Файл: Коммуникации в организации.pdf

Сообщение может искажаться из-за несовпадения статусов, уровней.[7, с.167]

Руководителей высшего звена, обладающих более высоким статусом, необходимо снабжать только положительно воспринимаемой информацией.

Исследования показали, что статусные различия очень сильно отражаются на качестве обмена информацией. Повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных может быть дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации.

В числе других причин, мешающих работникам передавать информацию наверх, могут быть страх перед наказанием и ощущение бесполезности этого дела. [14]

• ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПЕРЕГРУЗКИ

 В этом случае преграды могут возникнуть по причине большого объема информации, невозможности и неумению со стороны менеджера отбирать действительно нужную и важную информацию. [7, с.167]

Элвин Тоффлер в книге “Шок будущего” пишет: “Вполне может случиться так, что волны информации, захлестывающие восприятие, могут заметно подавить способность думать и действовать у руководителей, терзаемых необходимостью принимать неотложные, непрерывные, срочные решения”. Руководитель, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию, потому что поглощен переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. К сожалению, понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации. [14]

• НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

Проблемой многих современных предприятий является неоправданно усложненная структура организации, в которой информация как бы “запутывается” при прохождении по ней искажается, или неправильно трактуется. [7, с.167]

Возможности руководителя планировать и осуществлять реализацию поставленных целей сужаются, если структура организации продумана плохо. В организации с многочисленными уровнями управления постоянно растет вероятность информационных искажений, потому что каждый последующий уровень управления может исправлять и отфильтровывать сообщения.

Некоторые из наиболее эффективно управляемых американских компаний перешли к структуре “с малым числом уровней управления и каналами совершенно прямого информационного обмена”.

Неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач можно отнести к другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях.

Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. [14]

Современная точка зрения заключается в том, что даже в организациях с эффективным управлением некоторые конфликты не только возможны, но даже, может быть, и желательны, т.к. конфликт во многих ситуациях помогает выявить разнообразие точек зрения, дает дополнительную информацию, помогает выявить большее число альтернатив или проблем и т.д. [13, с.321]

Очень часто конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только помочь разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями или руководителями.

Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и не предусмотрено разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной. [21]

Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.[11]

Если есть преграды в коммуникативном процессе, значит, должны существовать пути их преодоления. [7, с.167]

• РЕГУЛИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. [14]

• УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДЕЙСТВИЯ

 Они включают в себя планирование, организацию, мотивацию, реализацию и контроль.

• СИСТЕМЫ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ

Также как обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения различных вопросов это один из вариантов системы обратной связи.

Например, фирма “Форд” направляет работников своей главной штаб-квартиры на заводы, разбросанные по стране, для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции.

• СИСТЕМЫ СБОРА ПРЕДЛОЖЕНИЙ.

Это могут быть анонимные ящики или анонимные звонки. На многих предприятиях (например, Siemens) такие ящики существуют в подразделениях и цехах. [7, с.168]

К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, так как часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.

Систему сбора предложений можно создать совсем по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. [14]

• ИНФОРМАЦИОННЫЕ БЮЛЛЕТЕНИ, публикации и видеозаписи организации тоже относятся к информационному менеджменту, или knowledge-менeджменту. [7, с.168]

Английская фирма “Бритиш Петролеум” раз в квартал выпускает видео-газету под названием “Трубопровод”. Эта газета освещает важные события в жизни компании, действующей во многих странах мира, ее рассылают всем филиалам и на суда танкерного флота. Видеоленты компания использует даже для того, чтобы ознакомить своих работников с предпринимаемой реорганизацией.

• СОВРЕМЕННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ

Огромное значение для совершенствования коммуникаций в организации имеет современная информационная технология. [16, с.236]

Для совершенствования процесса внутренних коммуникаций многие организации используют новые информационные технологии.

Компьютер уже оказал огромное влияние на информацию, которую руководители, а так же разный персонал и рабочие рассылают и получают. Кроме того электронная почта является эффективным средством связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. [14]

Коммуникации, осуществляемые с помощью электронных средств, дают возможность работодателям значительно уменьшить рабочие площади, приходящиеся на одного работника, когда десятки столов заменяет один “производственный центр”, используемый для ответов на корреспонденцию, выполнения текущих заданий и проведения встреч.

Однако не следует забывать o риске утраты возможностей социальных взаимодействий, так как сотрудникам необходимо общение в неформальной обстановке, определение новых направлений командной работы, обмен идеями и опытом при личных встречах. [17, с.76]

Выводы по главе 2

Речь является самым универсальным средством коммуникации. Общение это обмен информацией. Для того чтобы процесс общения был результативный и помогал достигать цели его участников, важно правильно выбирать и использовать средства коммуникации.

Обмен информацией возможен не только речью, но и другими знаковыми системами ‒ невербальными коммуникациями.

Как быстро доходит управленческая информация до получателя, и как она сохраняет свое сходство, пройдя по коммуникационным каналам, определяется эффективность коммуникационных сетей организации, как формальных, так и неформальных.

Во внутренней среды организации главным являются цели, задачи, структура, технология и люди; во внешней – окружающая организацию среда.

Чтобы правильно управлять конфликтом в организации, необходимо знать, какие конфликты бывают, как они возникают и протекают, и как их можно устранить.

Чтобы грамотно устранять преграды в организационных коммуникациях надо создавать системы обратной связи, налаживать информационные потоки, предпринимать управленческие действия, способствовать формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, создавать системы сбора предложений, для использования внутри организации печатать информационные материалы и применять достижения современной информационной технологии.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Изучив Тему 7: Особенности коммуникации в организации, мне стало понятно значение слова коммуникации и какую роль они играют в организации. Поэтому из курсовой работы можно сделать выводы:

Коммуникация это передача информации от одного человека к другому. Безусловно, информация играет центральную роль в коммуникативном существовании человека и группы людей. Информация является средством коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, значит работа этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно, только когда она изменяется и обрабатывается, обеспечивается эффективная деятельность организации.

Роль коммуникации и информации в современном мире постоянно растет. Время и промышленное развитие устанавливает собственные принципы, с которыми надо считаться. Знание и способность, верно, применять все без исключения способы коммуникаций может помочь руководителю эффективно управлять организацией. Без коммуникации невозможна совместная деятельность, а также управление организацией, именно процесс коммуникации оказывает основное влияние на результат работы организации. 

Можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших обстоятельств, как профессионализм руководителей, устройство организации, и ее характеристики, наличие крепких межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде, компетентность работников.

Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Абчук В.А. Менеджмент: учебник/ под. ред. Абчук В.А. ‒ СПб: Союз, 2002. ‒ 348с.

2. Андреева Г.М. Социальная психология. ‒ М.: Аспект-пресс, 2004. ‒ 366 с.

3. Ауезова К.Т. Менеджмент: учебно-методическое пособие / К.Т. Ауезова. – М.: ЮНИТИ, ‒ 2011. URL: http://www.uchbnik-online.com (дата обращения: 23.03.2016)

4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Экономист, 2003. – 528 с.: ил.

5. Гапоненко А.Л. Стратегическое управление. ‒ М.: Омега-Л, 2003. URL: http://www.uchbnik-online.com (дата обращения: 23.03.2016)

6. Дорофеев, В.Д. Организационное поведение: учеб. пособие / В.Д. Дорофеев, А.Н. Шмелева, Ю.Ю. Частухина. – Пенза: Изд-во ун-та, 2004. URL: http://www.textb.net (дата обращения: 23.03.2016)

7. Драчева Е.Л. Менеджмент: учеб. для студ. сред. Проф. Учеб. заведений / Е.Л. Драчева, Л.И. Юликов. – 7-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 288 с.

8. Зверинцев А. Б. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера PR. — Санкт-Петербург: Изд-во Буковско­го, 1995. — 267 с.

9. Исаев Р.А. Основы менеджмента: Учебник / Р.А. Исаев. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2010. – 264 с.

10. М. В. Каймакова. Коммуникации в организации: текст лекций – Ульяновск : УлГТУ, 2008. URL: http://www.textb.net (дата обращения: 23.03.2016)

11. Казначевская Г.Б. Менеджмент: учебник / Г.Б. Казначевская – Изд. 11-е – Ростов н/Д: «Феникс», 2010. – 346 с. [

12. Лабунская В. А. Экспрессия человека: общение и межличностное 

познание. — Ростов н/Д: Феникс, 1999. —608 с.

13. Лафта Дж. К. Менеджмент: Учеб. пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, 2004. – 592 с.

14. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, 3-е издание: Пер. с англ. ‒ М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2008. URL: http://www.tourlib.net (дата обращения: 19.03.2016).

15. Мильнер Б. 3.   Теория организации: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2000. URL: http://www.studfiles.ru (дата обращения: 19.03.2016).

16. Неверов А.В., Вершигора Е.Е. Менеджмент: учеб. пособие / А.В. Неверов, Е.Е. Вершигора. – Минск, 2007. – 333 с.