Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Порядок приема и выдачи наличных денег и оформление кассовых документов).pdf

Счет 50 в зависимости от источников поступления и расходования денежных средств корреспондирует с разными счетами .

Кассовые операции осуществляют бухгалтеры-кассиры, являющиеся материально-ответственными лицами, продавцы, продавцы-консультанты и другие лица в соответствии с должностной инструкцией.

Не допускается передоверие кассиром выполнения порученной работы другим лицам.

Генеральный директор Общества, руководители обособленных структурных подразделений обеспечивают сохранность наличных денег и других ценностей, находящихся в кассе Общества, а также при доставке их из банка (в банк).

Все наличные деньги и другие ценности Общества хранятся в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются.

Запрещается хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих Обществу и его подразделениям. Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей от помещений касс в опечатанном виде хранятся у генерального директора, руководителей обособленных подразделений: филиала «Белшина-агро», ЖЭУ, санатория «Шинник», УТ и ОП. При обнаружении утраты ключей генеральный директор, руководители обособленных структурных подразделений ЖЭУ, УТиОП, санатория «Шинник» и филиала «Белшина-агро», сообщают о происшествии в органы внутренних дел и принимают меры к немедленной замене замков металлического шкафа или сейфа.

Работникам УБУиО, УТиОП, филиала «Белшина-агро», санатория «Шинник», ЖЭУ, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не допускается исполнение обязанностей кассиров, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которое можно возложить обязанности кассира.

Не реже одного раза в квартал проводятся выборочные инвентаризации денежных средств и других ценностей в кассах общества, расположенных в объектах в г. Бобруйске. Инвентаризации денежных средств и других ценностей в кассах общества, расположенных в других населенных пунктах (в торговых павильонах розничной торговли и фирменном магазине в г. Витебске), в целях экономии денежных средств на командировочные и транспортные расходы проводятся не реже одного раза в полугодие. Дополнительные внезапные инвентаризации касс могут проводиться комиссиями, направляемыми в торговые павильоны и региональные склады, для проведения инвентаризации готовой продукции и товаров. Инвентаризацию кассы проводит комиссия, назначенная приказом генерального директора. При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денежных средств объясняются обстоятельства их возникновения.

Кассовые операции, наличие и движение денежных средств в иностранной валюте ведутся обособленно на отдельном субсчете 50.4 в регистре бухгалтерского учета, применяемого для учета поступлений и выдачи наличных денег в центральной кассе Общества.

Лимит остатка кассы в иностранной валюте, определен приказом руководителя общества от 25.02.2014 г. № 213, с учетом изменений и дополнений.

Выдача наличной иностранной валюты на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, может производиться за счет возврата ранее полученных, с текущего (расчетного) счета в иностранных валютах Общества и выданных на эти цели средств, хранящихся в кассе Общества, в пределах установленного лимита.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства без подписи главного бухгалтера (лица им уполномоченного) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Ответственными за соблюдение законодательства о порядке ведения кассовых операций являются начальник отдела сводно-балансовых операций и отчетности, бухгалтеры-кассиры и другие должностные лица в соответствии с их должностными инструкциями.

Контроль за ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера Общества и главных бухгалтеров обособленных структурных подразделений УТиОП, филиала «Белшина-агро», ЖЭУ, санатория «Шинник».

2.3 Особенности учета кассовых операций в условиях машинной обработки информации

Комплекс задач финансово-расчетных операций охватывает автоматизацию той части операций бухгалтерского учета, которая связана с денежными средствами, финансированием, фондами, резервами, использованием прибыли и т.п. Эти операции могут проводиться как на одном рабочем месте, так и на рабочих местах, связанных друг с другом. Отсюда следует, что организация базы данных этого пакета должна предусматривать централизованную и распределенную обработку данных.

Пакет комплекса задач финансово-расчетных операций включает работы, которые могут выполняться независимо друг от друга.

Это кассовые и банковские операции, операции с подотчетными лицами, депонентами, дебиторами и кредиторами, по финансированию и др.

Выполнение технологической процедуры ввода информации осуществляется на основе обработки первичных документов (платежных и инкассовых поручений, платежных требований, приходных и расходных ордеров и др.) Ведение информационной базы включает операции регистрации и контроля первичных документов, обеспечение хранения информации. Важным моментом является организация рационального хранения и своевременного резервного копирования информации. Для сокращения сроков обработки данных используется нормативно-справочная информация, которая вводится один раз, а затем многократно используется.

Бухгалтерские проводки по финансово-расчетным операциям формируются на основе справочника типовых хозяйственных операций.

В ОАО " Белшина" ведется учет не только в национальной денежной единице, но и в иностранных валютах. С помощью справочника "Валюты" производится регистрация текущих курсов валют, пересчет и разнесение по счетам бухгалтерского учета курсовых разниц по валютным операциям.

Работники УБУиО, должностными обязанностями которых предусмотрена работа с первичными документами, проверяют поступающие документы по форме (заполнение всех реквизитов, правильность пересчета натуральных показателей в стоимостные, правильность внесенных исправлений и т.п.) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей и т.д.).

Документы, составленные с нарушением установленного порядка их оформления должны возвращаться для их доработки и правильного оформления.

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы контрольно-ревизионному отделу (службе безопасности) Общества для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Если оригинал документа используется в других подразделениях или в разных отделах УБУиО на копии документа должна быть отметка о местонахождении оригинала.

В рамках автоматизированной информационной системы управления должна быть обеспечена сохранность и целостность данных бухгалтерского учёта в электронном виде в течение всего срока эксплуатации информационных систем, но не менее срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях.

Доступ к данным бухгалтерского учёта в электронном виде ограничивается на уровне прав доступа, реализуемых средствами информационных систем исходя из должностных обязанностей и полномочий пользователей.

В случае внесения изменений в систему, после составления отчетности ежемесячной, квартальной, годовой, справку, для внесения исправлений принимать к исполнению только с визой главного бухгалтера.

Экземпляры первичных учетных документов, предназначенные для обработки в информационных системах, хранятся в УИКО, в течение 3 лет со дня последней проверки ИМНС. Ответственность за организацию и обеспечение выполнения указанных требований возлагается на начальника УИКО.

Первичные учетные документы могут быть изъяты органами, которым в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, предоставлены соответствующие полномочия, на основании предоставленных ими постановлений с ведома генерального директора. Выемка производится с оформлением акта выемки с указанием даты выемки и подписей на нем лица, произведшего выемку, главного бухгалтера Общества или его заместителей или руководителя подразделения, в котором она производится.

При этом лица, подписавшие акт выемки, обеспечивают наличие в делах Общества копий изъятых документов.

В ОАО "Белшина" используется автоматизированная форма бухгалтерского учета: 1С: Бухгалтерия.

«1С: Бухгалтерия» является универсальной системой для автоматизации ведения всех видов бухгалтерского учета. Она может поддерживать различные системы учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.

«1С: Бухгалтерия» имеет две части: собственно программа и база данных, которые имеют различные функции. Программа определяет способ обработки информации. База данных - это место накопления и отражения этой информации. [ 4, c. 28]

Возможности программы «1С: Бухгалтерия»:

-автоматизация всех участков бухгалтерского учета;

-многоуровневые планы счетов и возможность использования нескольких планов-счетов;

-многомерный и многоуровневый аналитический учет, количественный учет, многовалютный учет;

-ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, в том числе со сложными проводками, контроль корректности проводок;

-ввод, хранение и печать любых первичных документов;

-формирование и печать разнообразных отчетов;

-учет по нескольким предприятиям и др.

«1С: Бухгалтерия» автоматизирует ведение всех разделов бухгалтерского учета:

-операции по банку и кассе;

-ОС и нематериальные активы;

-материалы и МБП;

-товары и услуги, выполнение работ;

-учет производства продукции;

-учет валютных операций;

-взаиморасчеты с организациями;

-расчеты с подотчетными лицами;

-расчеты с бюджетом и др.

При подключении объектов розничной торговли к программе 1С Предприятие ведение книги кассира осуществляется с помощью программно-технических средств. При этом кассир (бухгалтер-кассир, продавец-кассир) обеспечивает заполнение всех реквизитов, предусмотренных в форме книги кассира. Листы книги кассира формируются в виде выходной формы «Вкладной лист книги кассира». В последней выходной форме «Вкладной лист книги кассира» за каждый месяц печатается общее количество листов книги кассира за каждый месяц, а в последней такой форме за календарный год – общее количество листов книги кассира за год. Нумерация листов книги кассира в выходных формах осуществляется в порядке возрастания с начала года. Выходные формы «Вкладной лист книги кассира» брошюруются в хронологическом порядке в течение года. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя юридического лица и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью юридического лица либо подписью индивидуального предпринимателя.

Исходной информацией в «1С: Бухгалтерия» является операция, отражающая реальную бухгалтерскую операцию, произведенную на предприятии. Каждая операция может содержать бухгалтерские проводки для отражения совершённой хозяйственной операции в бухгалтерском учёте.

Операции могут формироваться автоматически на основе вводимых документов или вводиться вручную. Программа позволяет автоматически выполнять регламентные операции, такие как переоценка валюты, формирование финансовых результатов и т.д.

«1С: Бухгалтерия» позволяет автоматизировать подготовку первичных документов:

- платежные поручения;

- счета на оплату, счета-фактуры;

- приходные и расходные кассовые ордера;

- акты, накладные, требования, доверенности и др. Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным реквизитам.

«1С: Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации:

а) отчеты по синтетическому учету: оборотно-сальдовая ведомость, шахматная ведомость, главная книга, журнал- ордер и ведомость по счету, анализ счета, карточка счета;

б) отчеты по аналитическому учету: оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учёта, журнал-ордер в разрезе объектов аналитики, анализ счета в разрезе объектов аналитики;

в) отчеты по разделам учёта: анализ объекта аналитики по счетам, карточка операций по объекту аналитики, кассовая книга, книги продаж и покупок, отчёты по ОС и НМА, расчёты по заработной плате и др.;

г) формирование регламентированной отчётности: ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности, а также отчётов в фонды, в «Ручном» режиме заполнения отчётов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производственные показатели, в «Автоматическом» режиме программа заполняет отчеты на основании введённых за период хозяйственных операций. [6, c.44 - 45]

Переход от мемориально-ордерной или журнально-ордерной к автоматизированной форме учета, а также изменение автоматизированной системы бухгалтерского учета являются сложными и достаточно ответственными процессами. Результаты зависят прежде всего от личной заинтересованности, личного участия главного бухгалтера. [5, c.75 - 76]

Заключение