Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Порядок приема и выдачи наличных денег и оформление кассовых документов).pdf

1.2 Порядок ведения кассовой книги и хранения денежных средств

Движение наличных денег отражается в кассовой книге. Кассовая книга формы КО-4 утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 №43. Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета к счету 50 “Касса”. На предприятии должна быть только одна книга.(3) Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Одна из них остается после заполнения в кассовой книге, а вторая часть — отчет кассира – отрывная часть. Лист кассовой книги заполняется под копировальную бумагу шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому приходному или расходному кассовому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег на следующее число и передает в бухгалтерию отчет вместе с приложенными к нему документами под расписку на первом экземпляре кассовой книги. При совершении операций за день на общую сумму, не превышающую двух минимальных зарплат, разрешается кассовые отчеты составлять не ежедневно, а за 5 дней с выделением остатка денег на каждый день.

В период выдачи наличных денег на оплату труда, пенсий, пособий, дивидендов остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым ордерам.

По строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости.

При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге.

Платежная ведомость на оплату труда должна храниться в кассе для подтверждения отсутствия недостачи.

По окончании года листы брошюруются, книга опечатывается, общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

С согласия кассира и при условии сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы “Вкладной лист кассовой книги”. Одновременно с ней формируется машинограмма “Отчет кассира”. Обе они должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. При таком варианте кассир должен проверить правильность записей в машинограмме и подписать их, так как вся ответственность за ним сохраняется.

1.3 Инвентаризация наличных денежных средств в кассе и отражение ее результатов в учете

Методика проведения и оформления результатов проверки наличных денег, денежных документов и бланков строгой отчетности.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций не реже одного раза в квартал производится инвентаризация денежных средств в кассе и других ценностей. Сроки проведения ревизии кассы устанавливает руководитель. Он назначает комиссию, которая по итогам работы составляет акт инвентаризации наличных денег и других ценностей. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе комиссии. [ 5 ]

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет отчет. В него включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

Никакие подписки и помарки делать в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом. Кассир также дает расписку комиссии в том, что все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и на момент инвентаризации в кассе не имеется неоприходованных или не сданных в расход денег.

Проверяется правильность составления отчета кассира и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов необходимо сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журнале регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

После проверки правильности выведения остатка по кассовому отчету производится полный полистный пересчет наличных денег, включая и находящиеся в опечатанных банком пачках.

Во время инвентаризации операции по выдаче и приему денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Результаты инвентаризации оформляют актом и подписываются всеми членами комиссии и ответственным лицом, и доводятся до сведения руководителя организации.

В нем сопоставляют фактическое наличие с учетными данными и выявляют излишек или недостачу денег. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

Контроль над соблюдением правил ведения кассовых операций осуществляют финансовые органы местных исполнительных органов власти, налоговые органы по месту регистрации предприятия, а так же банки. [ 7 ]

На основании акта проверки предприятия, проведенной учреждением банка, последним направляется налоговые органы по месту регистрации хозяйства в качестве плательщика соответствующее уведомление.

Налоговыми органами принимаются решения о взыскании с таких предприятий штрафных санкций. Размеры финансовых санкций за нарушение правил ведения кассовых операций приводятся в «Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь» утвержденной постановлением правления Национального Банка Республики Беларусь от 27.06.2013 № 125 [ 7].

Результат инвентаризации соответственно отражаются в учете. Руководитель предприятия принимает решение по результатам инвентаризации после получения письменного объяснения кассира о причинах допущенных расхождений. Если излишек или недостача — следствие злоупотреблений кассира, то его отстраняют от занимаемой должности.

Если был обнаружен излишек денежных средств, то он относится на финансовый результат и составляется корреспонденция Дт 50 Кт 99.

При обнаружении недостачи производится запись по дебету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», и кредиту 50 « Касса».

В том случае, если установлено виновное лицо, то сумма недостачи относится за его счет и списывается Дт 73 Кт 94.

В данном случае материально ответственное лицо возмещает сумму недостачи и процент от этой суммы. Процент определяется с учетом ставки рефинансирования (учетной ставки) НБРБ.

Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств

Для обеспечения сохранности наличных денег в кассе предприятия необходим правильный подбор помещений, сейфов, тщательный подбор кассиров, их инструктаж, заключение с ними договоров о полной материальной ответственности, периодические инвентаризации наличных денег.

Руководители предприятий обязаны создавать условия, обеспечивающие сохранность денежных средств в кассе. Так, помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Посторонние лица в кассу не допускаются.

Все ценности в кассе должны храниться в сейфах или специальных несгораемых шкафах, которые по окончании рабочего дня кассир закрывает ключом и опечатывает своей сургучной печатью. Ключи от сейфа и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете – у руководителя предприятия. В кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие предприятию. Если в силу каких-либо причин обнаружена утрата ключа от сейфа, руководитель предприятия должен сообщить о происшедшем в орган внутренних дел и принять меры к немедленной замене замка, металлического шкафа или сейфа. [ 2, c. 56]

Перед открытием помещения кассы, металлических шкафов, сейфов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

Руководитель предприятия обязан обеспечить дополнительные меры сохранности транспортируемых крупных сумм при доставке наличных денег из банка или сдаче в банк, предоставлять кассиру сопровождающего и в случае необходимости – транспортное средство, а в иных случаях (1000 и более базовых величин) вплоть до организации их сопровождения специализированными подразделениями милиции.

Требования по технической укрепленности и оборудованию помещений касс предприятий техническими средствами охранной, тревожной и пожарной сигнализации определяются с участием представителей предприятия и областного (Минского городского) управления объединения «Охрана» при Министерстве внутренних дел Республики Беларусь.

Страхование наличных денег кассы предприятия осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В качестве примера регистров журнально-ордерной формы бухгал­терского учета приведена Ведомость № 1 по дебету счета 50 "Касса" и Журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса" (рис. 1 и рис. 2) [5, с. 179].

Рисунок 1. Форма Ведомости № 1. [5, с. 179]

Журнально-ордерная форма учета приведена на рисунке 7.

Таким образом, журнально-ордерная форма бухгалтерского учета основана на прин­ципе накапливания данных первичных документов для получения необходимых показателей синтетического и аналитического учета. По сравнению с другими формами ведения учета вручную при журнально-ордерной форме уменьшается объем учетной работы в связи с упразднением мемо­риальных ордеров, регистрационного журнала, карточек аналитического учета и оборотных ведомостей, а также в связи с регистрацией только кредитовых оборотов облегчается составление отчетности.