Файл: Документирование и инвентаризация (Документ как элемент метода бухгалтерского учета).pdf

Руководитель предприятия несет ответственность за правильность и своевременность осуществления инвентаризации имущества.^[42]

Главный бухгалтер, руководители подразделений и соответствующих служб обязаны контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.^[43]

Фактическое наличие имущества определяют путем обязательного подсчета, взвешивания или обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса или объема навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.^[44]

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевески данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.^[45]

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны опечатываться. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в трех экземплярах.^[46]

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, фиксируется отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, и перечисленное в описи имущество, наконец, принимается на ответственное хранение.^[47]

На имущество, арендованное или полученное для переработки, которое находится на ответственном хранении, составляются отдельные описи.^[48]

Бывает, что материально ответственные лица после инвентаризации неожиданно обнаруживают ошибки в описях. В таком случае важно немедленно заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия, в свою очередь, осуществит проверку указанных фактов и, если они подтвердятся, произведет исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Для того, чтобы труды комиссии и прочих принимавших участие сотрудников не прошли даром, важно грамотно и достоверно оформить результаты. Для этого существуют формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.^[49]

Свои выводы и предложения по урегулированию инвентаризационных разниц комиссия оформляет протоколом и представляет на утверждение руководителю предприятия, который в пятидневный срок рассматривает и утверждает протокол. Утверждены результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в том месяце, в котором закончена инвентаризация, но не позднее декабря отчетного года.

Результаты каждой проведенной проверки подшиваются в папку «Инвентаризация» и хранятся не менее пяти лет.^[50]

2.3 Результаты инвентаризации

Есть неписаное правило: если инвентаризация без отклонений – она прошла неэффективно; несоответствия выявлены – компания неважно ведет учет. Кажется, положительного исхода ждать неоткуда. Но где-то между бухгалтерскими и реальными цифрами скрывается истина...^[51]

Результаты инвентаризации могут быть различными.

Например:

Нет отклонений учетных и фактических данных - ни по количеству, ни по ассортименту. Также отсутствуют отклонения по качеству товаров, по снижению их ценности и пр. Комиссия констатировала состояние активов как нормальное, а по основным средствам выявила степень изношенности для того, чтобы менеджеры смогли сделать определенные выводы в плане обновления парка основных средств. Такая идеальная картина реальна там, где хорошо организована система внутреннего контроля, создан нормальный рабочий климат и разработаны эффек­тивные рычаги по отслеживанию движения ценностей в течение всего года.

Нет отклонений данных учета от фактического наличия - ни по количеству, ни по ассортименту. Но в отношении качества и покупной стоимости выявлена группа товаров, морально устаревших и не пользующихся спросом в течение более пяти лет. Эти товары описываются в отдельном приложении к инвентаризационной ведомости, определяется их дальнейшая судьба и чистая стоимость реализации. Они могут быть проданы за бесценок, утилизированы, списаны, использованы во вспомогательных производствах, в целях благотворительности или же храниться далее, несмотря на то, что расходы на их хранение могут превзойти стоимость и ожидаемый эффект от их продажи.

По всем таким выявленным случаям комиссия должна потребовать разъяснения от материально ответственных лиц и от служб, ответственных за их приобретение а также служб ответственных за их сбыт и использование.

Предприятие не выявило никаких отклонений данных учета от фактического наличия - ни по количеству, ни по ассортименту. В отношении же некоторых основных средств, комиссия констатировала необходимость осуществления мероприятий по улучшению их технического состояния, недостаточную степень эксплуатации, полный пли почти истекший срок физической эксплуатации, а также факты не использования основного средства, использование устаревших моделей, вырабатывающих неконкурентоспособную продукцию, необходимость ремонта, негодность к эксплуатации и пр.

Установлены отклонения данных учета и фактического наличия ценностей. При оформлении расхождений между фактическим наличием ценностей и данными инвентаризации предприятия используют специальные бланки. В эти документы добавлены дополнительные графы, в которые вписываются остатки из регистров бухгалтерского учета и выводятся расхождения между фактом и данными бухгалтерского учета, что приводит, при малом количестве остатков, к экономии времени, но затрудняет процесс сравнения данных, так как при сплошной инвентаризации одни и те же наименования могут быть размещены на разных страницах ведомости и бухгалтеру сложно отражать своп данные в такой ведомости.

Цель инвентаризации не только в определении, что и в каком количестве находится в распоряжении предприятия, но и в оценке стоимости имущества, а также качественных характеристик, что в совокупности должно привести к возможности принятия верных управленческих решений и по сохранению собственности, и по лучшему ее использованию, и по сокращению излишних расходов, и достижению ожидаемых доходов, а также обеспечению более полной и адекватной информацией об интересующих аспектах.^[52]

Сличительные ведомости, до представления их комиссии, должны пройти проверку и на верность данных бухгалтерского учета.^[53]

Инвентаризация предполагает работу по анализу данных бухгалтерского учета для выявления ошибок - перепутан ассортимент, неправильно указан стоимость, ошибочно проставлены даты, номера и серии документов, ошибочно введены оплата, поступления и отгрузка, не все строчки первичных документов занесены в данные учета, информация введена повторно и прочие вольные и невольные ошибки.^[54]

По сличительным ведомостям фактически только выявляются расхождения, но не сами факты недостачи и излишков.^[55]

На основании сличительной ведомости инвентаризационная комиссия продолжает свою работу.

Первичные документы не всегда могут охватить все хозяйственные явления в момент их совершения. Поэтому возникает объективная необходимость использовать такие методические приемы и способы, которые обеспечили бы возможность отразить в учете вышеуказанные явления и процессы. Это достигается с помощью инвентаризации.

Инвентаризация - метод подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета. Она проводится путем описания, подсчета, измерения, взвешивания и оценки всех остатков средств и средств по фактическим наличием и сопоставления их с данными бухгалтерского учета. Целью проведения инвентаризации является приведение в соответствие учетных данных в фактического наличия ценностей.

Заключение

Под документированием подразумевается запись по принятым формам необходимой информации, то есть создание документов, используемых в управленческой деятельности. Слово документ исходит от латинского documentum - поучительный и имеет следующие значения:

1) деловая бумага, которая юридически подтверждает определенные права его владельцев, определенные факты, события;

2) информация, сведения, данные, зафиксированные на бумаге, фотопленке, магнитном диске, имеющие официальный характер.

Основой для создания документов является необходимость подтверждения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, ее содержания и дальнейшее использование.

Документирования имеет важное значение в управлении деятельностью предприятия:

1) документы дают распоряжение на осуществление хозяйственных операций;

2) документы выступают обоснованием осуществляемых операций;

3) документы используют для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины;

4) документы обеспечивают контроль за сохранностью имущества предприятия и рациональным его использованием.

Важнейшим элементом метода бухгалтерского учета является инвентаризация.

Инвентаризацией называется процесс контроля, при котором устанавливается фактическое наличие и состояние средств предприятия и источников их образования. Результаты инвентаризации оформляются специальными ведомостями, в которых сопоставляются данные бухгалтерского учета и показатели, выявленные в процессе проверки ценностей в натуре.

В зависимости от полноты охвата проверкой средств предприятия инвентаризация бывает полной или частичной. Полная инвентаризация охватывает проверку всех средств предприятия и источников их образования и проводился при составлении годового отчета. Частичная инвентаризация охватывает проверку только определенной части средств или отдельных групп и видов ценностей.

По периодичности проведения инвентаризации подразделяются на плановые, внеплановые и ликвидационные.

Плановые проводятся в соответствии с планом, графиком и сроками, установленными специальными законоположениями. Внеплановые проводятся при необходимости срочно проверить наличие и сохранность определенной группы материальных ценностей или денежных средств.

По объему совокупности объектов учета выделяют сплошную и выборочную инвентаризацию.

Сплошной считается инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру в натуре, пересчету и т .д. все объекты данного вида. Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру, пересчету, взвешиванию один или несколько видов товарно-материальных ценностей.

Для проведения инвентаризации на предприятии организуется комиссия, которую возглавляет руководитель предприятия или его заместитель, при обязательном участии главного бухгалтера.

Инвентаризационные описи подписываются всеми членами комиссии, а также обязательно материально-ответственными лицами. Описи по окончании инвентаризации передаются в бухгалтерию. Результаты инвентаризации выявляет бухгалтерия предприятия, сопоставляя фактические остатки товарно-материальных ценностей денежных средств, указанных в описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации

Список использованных источников

1. Бурмистрова Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 320 с
2. Гейтс И.В. Бухгалтерский учёт: учебное пособие / И.В. Гейтс. – М.: Форум. ИНФРА-М. 2011. – 206 с.
3. Гетьман В.Г. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник для бакалавров / В.Г. Гетьман, В.А. Терехова. - 2 изд., перераб. и доп. - М. : Дашков и К, 2011. – 472 с.
4. Ерохина Л.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Л. И. Ерохиной. - Москва: Форум: ИНФРА-М, 2014. – 495 с.
5. Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет. 3-е из / Н.А. Каморджанова, И.В. Карташова. – СПб: Питер, 2012. – 304 с.
6. Козлова Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2010. – 800 с.
7. Лытнева Н.А. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.А. Лытнева Л.И. Малявкина Т.В. Федорова. – 2-e изд. перераб. и доп. – Профессиональное образование. Гриф. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 512 с.
8. Миславская Н.А. Поленова С.Н. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.А. Миславская С.Н. Поленова. – Учебные издания для бакалавров. Гриф. – М.: Дашков и К , 2013. – 592 с.
9. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н. П. Пошерстник. – М.: Проспект, 2010. – 560 с.
10. Рогуленко Т.М. Харьков В.П. Бухгалтерский учет: Учебник / Т.М. Рогуленко В.П. Харьков. - 3-e изд. перераб. и доп. - ил. Гриф. – М.: ФиС, 2010. – 464 с.
11. Русалева Л.А. Теория бухгалтерского учёта: учебное пособие, изд. 3-е. / Л.А. Русалева. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. – 305 с.