Файл: Особенности коммуникаций в организации (Понятие, значение и функциональные особенности коммуникаций в организации).pdf

Введение.

Роль коммуникаций в современных условиях развития бизнеса и управления трудно переоценить. Исследования различных организационных структур показы­вают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Это в первую очередь связано с миссией коммуникаций в структуре управления. Известно, что одной из основных задач успешного менеждмента является создание действенных внутриорганизационных взаимодействий, а также успешного сотрудничества с внешней средой. Коммуникации выступают как важнейший элемент и важнейшая предпосылка такого взаимодействия.

Данная работа посвящена исследованиям, лежащим в области теории менеджмента, и касается изучения организационных коммуникаций.

Актуальность исследования заключается в том, что коммуникации являются неотъемлемым компонентом любых процессов взаимодействия, и именно они обеспечивают действенность управления. Налаженная система эффективных коммуникаций позволяет руководителю успешно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Целью данной работы является выявление и анализ особенностей коммуникаций в организации.

Для осуществления обозначенной цели служат следующие задачи:

1. Изучение литературы по теории менеджмента и теории коммуникации.

2. Формулировка основных теоретических положений, касающихся темы изыскания.

3. Выбор и характеристика предприятия.

4. Описание процесса коммуникационного управления в данной конкретной компании.

Проблема исследования состоит в попытке ответить на вопрос, как коммуникации встраиваются в структуру управления предприятием. Объект исследования – теория управления организацией, или организационное поведение.

Предмет исследования – организационные коммуникации.

Методологической основой для исследования послужили труды отечественных и зарубежных авторов теории менежмента. В качестве теоретической базы были использованы публикации и Интернет-источники, посвященные теории управления и теории коммуникации.

Практической базой исследования послужила информационно-справочная компания ООО «Golden Pages».

Глава I. Теоретические подходы к построению системы коммуникаций в организации.

---

1.1. Понятие, значение и функциональные особенности коммуникаций в организации.

Современные теории управления рассматривают коммуникации как важнейшее условие возникновения и существования организаций. Коммуникации как обязательную составную часть менеджмента стали рассматривать в рамках стратегического управления организацией когда выяснилось, что современный бизнес зависит не только от экономических, но и от ряда других факторов, весьма зависимых от хорошо налаженной в организации коммуникации. Общеизвестно, что только коммуникационное взаимодействие, взаимное принятие ролей, достижение согласия и пони­мания создают организационную структуру и возможность кооперации и управления.

Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, это важный рабочий инструмент для обеспечения восприятия индивидами своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. С позиции теории открытых систем организация представляется развитой сетью каналов коммуникации, которые спроектированы для сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде, а так же для передачи переработанных сообщений обратно в среду. Коммуникации выступают как связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации.

Коммуникация является не только существенным элементом внутреннего функционирования организации, но играет жизненно важную роль в обмене информацией между организацией и средой. Система коммуникации служит средством встраивания организаций в их внешнюю среду. Коммуникации в организациях и между организацией и её средой вместе составляют то, что называется организационной коммуникацией. Без коммуникации нет организации, нет управления.

Сам термин «коммуникация» (от лат. сommunicatio – обмен, связь, разговор) появился в научной литературе в начале ХХ века. В теории коммуникации этот феномен трактуется как: «1) процесс передачи информации; 2) составляющая актов общения, связи между людьми посредством передачи знаков и символов».^[1] Кроме того, «коммуникация также обозначает связь, сообщение, известие, взаимодействие, обмен информацией в обществе, создание и распространение информации, а также средство связи»^[2].

---

В теории менеджмента термин коммуникация приобретает особое значение и содержание. В современных условиях коммуникация является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Для руководителей значение коммуникаций заключается в том, что она является главным инструментом выполнения руководителями функции управления. Причины этого следующие: не менее трех четвертей времени тратится на организацию взаимодействия как внутри организации, так и вне ее; правильно организованные коммуникации способствуют повышению эффективности управления; коммуникации способствуют утверждению авторитета руководителя; коммуникации повышают эффективность функционирования всех других сфер жизнедеятельности организации. «Коммуникация рассматривается как один из управленческих инструментов — маркетинга, финансов, планирования и управления производством»^[3].

В условиях неопределенности бизнес-реалий успешный менеджмент предполагает работу согласованной команды с гибким перераспределением обязанностей и функций руководства, неформальны­ми процедурами координации, принятия решений и группового контроля. Значение поступающей и исходящей информации в успешности данных процессов трудно переоценить. Коммуникационное взаимодействие в организации – это прежде всего информационное взаимодействие, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций. Также это и устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.

Таким образом, в данном контексте важно наличие эффективной межличностной коммуникации. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. В связи с этим коммуникация в огранизации наполняется дополнительной функционально-смысловой нагрузкой.

Исследователь коммуникаций Шарков выделяет четыре основные функции коммуникации: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. Коммуникация выполняет функцию контроля поведения членов группы. Иерархическая структура организации и соподчиненность в них требует от работников строго придерживаться ей. Работника, нарушающего своими действиями стратегию компании, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, и таким образом коммуникация выполняет контролирующие функции. Коммуникация усиливает мотивацию, усиливая осознанность действий путем доведения до работников сведений о том, что должно быть сделано, почему эту работу нужно выполнить так и в указанные сроки. Коммуникация, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникация способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникации, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

---

Целостность организации, ее принадлежность к какому-то конкретному типу определяются тем, каким именно способом коммуникации объединяют элементы внешней и внутренней среды и направляют деятельность на достижение поставленных целей.

Каймакова рассматривает организационную структуру как формальный канал передачи информации, установленный администрацией и должностными обязанностями работников. Организационная структура связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Социальные контакты при этом не ограничиваются только формальными потоками информации, они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия. Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем их образования, квалификацией, опытом и стажем работы. Эта характеристика оказывает существенное влияние как на производственно-экономическую деятельность предприятия, так и на эффективность и социально-психологический характер взаимоотношений. Профессиональная структура основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех частников совместной деятельности. Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

− административный персонал – руководители, в обязанности которых входит организация системы производства;

− производственный персонал – работники, занятые производством продукции − обслуживающий персонал;

– работники, занятые обеспечением системы производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

− инженерно-технический персонал – работники, занятые созданием новой техники и технологии, обеспечением бесперебойной работы имеющейся техники.

Рассматривая особенности взаимодействия в пределах формальной и неформальной организационных структур, следует отметить, что первая представляет собой систему официальных ролей, в то время как неформальная организация есть система ролей неофициальных. Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполняемых каждым работником, и представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами данной группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неофициальные отношения, чтобы удовлетворить потребность в общении, в привязанности, дружбе, в той или иной информации (чаще профессиональной).

---

Таким образом, организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей. В самом широком смысле цель коммуникации в организации сводится к информационному управлению, предполагающему личностное реагирование.

1.2. Виды, формы и средства организационных коммуникаций.

Вне зависимости от того, к какому типу принадлежит та или иная организация, необходимым условием ее существования является координация совместной деятельности работников для достижения поставленных целей. Это требует хорошо отлаженной системы приема, передачи и переработки информации. Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Для того, чтобы управленческие мероприятия были эффективными, а результат деятельности соответствовал ожиданиям, необходима развитая система коммуникаций, обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемого.

Система организационных коммуникаций достаточно обширна, в ее классификацию положены различные аспекты.

Формами организационных коммуникаций являются: 1) коммуникация с внешней средой; 2) вертикальные коммуникации в рамках организации; 3) горизонтальные коммуникации внутри организации; 4) неформальные коммуникации; 5) коммуникационные сети. Каждая из этих форм предполагает использование устной или письменной форм коммуникаций.

---