Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление запасами» (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

«Законодательство», «Нормативы складского учёта» и «Конъюнктура рынка» – это правила управления процессом функционирования работы склада, а именно управления товарными запасами. Как предприятие со своими внутренними правилами, управление товаром должно выполняться согласно законодательству страны.

В оказании услуг принимает участие «Персонал» склада. Чтобы организовать хранение товара, предоставление его для продажи и получить прибыль, в деятельности управления запасами должны участвовать «Материальная база» и «Оборудование» – помещения, техника для транспортировки товара по складу, персональные компьютеры для ведения учёта товара и т.д.

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Справочники системы:

В системе задействованы следующие справочники:

1) Справочник «Группы номенклатуры» – содержит обобщающую информацию о группах товаров: полиграфическая продукция, сувенирная, канцелярские товары и т.п. Содержит реквизиты: «код», «наименование».

2) Справочник «Номенклатура» - содержит информацию о товарах, поступающих на склад. Содержит реквизиты: «артикул», «наименование», «описание», «группа номенклатуры», «единицы измерения», «количество в упаковке», «количество упаковок на паллете», «признак активности номенклатуры».

3) Справочник «Категории» - содержит дополнительную информацию о категориях товара: эксклюзивный, индивидуализированный (т.е. имеет символику конкретного РИЦ), обычный. Содержит реквизиты «код», «наименование», «описание».

4) Справочник «Единицы измерения» - содержит перечень единиц измерения, которые используются для указания количества товара. Пример: «шт.», «кг», «г» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование».

5) Справочник «Поставщики» - содержит перечень поставщиков товаров. Содержит реквизиты «код», «наименование», «комментарий».

6) Справочник «Клиенты» - содержит перечень РИЦ, приобретающих товары в КЦ. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание», «город», «адрес доставки».

7) Справочник «Должности» - содержит перечень должностей сотрудников. Примеры: «кладовщик участка приемки», «начальник склада», «менеджер по продажам» и т.п. Содержит реквизиты «код», «название», «описание».

8) Справочник «Отделы» содержит перечень отделов КЦ, имеющих отношение к складским операциям.

9) Справочник «Сотрудники» - содержит список сотрудников КЦ, имеющих отношение к складским операциям. Реквизиты справочника: «код», «ФИО», «Полное имя», «Должность», «Отдел», «Телефон», «e-mail».

Таблица 1. Актуализация справочников системы

Входные файлы:

1) Файлы «Планируемые поставки» и «Ожидаемые артикулы» поступают из ИС отдела снабжения.

Файл «Планирумые поставки» содержит следующие первичные показатели:

- ожидаемая дата поступления;

- поставщик;

- основание поставки (номер и дата договора на поставку);

- ФИО менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку.

Файл «Ожидаемые артикулы» содержит данные о поступаемых товарах:

- артикул;

- количество товара;

- категория товара;

- ссылка на справочник «Перечни дефектов».

2) Файл «Заказы» поступает из ИС отдела сбыта, и содержит следующие первичные показатели:

- дата заказа;

- номер заказа;

- номер РИЦ или номер отдела;

- фамилия менеджера отдела сбыта, ответственного за поставку.

Файл «Заказанные артикулы» содержит данные о товарах, участвующих в заказе:

- артикул;

- количество товара.

Входные документы системы:

1) Приходная накладная. При поступлении товара на склад оформляется документ приходная накладная.

Основные реквизиты документа:

- номер накладной;

- дата поступления товара;

- поставщик;

- основание;

- ФИО сотрудника склада, принявшего товар;

- ФИО менеджера, ответственного за поставку;

- ФИО водителя, доставившего груз.

Данные табличной части:

- артикул;

- наименование;

- единицы измерения;

- количество;

- цена;

- сумма без НДС;

- сумма с НДС.

Частота возникновения документа – 5 раз в день. Число строк табличной части – в среднем 5.

При вводе данных автоматически подключаются справочники «Номенклатура», «Единицы измерения», «Сотрудники». Номер накладной формируется автоматически.

2) Накладная на перемещение. Документ оформляется при отгрузке товара отделам КЦ. Последующее оформление продажи клиентам осуществляет отдел сбыта.

Документ содержит следующие реквизиты:

- номер накладной;

- номер заявки;

- получатель;

- дата отгрузки;

- ФИО сотрудника склада, выполняющего отгрузку.

В табличной части документа имеются следующие реквизиты:

- артикул;

- наименование;

- единицы измерения;

- количество;

- цена;

- сумма без НДС;

- сумма с НДС.

Формы ввода первичной информации:

1) Приемка по количеству

Форма «Приемка по количеству» предназначена для ввода данных о приемке по количеству поступивших на склад товаров. При этом происходит пересчет поступившего товара и осмотр упаковок на наличие повреждений.

Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Повреждения», и справочника «Номенклатура».

2) Инвентаризация. В форму вводятся данные о проведении инвентаризации. Включает следующие реквизиты:

- дата проведения инвентаризации;

- табличная часть «Состав комиссии»;

- табличная часть «Перечень товаров для инвентаризации».

Табличная часть «Состав комиссии» заполняется при помощи справочника «Сотрудники» содержит реквизиты:

- ФИО;

- должность.

В табличной части «Перечень товаров для инвентаризации» содержатся данные:

- артикул (выбирается из справочника номенклатуры);

- наименование (заполняется автоматически);

- учетное количество (заполняется автоматически);

- фактическое количество (вводится вручную);

- расхождение (вычисляется автоматически);

- примечание (заполняется вручную).

Частота возникновения документа – 1-2 раза в месяц. Число строк табличной части – в среднем 300 записей.

4) Управление резервом

Форма предназначена для ввода и редактирования данных о резервах отделов КЦ. Форма отображает данные из таблицы «Резерв» при поддержке справочниками «Номенклатура», «Отделы».

2.3 Характеристика результатной информации

Журнал прихода:

Журнал содержит данные о поступлениях товара за определенный период времени (рисунок 4).

Данные формируются на основе таблиц «Приход», «Повреждения» и «Качество» при поддержке справочниками «Номенклатура» и «Сотрудники».

Рисунок 4. Макет документа «Журнал прихода»

Журнал содержит реквизиты:

- «дата» из таблицы «Приход»;

- «номер накладной» из таблицы «Приход»;

- «поставщик» из таблицы «Приход»;

- «артикул» из таблицы «Приход»;

- «наименование товара» из справочника «Номенклатура»;

- «количество» из таблицы «Приход»;

- кладовщик – сотрудник склада, осуществлявший приемку (из справочника «Сотрудники».

В журнале данные группируются по дате, времени, поставщику, номеру накладной.

Журнал прихода является основным отчетом о работе отдела приемки грузов. Его просматривают начальник склада и менеджер отдела снабжения.

Отчет по качеству:

Отчет по качеству (рисунок 5) содержит результаты проверки качества партии поступившего товара.

Данные для отчета берутся из таблиц «Качество» и «Приход», «Номенклатура».

Рисунок 5. Макет отчета о проверке качества

Отчет о качестве представляет интерес для менеджера отдела снабжения, отвечающего за поставку данного товара.

Остатки по складу

Отчет «Остатки по складу» (рисунок 6) содержит следующие основные реквизиты:

- дата составления отчета;

- группа номенклатуры;

- артикул;

- остаток на складе;

- суммарное количество зарезервированного отделами товара;

- количество свободного товара.

Данные группируются по группе номенклатуры и артикулу, сортируются по артикулу.

Данные формируются на основе таблиц «Остатки» и «Резерв». Значения полей «Зарезервировано» и «Свободно» вычисляются запросом. Результаты отчета не сохраняются в базе данных; они могут быть получены в любой момент на указанную дату.

Рисунок 6. Макет отчета «Остатки по складу»

2.4 Общие положения

Разрабатываемый программный продукт автоматизирует функции обработки данных и подготовки документов по учету товаров на складе ЗАО «Консультант Плюс».

Выделяется два подмножества функций складской системы (рисунок 7, приложение 1):

- служебные функции, к которым относятся вход в систему с учетной записью пользователя, импорт, экспорт, помощь по работе с программой;

- основные функции обработки данных: ведение справочников системы, операции складского учета, просмотр и печать складских документов, планы на поступление и отгрузку товаров.

Система должна работать в многопользовательском режиме. При входе в систему под определенной учетной записью, пользователь получит доступ к тем функциям системы, которые ему доступны.

Для решаемой задачи не определена четкая последовательность действий при обработке данных. Все операции, связанные с вводом информации, должны выполняться в диалоговом режиме обработки в реальном масштабе времени. Для такого взаимодействия пользователей с программой удобнее всего использовать язык диалога. Программа реализует довольно большое количество функций, и для реализации такого диалога удобно использовать меню. Структура меню показана на рисунке 8, приложение 1.

2.5 Характеристика базы данных

База данных системы реализуется на MS SQL Server. Разработаем ER-модель (Entity-Relationship model, модель «сущность-связь») базы данных.

ER модель (рисунок 9, приложение 2) отображает состав и взаимосвязи таблиц, отражающих содержание информационной модели в терминах конкретной СУБД.

Перечень сущностей и их соответствие информационной модели