Файл: Первичные учетные документы и их значение.pdf

Первичные документы строгой отчетности составляются в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее осуществления или после совершения события или на конец отчетного периода, принимая во внимание соответствие затрат и доходов, которые влекут за собой одновременное признание доходов и расходов и являются непосредственным результатом одних и тех же экономических событий.^[42]

Представление налоговой накладной осуществляется на момент возникновения налогового обязательства. Если предприятие выписывает налоговую накладную с нарушением установленных сроков в другом периоде, то на основании такого документа расходы или доходы будут признаны в другом периоде, а также НДС будет начислен или принят в зачет также в другом периоде. ^[43]

На бланках строгой отчетности, составленных с ошибками, вычеркиваниями, неоговоренными исправлениями и другими недозволенными записями, делается пометка «испорчен». Следует иметь в виду, что не допускаются исправления в первичных документах, подтверждающих операции по поставке и закупке экономических ценностей и услуг. Для испорченных бланков составляется реестр, который представляется лицу, ответственному за учет, хранение и выдачу бланков, с приложением этих бланков, впоследствии они снимаются с учета (списываются).^[44]

На практике часто возникают вопросы относительно правомерности внесения дополнительных записей вручную в заполненные первичные документы строгой отчетности в электронной форме на компьютере и впоследствии распечатанные. В настоящее время данный факт допускается (если при этом не осуществляется исправление в документе) и носит название комбинированный способ заполнения типовых форм первичных документов строгой отчетности.

Заполнение форм строгой отчетности осуществляется:

• вручную (разборчиво чернилами или ручкой);
• на печатной машинке или на компьютере;
• комбинированно (вручную, на печатной машинке или на компьютере), обеспечиваясохранность и архивирование информации, содержащейся в первичных документах строгойотчетности, в соответствии с правилами, предусмотренными Государственным органом надзора.^[45]

При инвентаризации типовых форм первичных документов строгой отчетности составляется «Инвентаризационная опись типовых форм первичных документов строгой отчетности».^[46]

В случае установления недостач и излишков типовых форм первичных документов строгой отчетности на основании инвентаризационной описи составляется инвентаризационная опись «Регистр сверки результатов инвентаризации» В случае обнаружения отсутствия бланков строгой отчетности они списываются на убытки. Виновные лица возмещают стоимость этих бланков и несут административную и уголовную ответственность в соответствии с действующими нормативными и законодательными актами

2.2 Оформление типовых форм первичных документов

Должностным лицам предприятий, организаций, учреждений выдаются доверенности для получения товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по договору, соглашению или другому заменяющему их документу.^[47]

Если у работника, получающего товарно-материальные ценности, в момент их получения имеется в наличии печать предприятия-покупателя, то доверенность в данном случае не выписывается и соответственно документы, подтверждающие приобретение данных ценностей, заверяются печатью в соответствии с установленными законодательством требованиями.

В случаях, когда уполномоченное лицо должно получать заявленные товары, материалы и продукты с одного склада, но по нескольким договорам, соглашениям и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат договоров, соглашений и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если товарно-материальные ценности следует получать на нескольких складах.^[48]

Главный бухгалтер предприятия, организации, учреждения обязан обеспечить:

• контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

• инструктаж лиц, получающих доверенности, относительно порядка представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;

• своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, актов приемки и т.п.);

• контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности в случае, если она не использована.^[49]

Порядок заполнения доверенности на основании требований Инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей приведен вПриложении 1.

Контроль за соблюдением поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности товарно-материальных ценностей возлагается на главного бухгалтера предприятия, организации, учреждения - поставщика. В тоже время контроль за своевременным и полным оприходованием товаров, поступивших на перерабатывающие предприятия, в торговую сеть и т.д., должен производиться систематически на основании соответствующих документов поставщиков бухгалтерией предприятия, организации - получателя. ^[50]

В таблице 1 приведен образец заполнения Журнала учета выданных предприятием «D» доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, который хранится у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Таблица 1 Журнал учета выданных доверенностей предприятия «D» (извлечение)^[51]

По окончании года неиспользованные доверенности уничтожаются по акту на списание, а номера недействительных доверенностей публикуются для доведения до сведения об их недействительности и списываются впоследствии соответствующим актом на списание.

2.3 Документальное оформление накладной

Такая типовая форма первичного документа строгой отчетности как накладная заполняется при не облагаемых НДС поставках активов и услуг (работ) в случаях:

• отчуждения активов с передачей права собственности;
• оказания услуг и выполнения работ;
• транспортировки активов в пределах территориально дезинтегрированного субъекта, а также за пределы субъекта без передачи права собственности вслучае передачи активов в переработку, на хранение, обследование;
• передачи активов в лизинг, аренду, имущественный наем.^[52]

Типовая форма накладной используется, в том числе и при поставке услуг, а также при рефактурировании расходов в случае поставки услуг по сдаче внаем имущества. ^[53]

Также накладная может заполняться в случае систематических поставок активов и услуг (работ), облагаемых НДС, до заполнения налоговой накладной. Кроме того, накладная заполняется в случае поставок, облагаемых НДС по нулевой ставке, в соответствии с Налоговым Кодексом.

В случае, когда в накладной невозможно отразить все наименования и характеристики поставленных активов, оказанных услуг и/или выполненных работ, заполняется приложение к накладной, являющееся неотъемлемой ее частью.^[54]

Порядок заполнения накладной на основании требований Инструкции о порядке заполнения «Накладной» с учетом последующих изменений и дополнений приведен в Приложении 2

В настоящее время субъектам, которые имеют автоматическую систему распечатки и доходы от продаж которых за предыдущий отчетный год превышаютоределенную сумму, разрешается:

- использование специальной бумаги с защитными знаками: персонифицированные водяные знаки и цветные нити, с серией и номерами, присвоенными Государственной налоговой службой, для самостоятельной печати накладной;

- исключение или внесение дополнительных показателей в накладную при условии сохранения обязательных элементов, предусмотренных Законом «О бухгалтерском учете», и соблюдения положений Инструкции о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности.^[55]

В качестве первичного документа, подтверждающего осуществление хозяйственной операции по импорту товарно-материальных запасов, а также в качестве документа, подтверждающего их первоначальную стоимость, индивидуальным предпринимателям разрешается использовать таможенную декларацию.^[56]

Для операций по экспорту-импорту активов и услуг в качестве первичных документов могут использоваться документы, применяемые в международной практике или предусмотренные договором. Бланки международных транспортных накладных, приобретенные налогоплательщиками для осуществления международных перевозок, могут использоваться только после регистрации их в государственном предприятии по изданию бланков.^[57]

Налоговой накладной является типовая форма первичного документа строгой отчетности на бумажном носителе или в электронной форме, представляемого покупателю (получателю) субъектом налогообложения, зарегистрированным в установленном порядке, при осуществлении облагаемых НДС поставок. ^[58]

Выдача бланков налоговых накладных осуществляется за плату, на основании письменного заявления, в котором указывается количество запрошенных бланков, поданного плательщиком НДС в налоговый орган, в зоне обслуживания которого он зарегистрирован.

Субъект налогообложения, осуществляющий облагаемую НДС поставку на территории РФ, обязан представить покупателю (получателю) налоговую накладную на данную поставку. Следовательно, выписка и предоставление налоговой накладной является обязанностью продавца (поставщика). Налоговая накладная составляется в момент возникновения налогового обязательства, установленного разделом НК РФ. Представление налоговой накладной осуществляется на момент возникновения налогового обязательства, за исключением случаев, предусмотренных НК. ^[59]

В настоящее время непредставление налоговой накладной в сроки, предусмотренные НК наложение штрафа за каждую непредставленную налоговую накладную.

В случае, когда в налоговой накладной невозможно отражение всех наименований и характеристик товаров или услуг, заполняется приложение к налоговой накладной, являющееся неотъемлемой ее частью. В приложении к налоговой накладной указываются серия, номер и дата налоговой накладной, фискальный код и номер регистрации в качестве плательщика НДС поставщика.^[60]

Налоговая накладная заполняется поставщиком на каждого покупателя в отдельности с обязательным заполнением всех реквизитов, необходимых для полноты и правильности проведения расчетов за осуществленные поставки, а также для отпуска и оприходования поставленных товаров, как и для подтверждения факта поставки облагаемых услуг поставщиком покупателям.^[61]