Файл: Первичные учетные документы и их значение.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Значимость темы курсовой работы состоит в том, что в практической деятельности каждого бухгалтера появляются самые разнообразные вопросы относительно правильности оформления первичных учетных документов, в которых отражается соответствующая первичная учетная информация. Экономические факты учитываются на основе первичных документов, составление которых является первоначальным этапом бухгалтерского цикла. При этом экономическим фактом признается сделка, операция, событие, которые изменили или могут изменить активы, права и обязательства, затраты, расходы, доходы, финансовые результаты предприятия.

Цели работы: дать определение первичные учетные документы; рассмотреть нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов; структурировать ответственность за нарушение правил документального оформления первичных документов.

Прикладная значимость работы заключена в том, что от того, правильно ли оформлен первичный документ, зависит правомерность отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

Задачи курсовой работы: определить значение первичных документов, рассмотреть правила заполнения первичных документов.

Предметом курсовой работы являются первичные учетные документы.

Аспекты регламентирования применение первичных документов освещены в таких нормативных документах как Налоговый Кодекс РФ и Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Значение правильного заполнения первичных документовкак составной части бухгалтерского и налогового учета затронуто в научно-исследовательских работах известных отечественных ученых, гдеизложены отдельные теоретические аспекты первичных документов, но не учитываются все проблемы их практического применения. В связи с этим очевиден недостаток разработанной научно-методологической базы для разработки правил документального оформления первичных документови их использование для налогового и бухгалтерского учета.

Первичные и сводные учетные документы могут составлять на бумажных носителях или в электронной форме, т.е. допускается составление первичных документов в электронном виде, но в случае составления первичного документа в электронной форме субъект по требованию пользователя обязан распечатать копию этого документа на бумажном носителе за собственный счет.

Первичные документы, составленные на бумажном носителе или в электронной форме, имеют одинаковую юридическую силу. Признание электронной подписи и электронного документа за пределами государства регламентируется международными договорами, одной из сторон которых является РФ. Если международным договором, одной из сторон которого является Россия, устанавливаются иные нормы, чем те, которые предусмотрены в настоящем законе, применяются нормы международного договора.

1. Первичные учетные документы и их значение

1.1 Понятие первичных учетных документов

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны рформляться оправдательными документами. Такие документы носят название первичных учетных документов.^[1]

Под первичным документом следует рассматривать документ, составленный по определенной форме, отражающий проведеннуюорганизацией хозяйственную операцию. Первичные документы обладают юридической силой (следовательно могут быть приняты к учету) только при условии, что они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.^[2]

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

По мнению Т. В.Терентьевой «только при наличии в учетном документе всех перечисленных в Законе реквизитов документ может рассматриваться в качестве первичного учетного документа, приниматься к учету и являться документальным подтверждением факта совершенияхозяйственной операции».^[3]

Данное мнение совершенно справедливо, но имеет отношение к бухгалтерскому учету. Поскольку хозяйственные операции имеют большое значение для налогообложения, то здесь необходимо учитывать определенные особенности.

Практика свидетельствует, что к наиболее типичным ошибкам, допускаемым при заполнении и использовании первичных учетных документов, можно отнести следующие:

• отсутствие всех обязательных реквизитов, требуемых действующим законодательством, в используемых первичных учетных документах (например, номер и дата составления документа), а также неправильное или небрежное заполнение некоторых реквизитов первичных документов;^[4]

• использование форм первичных документов, созданных самостоятельно на предприятии, без соответствующего утверждения отдельным приказом руководителя предприятия или в приложении к учетным политикам;

отсутствие приказа руководителя предприятия об утверждении перечня лиц, которые имеют право на подписание первичных учетных документов;

• отсутствие в первичных документах подписей лиц, ответственных за осуществление хозяйственных операций и их отражение в учете, а также подписание первичных учетных документов не уполномоченным на то лицом.^[5]

Оформление или использование первичного учетного документа, содержащего информацию, не отражающую реальную хозяйственную операцию или основанную на несуществующей хозяйственной операции категорически неприемлемо.^[6]

Заполнение первичных учетных документов частично или полностью простым карандашом с целью возможного дальнейшего изменения содержания первичных документов не допустимо;^[7]

Наличие исправлений в первичных учетных документах, в которых запрещаются какие-либо исправления, а также нарушение установленных правил, предусмотренных для исправления ошибок в первичных учетных документах, где подобные исправления допустимы.

Ошибки, допускаемые при заполнении и использовании первичных учетных документов:

• расхождение сумм бухгалтерских записей на счетах учета хозяйственных операций с суммами, фактически отраженными в имеющихся первичных учетных документах;

• допущение умышленных и неумышленных арифметических ошибок при проведении таксировки первичных документов;

• нарушение установленных правил хранения первичных учетных документов и т.п.^[8]

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. В связи с тем, что на основании первичных учетных документов ведется бухгалтерский учет, прежде чем отразить операцию в бухгалтерском учете следует удостовериться в ее документальном подтверждении.^[9]

Ответственность за правильное составление и применение первичных документов несут лица, ответственные за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности, а также лица, составляющие и (или) подписывающие первичные документы.^[10]

1.2 Нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов

Каждую хозяйственную операцию следует оформлять в бухгалтерском учете оправдательными первичными документами, а обязательность документирования хозяйственных операций установлена в Законе «О бухгалтерском учете».^[11]

Положения Закона распространяются на все юридические и физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, на некоммерческие организации на нотариусов, адвокатов, медиаторов и учрежденные ими бюро, судебных исполнителей, а также на представительства и филиалы предприятий - нерезидентов, зарегистрированных в РФ независимо от сферы их деятельности, вида собственности и организационно-правовой формы.^[12]

На основании требований Закона владение субъектом активами на любом праве, регистрация источников их происхождения и экономических фактов без документирования и отражения таковых в бухгалтерском учете запрещены.

Именно на основании первичных документов бухгалтер осуществляет записи в учете и если отсутствуют конкретные документы, то фактически отсутствуют и основания для бухгалтерской проводки. Поэтому особое внимание ведущих специалистов в области бухгалтерского учета уделяется различным актуальным аспектам документального оформления хозяйственных операций соответствующими первичными документами.^[13]

Понятие «первичный документ» предусмотрено в Законе «О бухгалтерском учете», а в целях осуществления налогового администрирования понятие «учетная документация» установлено в Налогововом кодексе РФ^[14].

Схема 1 Определение понятий «первичный документ» и «учетная документация»^[15]

Среди всей документации бухгалтерии можно выделить три документальных потока: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) документы и внутренние документы. К категории учетной документации относятся документы бухгалтерского учета (предусмотренные в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете), финансовая отчетность, информации, бухгалтерские регистры, долговые обязательства, бухгалтерские данные в любой форме (включая компьютерную) и др.^[16]

На предприятии первичные бухгалтерские документы можно классифицировать на следующие группы:

I- типовые формы первичных документов строгой отчетности;

II -типовые формы первичных учетных документов, утвержденные Министерством финансов и другими уполномоченными государственными органами в установленном порядке;

III -первичные документы, разработанные предприятием самостоятельно и утвержденные в приложении к учетным политикам.^[17]

Рассмотрим основные требования к оформлению первичных бухгалтерских документов по учету хозяйственных операций.

Прежде всего, следует знать, какие требования действующего законодательства относительно документального оформления хозяйственных операций предъявляются к лицам, ответственным за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности. Ответственность за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности несут:

• руководство (исполнительный орган) - в субъектах с ограниченной ответственностью;

• партнеры (в субъектах, собственники которых несут неограниченную ответственность);

• собственник (в случае индивидуальных предпринимателей).^[18]

Вышеуказанные лица обязаны обеспечить:

• разработку и утверждение форм первичных документов и бухгалтерских регистров в случае отсутствия типовых форм или в случае, если таковые не удовлетворяют потребности субъекта, а также правил движения документов и технологии обработки бухгалтерской информации;

• документальное оформление экономических фактов субъекта и отражение их в бухгалтерском учете;^[19]

Данные бухгалтерского учета, скорректированные в соответствии с положениями НК, служат базой для составления налоговых деклараций. Согласно требований НК разрешается вычет не подтвержденных документально обычных и необходимых расходов, понесенных налогоплательщиком в течение налогового года, в размере 0,2 процента облагаемого дохода. ^[20]