Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Назначение учетных регистров).pdf

Обязательным правилом является соблюдение равенства сальдо и итогов оборотов по дебету и кредиту регистров аналитического и синтетического учета.

Записи в учетных регистрах могут осуществляться в хронологическом или систематическом порядке, отсюда и их название.

Хронологические регистры предусматривают записи по мере поступления документов без определенной их группировки по счетам.^[17]

Примером хронологического регистра является журнал учета поступающих грузов, в котором ведется учет товарно-транспортных документов поставщиков на отгруженные товары. Покупатель регистрирует их в журнале по мере получения и проверки достоверности документов.

Систематические регистры применяются для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов.^[18]

Систематические записи производятся во всех регистрах синтетического учета, но самым типичным является Главная книга, в которой вся информация по предприятию группируется по дебету и кредиту счетов синтетического учета.

Во многих регистрах сочетаются хронологические и систематические записи, поэтому они называются комбинированными. Применение хронологических и систематических записей в одном регистре позволяет сокращать количество записей, повысить степень контроля информации.^[19]

Дальнейшее развитие автоматизации учета расширяет рамки использования комбинированных регистров.

Регистрация данных в учетных регистрах может осуществляться вручную или при помощи компьютеров. Современный уровень бухгалтерского учета и средств вычислительной техники позволяет автоматизировать многие, если не все участки учетного процесса.^[20]

Если бухгалтерский регистр составлен в электронной форме, субъект по требованию уполномоченных органов обязан распечатать его на бумажном носителе.

1.3 Формы учетных регистров

Учетные регистры имеют строго определенные построение, реквизиты, совокупность которых определяют форму каждого из них. В практике бухгалтерского учета применяется большое количество разнообразных регистров. Учетные регистры классифицируются по различным признакам. (Приложение 1)

Все учетные регистры целесообразно разделить на четыре группы по следующим признакам:

• по внешнему виду;
• по степени обобщения (по объему содержания);
• по назначению и характеру записей;
• по форме.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

• бухгалтерские книги;
• карточки;
• свободные листы^[21]

В настоящее время на предприятиях всех форм собственности применяется пять форм учета:

1) упрощенная;

2) мемориально-ордерная;

3) сокращенная журнально-ордерная;

4) полная журнально-ордерная;

5) автоматизированная.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются следующие:

• количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид;
• взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
• последовательность и способы записей в учетные регистры;
• степень использования средств механизации и автоматизации

в бухгалтерском учете.^[22]

Мемориально-ордерная форма представляет собой систему отражения данных первичных документов в мемориальных ордерах по мере совершения операций после предварительной группировки данных документов в накопительных ведомостях.

Журналы-ордера – учетные регистры хронологической регистрации хозяйственных операций синтетического и в ряде случаев аналитического учета. Записи в них производятся по мере поступления первичных документов или итогами за месяц из накопительных ведомостей. корреспонденции с дебетуемыми счетами. Это достигается использованием шахматной формы журналов-ордеров.^[23]

Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы бумаги со специальным графлением. Все страницы в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы и заключены в переплет. На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера (или другого уполномоченного лица) делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано …страниц (листов)».^[24]

При журнально-ордерной форме - полной и сокращенной, учет ведется в журналах-ордерах по кредитовому признаку, т.е. отражаются суммы по кредиту счетов. Параллельно ведутся ведомости к журналам-ордерам по дебетовому признаку. Записи и в журналы-ордера, и в ведомости осуществляются в хронологическом порядке по датам совершения хозяйственных операций.

При большем объеме книги и значительном количестве учитываемых в ней различных объектов составляется оглавление, а в необходимых случаях и перечень объектов в алфавитном порядке. Книги открываются в начале каждого года сроком на год.^[25]

Свободные листы представляют собой определенным образом разграфленные таблицы, предназначенные для записи хозяйственных операций. Таблицы в виде свободных листов широко используют для ведения ведомостей журналов- ордеров, машинограмм и магнитных носителей.

Карточки – это отдельные таблицы на плотной бумаге. Чаще всего карточки применяются в качестве регистров аналитического учета и хранятся в картотеке. При открытии карточек их регистрируют в специальном регистре.^[26]

По объему содержания учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета. Они различаются: степенью подробности содержащихся в них сведений, а также группировкой показателей.

В синтетических регистрах записи ведут в денежном выражении с указанием даты, номера документа, но, как правило, без пояснительного текста. К таким относятся Главная книга и большинство журналов-ордеров.^[27]

Структура синтетических регистров прежде всего зависит от формы бухгалтерского учета, а большинство аналитических регистров от характера отражаемых и получаемых в них показателей.

Регистры аналитического учета предназначены и используются для отражения однородных операций по отдельным аналитическим счетам. Каждая операция отражается в регистрах данного вида не только в денежном, но и в натуральном выражении.^[28]

По принципу группировки или последовательности записей регистры бухгалтерского учета подразделяются на хронологические, систематические, комбинированные.

Хронологическими называются регистры, назначением которых является регистрация операций в порядке хронологической последовательности их выполнения и оформления.

Систематическими называются учетные регистры, в которых выполняется группировки однородных операций на синтетических и аналитических счетах.

При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается использование хронологических и систематических записей.^[29]

Все они являются материальными носителями синтетического учета.

Аналитические учетные регистры - это регистры, в которых учет ведется по аналитическим счетам.^[30]

Данные подают в натуральных, трудовых и стоимостных измерителях. К таким регистрам относятся книги, карты. В этих регистрах учитывают специфику учитываемых объектов.

В бухгалтерском учете практикуется применение и такого вида учетных регистров, как комбинированные регистры систематического учета, объединяющие синтетические и аналитические записи. Использование комбинированных регистров способствует более оперативному получению хронологических и систематических данных или показателей синтетического и аналитического учета вместе, что дает более полное представление об осуществленных операциях.^[31]

По строению учетные регистры делятся на односторонние, двусторонние, многографные и шахматные.

В односторонних учетных регистрах подают данные о хозяйственной операции, сумму которой записывают по дебету или по кредиту соответствующего счета. Двусторонние учетные регистры состоят из двух частей: в одной подают данные о дебетовых обороты на счете, а во второй - о кредитовые обороты на этом счете. Двусторонняя строение регистров характерна для Главной книги.

Многографные учетные регистры - это регистры, в которых один из граф разделена на несколько граф. К такого вида учетных регистров принадлежит Журнал-ордер, где отдельные графы используют для аналитического учета по счетам, суммы которых группируются по определенным показателям.^[32]

Шахматные учетные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи в таких регистрах делают в ячейке, что на пересечении столбца и строки таблицы, которые соответствуют разрешении и кредитовому оборота на соответствующих счетах. Такое строение значительно сокращает количество записей, поскольку двойная запись здесь осуществляется в один рабочий прием, усиливает текущий контроль отражения операций и повышает аналитические возможности бухгалтерского учета. По такому принципу построены журналы-ордера.

Таким образом, можно отметить, что в практике бухгалтерского учета все счета, на которых осуществляется экономическая группировка и текущий учет, непосредственно ведутся в учетных регистрах. Изучив содержание учетных регистров, можно сделать вывод, что они представляют собой специальную таблицу, предназначением которой является отображение документально оформленных всех хозяйственных операций, которые имеют место на предприятии.

Разработанные формы бухгалтерских регистров должны утверждаться лицом или органом, ответственным за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности и прилагаться к учетной политике субъекта за соответствующий учетный год.

2. Техника учетной регистрации

2.1 Техника ведения регистров бухгалтерского учета

Под техникой бухгалтерского учета понимается совокупность приемов и средств, с использованием которых осуществляется регистрация учетной информации из первичных документов.^[33]

Учетные регистры являют собой различные бухгалтерские книги, отдельные карточки, листы-ведомости. Бухгалтерские книги состоят из отдельных листов, прошитых и пронумерованных. На последнем листе книги указывается количество листов, книга подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и скрепляется печатью организации.

Хозяйственные операции отображаются в учетных регистрах во время поступления первичных документов или итогами за месяц, в зависимости от характера и содержания операций. Информация в учетные регистры переносится после проверки первичных документов. (131)^[34]

Вся информация, отраженная в первичных документах, должна вноситься в учетные регистры в строгой хронологической последовательности в соответствии с бухгалтерскими счетами.

Требование к записям в учетных регистрах – они должны быть краткими, четкими, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги.Мельников С.49^[35]

Хозяйственные операции в учетные регистры записывают только на основании надлежаще оформленных и обработанных документов чернилами темного цвета или пастой шариковых ручек, машинными средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение длительного времени и предотвращали бы внесение несанкционированных и незаметных исправлений.^[36]

Перенос информации из первичных документов в учетные регистры должен осуществляться в порядке поступления документов к месту обработки в соответствии с утвержденным планом-графиком документооборота.

После регистрации всех данных документы подшиваются с указанием регистра, к которому относятся. В самих же регистрах подводят итоги сумм по вертикали и горизонтали, сверяя данные синтетического и аналитического учета. ^[37]

Ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие эти регистры в соответствии с служебных обязанностей каждого работника.

Записи хозяйственных операций должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

В случае составления и хранения регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных и других соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.^[38]