Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса (обоснование проектных решений по программному обеспечению).pdf

Введение

В условиях динамичного развития рыночных отношений стратегическим направлением совершенствования деятельности предприятия является внедрение политики управления качеством, построенной по принципу непрерывных улучшений и оптимизации всей системы в целом.

В настоящее время повышение эффективности системы продаж и учет покупательского спроса невозможно представить без инновационных решений и инвестиций, управление которыми должно быть основано на серьезных экономических исследованиях и имеющихся ресурсах управления для обеспечения положительных социально-экономических результатов.

Применение информационных систем и баз данных заслуживает особого внимания. В современных условиях предъявляются серьезные требования к проектированию информационных систем и баз данных, срокам и качеству выполнения работ.

Актуальность работы обусловлена тем, что в современных условиях развития рынка важным условием эффективной деятельности торгового предприятия является автоматизация учета продаж. Автоматизация даст возможность уменьшить издержки, оптимизировать работу.

Целью курсовой работы является разработка и проектирование автоматизированного рабочего места менеджера по работе с клиентами для повышения эффективности учета продаж.

В качестве объекта исследования в курсовой работе выступают «Информационные системы», а предметом исследования – автоматизированное рабочее место менеджера по работе с клиентами.

При написании курсовой работы были поставлены следующие задачи:

1. Исследование предметной области учёта продаж лабораторного оборудования, изучение и анализ структуры учёта продаж лабораторного оборудования.
2. Определение бизнес-процессов продаж лабораторного оборудования, построение диаграммы действий бизнес-процесса.
3. Проектирование форм входных и выходных документов и классификаторов экономической информации.
4. Разработка базы данных и интерфейса системы.

В первой главе рассмотрены основные этапы проектирования ИС: исследование предметной области, выделены основные бизнес-процессы, сформулированы требования к проектируемой информационной системе.

Во второй главе рассмотрены после обоснования необходимости автоматизации определена общая архитектура системы и концепция содержимого базы данных. Далее проведено моделирование системы в программе AllFusion Process Modeler (BPWin). При построении даталогической модели база данных была нормализована, то есть в ней отсутствуют связи «многие-ко-многим».

Также в данной главе выполнено описание разработки базы данных «СТЕКЛОТЕКС.mdb», описывается создание кнопочной формы в Delphi 7, которая определяет интерфейс работы с системой, выполнен расчет экономической эффективности проектирования и автоматизированного рабочего места менеджера по работе с клиентами.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации 

ООО «СТЕКЛОТЕКС» работает на рынке лабораторного оборудования с 2012 г.

Основное направление деятельности - продажа лабораторного оборудования.

В компании работают профессиональные менеджеры по продажам. Компания имеет в наличии собственный транспорт, что позволяет предоставлять услуги по доставке товара.

Сотрудники компании гарантируют выполнение всех заказов в указанные сроки и надлежащего качества.

Организационная структура ООО «СТЕКЛОТЕКС» линейная (рис. 1).

Рисунок 1. Организационная структура ООО «СТЕКЛОТЕКС»

На данный момент база данных о клиентах практически не ведется, текущие клиенты записываются в примитивно построенной базе данных с помощью электронных таблиц Excel, данные часто не сохраняются. Вследствие чего невозможно выявить предпочтения клиентов, проследить динамику востребованности той или иной услуги, на основании чего скорректировать закупки расходного материала у поставщика. То есть закупки руководитель осуществляет интуитивно или на основании имеющегося заказа. Такая схема увеличивает продолжительность выполнения заказа и следовательно дает преимущество более быстродействующим конкурентам.

Фактически, невозможно выявить лояльных клиентов, соответственно невозможно мотивировать их к повторному заказу услуг у компании «СТЕКЛОТЕКС» путем поощрения дисконтной картой и другими способами маркетингового воздействия.

В компании «СТЕКЛОТЕКС» контакты текущих клиентов также не систематизированы. Данные фиксируются урывками. Такой порядок работы отнимает время и силы менеджера на нахождение нужного контакта и его хранение.

Анкетные данные клиентов фиксируются не систематизированно. Соответственно выявление целевой аудитории работы компании затруднено и следовательно неверно скорректированная стратегия приносит компании «СТЕКЛОТЕКС» убытки. Поэтому в компании остро стоит вопрос о создании такой системы клиентской поддержки, которая позволит избавиться от указанных недостатков и повысит эффективность работы компании с клиентами и в целом.

Основные преимущества автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса:

• централизованное хранение данных;
• исключение потерь данных;
• систематизация данных;
• быстрая обработка данных;
• выдача результатов в наглядном виде на печать и экран;
• автоматизация оформления отчетов. [5]

1.2. Характеристика существующих бизнес–процессов

 Существующие бизнес-процессы компании «СТЕКЛОТЕКС» вытекают из набора деловых связей, имеющихся в организационной структуре организации.

Бизнес-процессы, существующие в организации, можно разделить на четыре группы, каждая из которых обладает особенностями [3]:

• Основные бизнес-процессы – оказывают непосредственное влияние на формирование доходов организации;
• Обеспечивающие бизнес-процессы – обеспечивают выполнение основных процессов,
• Бизнес-процессы управления – обеспечивают управление организацией,
• Бизнес-процессы развития – обеспечивают развитие организации.

Основным бизнес–процессом является продажа лабораторного оборудования, целью которого является оптимизация работы отдела продаж и получение доходов.

1. Менеджер отдела продаж каждый день оформляет заявки клиентов на покупку лабораторного оборудования согласно прайс-листу. Он регистрирует заявки в журнале заявок.

2. После оформления заявки менеджер отдела продаж выписывает счёт клиенту и регистрирует его в реестре счетов.

3. Бухгалтер получает и обрабатывает приходные кассовые ордера, а также выписки банка, которые содержат сведения о поступлении денежных средств в кассу или на расчётный счёт компании. На основании этих документов бухгалтер делает отметки об оплате счета в реестре счетов.

4. Менеджер отдела продаж контролирует поступление платежей от клиентов. Если срок оплаты истёк, а платежи не поступили, то менеджер отмечает недействительность заявки в журнале заявок.

5 Менеджер отправляет счёта о покупке продавцу-консультанту.

6. Продавец-консультант выписывает товарную накладную на оплаченный товар на основании счета, после этого проверяет товар на качество и комплектацию, заполняет гарантийный талон на товар и выдает товар покупателю.

7. В конце каждого месяца на основании журнала заявок менеджером отдела продаж формируется сводка о количестве поступивших заявок на каждую модель лабораторного оборудования.

На рис. 2 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса «Продажа лабораторного оборудования»

Рисунок 2. Контекстная диаграмма модели IDEF0 бизнес-процесса «Продажа лабораторного оборудования»

На рисунке 3 представлен результат декомпозиции контекстной диаграммы, который также выполнен в методологии IDEF0 [1].

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции первого уровня детализации контекстной диаграммы

Рисунок 4. Диаграмма декомпозиции второго уровня детализации

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи учета продаж

Таким образом для ООО «СТЕКЛОТЕКС» необходима информационная система, которая могла бы решить следующие задачи:

• ведение истории заказов;
• фиксация анкетных данных клиентов и их контактов;
• вычисление динамики спроса на услуги;
• выявление лояльных клиентов;
• обработка документации.

Информационная система помогает вести:

• Учёт поставщиков
• Учет клиентов
• Учет товаров
• Учет поставок
• Учёт продаж
• Анализ доходов от реализации товаров

Экономическая сущность задачи «Учёт поставщиков» сводится к следующему: менеджер по работе с поставщиками получает заказ от компании и формирует карточку поставщика – первичные данные о поставщике. В карточке указываются код поставщика, наименование, адрес, РНН, Счет, Ставка НДС, Скидка.

Экономическая сущность задачи «Учёт клиентов» сводится к следующему: менеджер по работе с клиентами получает заказ отклиента и формирует карточку клиента – первичные данные о клиенте. В карточке указываются код клиента, ФИО/наименование, адрес, телефон, Счет.

Экономическая сущность задачи «Учёт товаров» сводится к следующему: менеджер по продажам дополняет прайс-лист новыми товарами, следит за изменением цены. В прайс-листе указываются код товара, наименования товара, его цена, наличие на складе.

Экономическая сущность задачи «Учет поставок» сводится к следующему: менеджер по работе с поставщиками формирует ведомость поставок. В ведомости указываются наименование поставщика, номер накладной, дата поставки, шифр товара, количество, стоимость, сумма НДС, сумма скидки.

Экономическая сущность задачи «Учёт продаж» сводится к следующему: исходя из составленной ведомости заказов менеджером по работе с клиентами формируется таблица выполнения заказов на продажу. В нем указываются № чека, в котором реализован товар, Шифр товара, Количество реализованного товара, Дата реализации товара, Общая стоимость реализованного товара, Клиент.

Экономическая сущность задачи «Анализ доходов от продаж» заключается в том, что менеджер по учету продаж, исходя из информации о выполнененных заказах, формирует запросы и отчеты.

Информационная система получает информацию от поставщиков, работников компании.

При поступлении заявки от поставщика открывается электронная форма Поставщики. Если необходимые данные не содержатся в базе, то данные заносятся в базу данных.

Если поставщик новый, то на него заводится карта поставщика с информацией, которая заносится в базу данных.

В связи с вышеизложенным был сделан вывод о необходимости в разработке приложения, которое отвечает за авторизацию поставщиков, быстрый поиск и сохранение достоверности информации.

Эта программа отвечает за фиксацию операций по поставкам и продажам товаров ООО «СТЕКЛОТЕКС», цель и назначение которой - повысить производительность, сократить время обслуживания и затраты.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению необходимо выполнить

Программа предназначена для решения задач автоматизированной обработки информации:

1) хранение данных о товарах;

2) вывод в удобной форме данных по запросам пользователя;

2) автоматизация обработки информации при различных бизнес-операциях;

4) вывод данных на печать;

Таблица 1

Документы бизнес-процесса «Продажа лабораторного оборудования»