Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление запасами» (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Плановая ежегодная инвентаризация.

До начала инвентаризации в карточках складского учета должны быть выведены количественные остатки. Все первичные документы должны быть переданы в бухгалтерию и обработаны. Факт сдачи всех документов подтверждается распиской.

Инвентаризационные описи составляются по результатам фактического пересчета. Их данные сверяются с учетными данными, подготовленными бухгалтером. По тем позициям, по которым обнаружены расхождения, составляется сличительная ведомость.

По результатам сличительной ведомости проводится взаимный зачет излишков и недостач, являющихся результатом пересортицы.

После отражения пересортицы подсчитывается недостача или излишек. Излишки должны быть оприходованы как доход предприятия, а недостачи рассматриваются комиссией с целью определения их причин:

1) Естественная убыль при хранении на складе.

2) Порча при хранении сверх норм естественной убыли.

3) Недостача.

Решение комиссии по поводу излишков и недостач, а также их причин фиксируется в протоколе заседания инвентаризационной комиссии и в акте по результатам инвентаризации. К акту прикладывается объяснительная записка материально- ответственного лица.

Правила проведения инвентаризации регламентированы Основными положениями по инвентаризации.

В том случае, если установлено виновное лицо, то сумма недостачи в размере ущерба отражается как дебиторская задолженность виновного лица. Оно обязано погасить недостачу одноразово или путем регулярных возмещений в кассу предприятия или путем удержания из зарплаты виновника. Если виновное лицо не дает письменного согласия на удержание, то администрация должна обратиться в судебные органы.

Проведение инвентаризации обязательно: перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел), при установлении фактов стран адижок или злоупотреблений, порчи цен и (на день установления таких фактов), после пожара или стихийного бедствия (наводнения, землетрясения и др.), в случае ликвидации учреждения; согласно распоряжению судебных и следственных органов, при передаче имущества учреждения в аренду; при передаче предприятий, учреждений, организаций или их структурных подразделений из одного подчинения в другое (на установленную дату передачи).

Ответственность за организацию инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель учреждения Главный бухгалтер, вместе с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан контрол вать соблюдение установленных правил проведения инвентаризацииї.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения создается комиссия из числа работников учреждения при обязательном участии главного бухгалтера Возглавляет инвентаризационную комиссию руководитель учреждения или его заместитель Приказом устанавливаются также сроки начала и окончания инвентаризации и порядок отражения ее результатов в учетеку.

Проверка остатков материальных ценностей в натуре проводится при обязательном участии всех членов комиссии и в присутствии материально ответственного лица Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при и проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактических остатков с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

- выявлены излишки ценностей подлежат оприходованию с последующим выявлением причин их возникновения и виновных в этом лиц;

- недостача материальных ценностей в пределах установленных норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя на расходы учреждения Нормы естественной убыли применяются только в случае выявления факт политических недостатков Списывать материальные ценности в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается При отсутствии утвержденных норм естественной убыли (по отдельным видам ценностей) все н естачи рассматриваются как сверхурочныеві;

- взаимозачет излишков и недостач через пересортицы может быть разрешен только в порядке исключения за один и тот же период, для одной и той же материально ответственного лица, в отношении материальных ценностей од ного и того же наименования и в тождественных количествах Если при этом стоимость материальных ценностей, которых не хватает, превышает стоимость ценностей, выявленных в излишках, разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц;

- недостача материальных ценностей сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей зачисляются на виновных лиц и взыскиваются с них по стоимости;

- в случаях, когда конкретные виновники не установлены или во взыскании с них отказано судом, недостачи материальных ценностей сверх норм естественной убыли, потери от порчи, стихийного бедствия, от не раскрытых краж списываются на расходы бюджетных учреждений, но только после тщательной проверки отсутствия виновных лиц и принятия необходимых мер для предотвращения подобных явления.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Разрабатываемая система предназначена для работы в операционной системе Windows. Программа должна работать в любой операционной системе семейства Windows: Windows 95/98, NT (Service Pack 6), 2000 (Service Pack 3), XP, а также на серверных вариантах этой операционной системы. Такой выбор объясняется развитым удобным графическим пользовательским интерфейсом данного семейства операционных систем, а также ее популярностью на российском рынке. Многие фирмы-производители программного обеспечения, в том числе систем разработки приложений, также ориентированы на это семейство операционных систем, что привело к наличию на рынке большого количества систем программирования, позволяющих разрабатывать программное обеспечение для Windows.

Эта операционная система имеет очень большой набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, управления и диагностики системы, а также прикладных приложений. Кроме того, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы в этой операционной среде.

В последнее время особую популярность приобретает операционная система Linux и ее производные.

В этой ситуации можно задать вопрос: "Зачем программистам осваивать средства разработки приложений для Windows, если существуют такая прекрасная операционная система?". Не смотря на растущую популярность Linux можно утверждать, что в мире персональных компьютеров операционная система Windows еще довольно долго будет доминировать и вряд ли в ближайшее время будет вытеснена.

В связи с тем, что программа хранит информацию в базе данных, необходимо наличие соответствующей СУБД.

Программа ориентирована на работу с базами данных формата: MS Access. Соответственно на компьютере должна быть установлена данная СУБД. Если база MS Access функционирует на сервере, то необходимо обеспечить подключение компьютера к серверу. Для работы с базой данных Ms Access на удаленном компьютере требуется наличия открытого общего доступа к базе расположенной на удаленном компьютере, через протокол SMB .

Также необходимо дать удаленному пользователю который подсоединяется к базе, права на чтение, запись, изменение данных на компьютере который будет хранить базу данных. Также для доступа к данным используется системы работы с базами данных MS Access версии не ниже 2007 фирмы Microsoft.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Для реализации поставленных задач можно использовать любую современную СУБД. Для удобного взаимодействия пользователя с системой необходимо будет тщательно продумать интерфейс системы - чтобы он был простой и в то же время функциональный.

Для оптимального функционирования базы данных необходимо будет правильно определить логические взаимосвязи между таблицами. Таким образом, на разработку самой базы данных и основы клиентского приложения может быть затрачено значительное время.

Точно определив, какие именно данные вам нужны, каким образом они будут храниться в памяти и какая должна быть система доступа к данным, вы тем самым решили только вопрос управления данными. Кроме этого нужен еще простой способ автоматизации решения предстоящих типовых задач. Даже если вы можете разработать достаточно сложные «прикладные» электронные таблицы, у вас все равно не будет средств отладки и управления работой таких приложений, позволяющих легко создать, скажем, полные формы для заказов или систему учета материально-производственных запасов. Напротив, СУБД специально проектируются для создания приложений. Они представляют вам необходимый инструментарий для управления данными и их обработки, а также дают возможность каталогизировать объекты приложения и управлять взаимосвязями между ними. При этом вместе с СУБД в вашем распоряжении оказывается язык программирования и средство отладки.

В свете вышесказанного для автоматизации решения ваших задач вам необходимы мощная реляционная СУБД и система разработки приложений. Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут быть использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации управления и обработки данных. К сожалению, многие системы разработки приложений для создания процедур требуют знания некоторого языка программирования, например Си или Xbase. Несмотря на всю их силу и богатство средств, для успешного их использования от вас требуется наличие определенной профессиональной подготовки и опыта работы с ними. К счастью, имеются средства, позволяющие легко проектировать и создавать приложения для работы с базами данных без знания языка программирования. Работа в Microsoft Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Сразу после этого вы с помощью форм, отчетов и макросов сможете определять действия над этими данными.

Формы и отчеты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчетах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящихся в таблицах), так что вы имеете полную свободу действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные - достаточно создать дополнительную форму или отчет, использующие те же самые данные. Если вам нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчетами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы. Если нам нужны более изощренные средства, например библиотечные утилиты Windows, вы можете написать процедуру на Access Basic.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы [8].

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. На Рис. 3 представлена контекстная диаграмма ИС - «Управление запасами»:

Рисунок 3 Контекстная диаграмма IDEF0. Управление товаром на оптово-розничном складе

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах:

• входа (на рисунок 3 это «Поставщики», «Товар» и «Первичные документы»);
• выхода (основной результат процесса – «Выходные документы», «Товар» и «Прибыль»);
• управления («Законодательство», «Нормативы складского учёта» и «Конъюнктура рынка»);
• механизмов («Материальная база», «Оборудование», «Персонал» – это ресурсы, необходимые для процесса функционирования предприятия).

«Поставщики» – поставляют товар; «Первичные документы» - товарные накладные, которые поставщики предоставляют в отделе закупок; «Покупатели» - те, для кого функционирует предприятие. Получение прибыли – цель коммерческой деятельности предприятия, чтобы добиться этой цели, необходимо продать как можно больше товаров.