналитического.^[41]

При журнально-ордерной форме текущий учет операций осуществляется одновременно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а по отдельным объектам учета - также синтетического и аналитического учета.

При переносе информации в учетный регистр из документа, в последнем делают соответствующую отметку, удостоверяющий заключение учетной процедуры документа и имеет контрольное значение.^[42]

В конце каждого месяца учетные регистры закрывают. Эта процедура включает подсчеты итогов по дебету и кредиту и сальдо по каждому синтетическим и аналитическим счетом.^[43]

Итоговую информацию переносят в регистры, на основе которых составляют отчетность. Важным при этом является система контроля записей, которая основывается, как правило, на взаимосвязях и взаимоконтроля данных учетных регистров. Так, общий итог оборотов по синтетическим счетам за отчетный период, показанных в оборотной ведомости по синтетическим счетам, должна совпадать с итогом Журнала регистрации операций.

Ответственность за ведение регистров бухгалтерского учета возложена на лиц, которые их составляли и подписывали. На предприятии должна быть организована аккуратная система хранения регистров, не допускающая их несанкционированного исправления. Информация, находящаяся в учетных регистрах, является охраняемой коммерческой тайной.^[44]

Знание порядка регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах имеет большое значение для формирования своевременной и достоверной информации на предприятии и предоставления ее пользователям.

2.2 Бухгалтерские ошибки, их виды и причины появления

При ведении бухгалтерского учета могут быть допущены различные ошибки. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского и налогового учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Ошибки могут быть обнаружены как бухгалтерскими работниками самостоятельно, как в результате проведения сверки с контрагентом илив процессе осуществления арифметического контроля, так и при аудиторских и налоговых проверках^[45]

Учетные регистры, как и документы должны вестись аккуратно, без помарок и подчисток. Записи в учетных регистрах должны быть обязательно проверены путем сопоставления данных синтетических и аналитических учетных регистров, так как их итоговые данные служат исходным материалом для составления отчетности. Обороты и остатки обязательно должны сверятся на 1-ое число каждого месяца независимо от их сверки в течении отчетного периода.

При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется: сплошная проверка (пунктировка записей), выборка, просмотр первичных документов^[46]

Исправление ошибки в регистре бухгалтерского или налогового учета должно быть обосновано и подтверждено подписью ответственного лица, внесшего исправление, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления.

Ошибки в первичных документах приводят к искажению данных бухгалтерского учета.

Ошибка в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности организации может быть обусловлена, в частности:

• неправильным применением законодательства о бухгалтерском учете и нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
• неправильным применением учетной политики организации;
• неточностями в вычислениях;
• неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности;
• неправильным использованием информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
• недобросовестными действиями должностных лиц организации.

Не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности организации, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности.^[47]

В тексте и цифровых данных учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

2.3 Исправление ошибок в учетных регистрах

При множестве записей, имеющих место на предприятиях, ошибки в документах и регистрах неизбежны. При обнаружении расхождений и ошибок в учетных регистрах их следует исправлять.^[48]

Применяется несколько способов проверки правильности сделанных записей. Например, сличают данные документов с записями в учетных регистрах сплошным или выборочным порядком, сверяют итоги по корреспондирующим счетам и т.д. Ошибки должны быть исправлены до составления бухгалтерской отчетности.

Ошибки в учетных регистрах исправляют корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».^[49]

Существуют три способа исправления ошибок: корректурный, отрицательных чисел (красное сторно) и дополнительной записи.

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.^[50]

Неправильный текст и (или) цифры зачеркиваются одной чертой таким образом, чтобы можно было прочесть исправленное, затем над зачеркнутой записью надписывается правильный текст и (или) цифры. Корректировка подтверждается фразой «Исправленному верить» и подписью лица, внесшего поправку, с указанием даты внесения верной информации.

Корректурным способом пользуются в случаях допущенных описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке.^[51]

Корректурный способ предполагает зачеркивание в документах или учетных регистрах неправильного текста или суммы и написание над зачеркнутыми правильного текста или суммы. Корректурный способ исправления ошибок применяют только в том случае, если ошибка обнаружена до составления бухгалтерского баланса и когда ее исправление не требует изменения указанной корреспонденции счетов.

Способ «красное сторно» представляет собой порядок исправления ошибок, допущенных при составлении бухгалтерских проводок. При этом способе неправильная запись повторяется красными чернилами. Вместо красных чернил можно применять обычные, но в этом случае исключаемая сумма берется в рамку. В современных условиях автоматизированного учета сумма обозначается знаком «минус». Указанные записи называются сторнировочными.^[52]

Способом отрицательных чисел пользуются не только для исправления ошибок, но и при обычной записи, например в случае необходимости уменьшения суммы по ранее составленной корреспонденции счетов, отражения торговой скидки и наценки по реализованным товарам.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции.^[53]

Дополнительная запись делается в той же корреспонденции счетов, в какой была отражена предыдущая сумма.

Применение сторнировочных и дополнительных бухгалтерских проводок обеспечивает достоверный подсчет сумм оборотов на счетах и правильную корреспонденцию счетов между ними, а также соблюдение экономической сущности отражаемых хозяйственных операций.^[54]

Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета в зависимости от времени ее обнаружения. Если ошибка обнаружена до окончания отчетного года, то исправления вносятся в том месяце отчетного периода, когда она выявлена.

Если ошибка выявлена после окончания года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, она исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за 31 декабря отчетного года - года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указание даты исправления.^[55]

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, но до даты утверждения такой отчетности в установленном законодательством порядке, исправляется в учетных регистрах так же.

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим регистрам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде.^[56]

Если существенная ошибка была допущена до начала самого раннего из представленных в бухгалтерской отчетности за текущий отчетный год предшествующих отчетных периодов, корректировке подлежат вступительные сальдо по соответствующим статьям активов, обязательств и капитала на начало самого раннего из представленных отчетных периодов.

Если ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, не является существенной, то она исправляется записями по соответствующим регистрам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена..^[57]

Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности.

Для снижения количества ошибок или их исключения администрация предприятия должна создавать нормальные условия работы лицам, имеющим отношение к сбору и обработке учетной информации, следить за исправностью вычислительной техники, заботиться о повышении квалификации учетных работников.^[58]

Исправление допущенных в бухгалтерских регистрах ошибок зависит от их характера и периода обнаружения. В данном параграфе рассмотрена техника ведения учетной регистрации, а также типичные ошибки, связанные с составлением, применением и хранением бухгалтерских регистров.

Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, стронирующих проводок.^[59]

Учетные регистры, как и документы должны вестись аккуратно, без помарок и подчисток. Записи в учетных регистрах должны быть обязательно проверены путем сопоставления данных синтетических и аналитических учетных регистров, так как их итоговые данные служат исходным материалом для составления отчетности.

Исправление ошибок в документах состоит в том, что выявленные в документах ошибки в результате арифметической проверки и проверки по существу исправляют в соответствии с требованиями.