Файл: «Управление знаниями в организации» ..pdf

Введение

Актуальность работы: Существует много мнений по поводу управлений знаниями, и многие считают, что в нашей стране отсутствуют успешные проекты в этой области. Но действительность показала обратное.

С развитием бизнеса в России изменялись задачи, а также важные компоненты для управления знаниями. К примеру, в 90х годах была огромная перегруженность информацией. И только через несколько лет, с новыми полученными знаниями, у менеджеров появились новые задачи. Главной задачей стало сохранение полученного опыта и знаний, а также теперь изготовление на заказ внутренних и внешних ресурсов.

Через пять лет это направление стало называется управлением знаний. В данной курсовой работе управление знаниями является инструментом увеличения эффективности деловитости организации.

Целью данной работы является рассмотреть сущность управления знаниями организации.

Для реализации поставленной цели в курсовой работе были выделены и решены следующие группы задач:

1. Рассмотреть понятие управление знаниями;
2. Технологии управления знаниями;
3. Разработка систем управления знаниями;
4. Знание в условиях организации;
5. Процесс управления знаниями на предприятии;
6. Перспективы развития управления знаниями

Предметом исследования является управление знаниями.

Информационной базой исследования являются учебное пособие по управлениям знаний. В данном пособии рассматриваются основные особенности современного общества в период становления экономики, также рассматриваются проблемы перестройки организаций, которые ориентируются на создание новых ценностей с использованием методов управления знаниями.

Глава 1. Сущность управления знаниями организации

1.1. Понятие управления знаниями

Сегодня в обстановке острой конкурентной борьбы, чтобы принимать адекватные решения, важно четко знать, какой суммой знаний располагает организация. Сейчас это необходимое условие выживания. К счастью, почти все компании обладают огромным исходным багажом данных и практического опыта. Пока данная информация рассредоточена в базах данных, хранилищах документов, сообщениях электронной почты, отчетах о продажах и, разумеется, в головах сотрудников. Проблема в том, чтобы организовать доступ к этим данным, придав им удобную для использования форму. Это не всегда просто, а когда требуется к тому же решить обе задачи быстро, так, чтобы принять на основе анализа информации неотложное решение, задача может оказаться практически невыполнимой – если вы не располагаете системой управления этой информацией.

«Концепция управления знаниями относится к числу тех расплывчатых понятий, которые могут одновременно казаться как всеобъемлющими, так и не означающими ничего определенного. За последние годы эту концепцию отождествляли то с управлением документами, то с информационными системами для бизнеса, то со средствами коллективной работы, то с корпоративными порталами и многими другими модными новинками. Но система управления знаниями – это не просто отдельно взятый продукт. Речь скорее идет о всеохватывающей стратегии предприятия, цель которой – выявить и обратить на пользу фирме всю имеющуюся у нее информацию, опыт и квалификацию служащих, с тем чтобы повысить качество обслуживания клиентов и уменьшить время реакции на меняющиеся рыночные условия.» [9, c. 84]

Понятие «управление знаниями» родилось в середине 90-х годов в крупных корпорациях, где проблемы обработки информации приобрели особую остроту, став критическими. Выяснилось, что основное узкое место – это обработка знаний, накопленных специалистами компании (именно такие знания обеспечивают ей преимущество перед конкурентами). Знание, которое не используется и не возрастает, и, в окончательном счете, устаревает и становится неактуальным, точно так же, как деньги, которые хранятся, не превращаясь в оборотный основной капитал, в конечном счете, обесцениваются. Знание же, которое распространяется, приобретается и обменивается, напротив, генерирует новое знание. Есть десятки определений знания, однако в системах KM знания – это фундаментальный ресурс, базирующийся на практическом опыте специалистов и на данных, используемых на конкретном предприятии.

«Ресурсы знаний отличаются в зависимости от отраслей индустрии и приложений, однако, как правило, в них входят методики, технологии, процедуры обработки информации, накопившиеся в процессе функционирования компании; руководства, письма, новости, сведения о заказчиках и конкурентах, схемы, чертежи и другие данные. Обычно проектировщики систем управления знаниями ориентируются в основном на менеджеров, хотя есть и тенденция принимать в расчет более широкий круг работников организации.» [1, c.73]

Таким образом, управление знаниями – общее название для методик, организующих процесс коммуникаций (целевого общения) в корпоративных сообществах, направляя его на извлечение новых и обновление существующих знаний и помогающих сотрудникам компании вовремя решать задачи, принимать решения и предпринимать необходимые действия, получая нужные знания в нужнoе время. Такие методики на 80% используют гуманитарные технологии, и лишь на 20% –решения в области информационных технологий.

Применение методик управления знаниями делает возможным использование коллективного опыта и знаний и превращение их в корпоративный капитал.

Для интеграции в единый комплекс системы управления знаниями используют ряд технологий:

• традиционные системы автоматизации и информационно-поисковые системы;
• электронную почту, корпоративные сети и Интернет-сервисы;
• базы и хранилища данных;
• системы электронного документооборота;
• специализированные программы обработки данных (например, статистического анализа);
• экспертные системы и базы знаний.

Любая фирма имеет цель, в которой формулируются задачи, которые она перед собой ставит и отражается ее позиционирование. Уместно допустить, что штат компании составляют сотрудники, совокупность знаний которых позволяет следовать миссии.

Опыт и знания конкретного сотрудника, перед которым поставлена задача, имеют все шансы оказаться недостаточными для ее решения, однако в правильно организованной компании совокупность знаний персонала гарантирует достижение цели.

Поэтому методики управления знаниями в фирме требуют формирования сообществ.

«Специалисты считают, что в организациях в той или иной форме употребляются только 20% всех познаний, которые становятся «явными»; это означает, однако, что 80% остаются невостребованными. Они остаются в умах и сердцах служащих данных организаций. Доступ к этим «невыраженным» познаниям имеет возможность быть и получен он только в процессе взаимодействия людей с друг другом. Основным механизмом для создания высокоценных знаний и их применения является общение среди сотрудников, которые совместно работают в рамках данной организации, а такое общение полностью находится в сфере влияния сообществ.» [4, c.38]

«В фирмах, где не применяются методики управления знаниями, решение задач и принятие решений часто используются в условиях недостаточной информированности служащих, которые используют только собственный опыт и знания, не всегда соответствующие необходимой для решения новейших задач компетенции.» [3, c.66]

Носителями знаний считаются люди. Именно ценность накопленных ими знаний и опыта конвертируется в окончательном результате в прибыль фирмы.

Передача знаний происходит во время общения либо коммуникации между людьми, направленной на приобретение нужных познаний для решения задач или принятия решений.

Коммуникации мoгут быть персoнальными и групповыми, непосредственными или заочными.

Персональные коммуникации (общение) используются вами в повседневной жизни, например, тогда, когда вы обращаетесь за советом или консультацией к коллеге.

«Для обеспечения эффективности групповых коммуникаций используются гуманитарные мероприятия, организующие процесс общения в группах, направляющие его на извлечение нужных знаний из умов сотрудников и передачу их коллегам, которым они нужны для решения актуальных задач. К таковым событиям можно отнести привычные совещания, семинары, конференции, съезды и так далее» [6, c.98]

Заочные коммуникации могут происходить, например, посредством бумажных или электронных документов и посланий.

1.2 Технологии управления знаниями

Роль гуманитарных технологий заключается в создании специальных условий, при которых обмен знаниями происходит не хаотично, а целенаправленно.

«Есть некоторые различия между информацией и знаниями. Информация сама по себе имеет возможность оказаться в принципе бесполезной, если, столкнувшись с задачей, у вас не появится понимания, где искать необходимую информацию, как ее использовать и к кому обратиться за помощью. Знания находятся в умах людей и обнаруживают себя в момент взаимодействия между ними. В процессе общения сотрудники обмениваются знаниями, которые невозможно почерпнуть из документации и других источниках информации. Нужно обращать внимание что это взаимодействие на достижение цели, генерацию новых идей и обновление имеющихся знаний.» [10, с. 65]

Знания являются подразумеваемыми, прямо не выраженными, их трудно выделить в отрыве oт контекста взаимоотношений между людьми (мы имеем в виду взаимоотношения при взаимодействии людей как внутри компании, так и c клиентами, поставщиками и партнерами).

«Так как передача знаний происходит лишь во время взаимодействия между конкретными людьми, формирование сообщества как среды людей, объединенных общим профессиональным интересом или общей целью, позволяющей установить контакт между теми, кто ищет знания и источником знаний в условиях доверия и с использованием сложившихся личных связей друг c другом – является важнейшей задачей.» [2, c. 106]

Препятствием на пути внедрения методик управления знаниями может стать внутренняя конкуренция. Поэтому формирование атмосферы общения в сообществе, корпоративной культуры должно учитывать эту особенность людей и направляться на то, чтобы они делились знаниями c радостью.

Если основным мотивом сотрудника является не индивидуальное лидерство, a достижение цели, то коллектив способен при благоприятных условиях достичь больших результатов, нежели сумма результатов, достигнутых в отсутствие кооперации.

«Решения в сфере информационных технологий (IT-решения) поддерживают правила, сопровождающие процесс управления знаниями, помогают снять барьеры на пути решения задач формирования единой рабочей среды, реализации механизма отчуждения, накапливания, использования и модификации знаний, поддержки инноваций и доведения сведений o них всем заинтересованным в них сотрудникам.» [15, c.84]

«Однако IT-решения не играют доминирующую роль в методиках управления знаниями: если в вашей фирме не будут проводиться мероприятия по формированию культуры совместной работы и общего доступа к данным, то никакие IT-решения не позволят получить ощутимые результаты. Равно как и использование, только лишь гуманитарных технологий без привлечения информационных технологий не приведет к эффективному управлению знаниями.» [12, с.48]

Форма представления знаний обязана делать возможным их поиск и освоение с целью следующего использования. Это означает, что знания, формализованные в явном виде, будучи освоенными, имеют все шансы стать частью опыта сотрудника и быть использованы им для решения задач и принятия решений.

Вот лишь некоторые задачи, которые нереально решить без использования решений в сфере информационных технологий для управления знаниями.

«Система управления знаниями сохраняет знания в контексте решения задач, выполнения проектов и взаимоотношения людей. Контекст отражает деловой процесс, который привел к желаемому результату. Контекст раскрывает и фоновую информацию, альтернативы, которые были испробованы, a также причины, по которым они не принесли желаемых результатов. Знания, которые имеют все шансы быть использованы для совершенствования делового процесса, перенесены в новейшие продукты и услуги.» [13, c. 38]

Система управления знаниями направляет действия пользователей с целью размещения информации по определенным правилам, позволяющим в будущем удачно ее находить и использовать;

Становится вероятным использование хранящихся в системе взаимосвязи «люди/содержание». В том числе если вы не смогли найти в системе знаний в полном объеме, которые идеально подходят для решения вашей новой задачи, вы можете использовать связь «человек/содержание» и отыскать, таким образом, человека, являющегося носителем необходимых вам знаний.