Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление запасами..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Современный рынок авто бизнеса представляет собой динамично растущую и меняющуюся среду с высокими требованиями к качеству и конкурентоспособности. Именно поэтому процесс выбора такой базовой составляющей как программного обеспечения является сложной и поэтапной задачей.

В настоящее время, отечественный рынок авто услуг имеет неограниченный доступ к достаточно широкому спектру информационных систем, отвечающих за различные комплексные решения по управлению бизнес-процессами организации. Линейка данных услуг является как отечественными продуктами, так и разработками западных компаний. Однако, если на начальных этапах становления авто рынка в Республике Беларусь, компании не выдвигали высоких требований по персонализации и детализации систем под определенный концерн или марку авто, то в настоящее время информационные системы должны становиться все более и более уникальными и адаптированными.

Именно подобное требование дилерских центров к индивидуализации используемых информационных систем и обуславливает тематику данной работы, в которой на примере конкретного дилерского центра будет проведен подробный анализ внедряемой информационной системы, выявлены недостатки данного программного обеспечения в отношении покрытия существующих бизнес-процессов. А также будут сделаны предложения по модификации и доработкам ИС, и представлены результаты реинжиниринга бизнес-процессов после внедрения ИС.

Основное внимание в данной работе будет уделено сферам работы с запчастями, такими как продажа запчастей через магазин и сервисное обслуживание автомобилей. Постановка акцента на данных областях объясняется желанием дилерского центра обладать конкурентным преимуществом, качественно дифференцирующим его от остальных игроков. В то время как рынок авто услуг предлагает практически однообразный набор услуг, качество и скорость осуществления продаж и сервисного обслуживания могут значительно выделить дилерский центр среди конкурентов. Именно поэтому данная работа сконцентрирована на анализе текущего состояния соответствующих бизнес-процессов и поиске вариантов их оптимизации и улучшении.

Актуальность данной темы обуславливается высокими темпами роста и расширения отечественного авто рынка, а соответственно и роста требований к индивидуализации программного обеспечения.

Объектом исследования данной работы является информационная система, обеспечивающая управление бизнес-процессами авто дилерского центра, представляющего свои услуги на отечественном рынке.

Предметом исследования – степень соответствия рассматриваемой информационной системы протекающим в компании бизнес-процессам и возможностям расширения её функциональности.

Целью работы является разработка и обоснование предложений по модификации процессов информационной системы.

В рамках данной работы, обозначены следующие задачи:

1. анализ текущих бизнес-процессов компании;

2. анализ стандартной функциональности ИС, отвечающей протекающим бизнес-процессам процессам;

3. разработка и обоснование предложений по модификации функциональности информационной системы.

4. формирование требований к автоматизации модифицированных бизнес-процессов.

5. анализ изменений после внедрения разработанной функциональности.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Описание сети авто дилерских центров

Основными направлениями работы ООО «БАЛХИМ ГАРАНТ» дилерских центров «GEELY» являются три вида деятельности: продажа авто, комплектующих и запчастей, а также осуществление сервисного обслуживания. Данная компания является одним из ведущих поставщиков коммерческих транспортных решений и имеет головные офисы в Витебске и Бресте; помимо этого сеть работы компании покрывает территорию Гомельской и Могилевской областей.

Все дилерские центры осуществляют одинаковый набор бизнес-процессов при поддержке одного типа информационного обеспечения. Вся отчетность по результатам деятельности каждого центра имеет стандартизированный вид и с установленной периодичностью отправляется в центральный офис компании. Именно поэтому все результаты, полученные в рамках данной работы, применимы ко всем представителям данной дилерской сети.

В настоящее время сеть дилерских центров компании поддерживает следующее программное обеспечение:

• 1С: Бухгалтерия 8,
• Операционная система Windows 7 Enterprise,
• MS Office

1.2 Описание информационной системы Incadea

В качестве информационной системы планируется внедрить отраслевую разработку на базе Microsoft Dynamics Nav 5.0 – Incadea. Данная система является независимым выбором компании, основанным на максимальном соответствии предлагаемой функциональности бизнес-процессам, протекающим в каждом из дилерских центров. «Microsoft Dynamics NAV – клиент-серверное приложение, состоящее из системы управления базами данных (СУБД) на сервере, и графического интерфейса пользователя, работающего на каждой клиентской станции. Решение может работать и в автономном режиме».

Согласно сайту компании [6] Incadea была разработана специально для авто дилеров и позволяет им оптимизировать внутренние процессы, протекающие от заказа товара у поставщиков до осуществления продаж клиентам. Система полностью адаптирована для повседневного использования. Данная система сочетает в себе все функциональные составляющих, основанные на стандартах и принципах работы системы Microsoft Dynamics NAV и принципах и подходах к управлению, встречающихся в процессе работы в сфере авто бизнесе.

Данная информационная система обеспечивает поддержку следующих информационных модулей:

1. Финансовые настройки
2. Запчасти
3. Автомобили
4. Сервис
5. Персонал
6. Обмен данными

Для более подробного рассмотрения и регламентирования, управляемых системой бизнес-процессов необходимо привести минимальную характеристику и функциональную составляющую основных функциональных модулей системы: запчасти, автомобили, сервис.

Модуль запасных частей является центральным модулем программного продукта. Он может поддерживать несколько марок автомобилей, несколько групп материальных запасов и несколько филиалов. Файл позиций является ядром модуля запасных частей. Файл разделен на пять вкладок: Общие вопросы, Выставление счетов, Заказы, Внешняя торговля и Отчетность.

Для каждой позиции имеется соответствующий объем информации: интегрированы данные каталога запасных частей изготовителя и информация о ценах, дополнительные тексты расширяют приведенные в каталоге описания.

Продажа автомобилей является сложным и многоступенчатым процессом. Данный модуль системы обеспечивает работу, как с новыми автомобилями, так и с демонстрационными моделями или подержанными автомобилями. Система позволяет ввести все эти автомобили в базу данных вместе с автомобилями, которые были сконфигурированы самостоятельно. После создания конфигурации она будет оставаться доступной в течение всего срока службы автомобиля.

В отношении операций закупки модуль автомобилей упрощает расчеты и подготовку заказов на закупку. Заказы на закупку автомобилей можно создавать автоматически на основании указаний цен, других открытых документов или выставленных счетов, или вручную. Правила, применяемые для вычисления цены покупки, могут устанавливаться индивидуально для каждой марки автомобилей.

Функциональность модуля “Сервис” отвечает за работу с коммерческими и гарантийными заказ нарядами. Данный модуль является ключевым звеном системы, так как именно качество оказания сервисных услуг является основным конкурентным преимуществом дилерского центра. Модуль напрямую связан с функциональным разделом запчастей, так как при выполнении сервисных услуг различаются два основных вида деятельности: осуществление сервисных работ, установка или замена запчастей.

Таким образом, основными процессами, протекающими в дилерских центрах, являются:

• Покупка и продажа запчастей;
• Покупка и продажа автомобилей;
• Коммерческое и гарантийное сервисное обслуживание.

В данной работе акцент будет сделан на процессах работы с запасными частями и комплектующими, а также на их продаже через магазин и использовании в сервисном центре. Направленность данной работы объясняется потребностью детального анализа и выявления недостатков, присутствующих на данный момент в процессах работы с запчастями. Скорость поступления запчастей на склад и их текущее наличие напрямую определяет качество услуг оказываемых сервисом и зоной продажи, что является ключевым конкурентным преимущество любого дилерского центра на рынке практически идентичных наборов услуг.

1.3 Анализ организационной иерархии дилерского центра

В работе с запасными частями крайне важным фактором производительности процесса является слаженная работа персонала, которая обеспечивает бесперебойное функционирование и выполнения бизнес процесса. Четкое понимание должностных обязанностей и сфер ответственности работниками дилерского центра напрямую определяет степень удовлетворенности клиентов оказанной услугой, а значит и определяет их дальнейшую лояльность конкретному дилерскому центру.

Для своевременного реагирование на поступившую заявку и качественного выполнения ее в организации должны быть четко сформулированы не только рабочие обязанности каждого отдельного сотрудника, но и строго определена структура управления внутри каждого отдела.

Для четкого разделения и разграничения должностных обязанностей, а в последующем формирования различных ролей доступа к функциональным модулям системы необходимо провести анализ организационной иерархии и определить ключевых пользователей, отвечающих за определенные ступени протекающих бизнес-процессов.

Организационная диаграмма, отражающая иерархическую структуру дилерского центра, представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Организационная диаграмма компании

Главой компании является генеральный директор, у которого в прямом подчинении находятся четыре заместителя: заместитель по продажам, заместитель по сервису и заместитель по производству, а также заместитель директора по общим вопросам.

Заместитель по продажам управляет двумя структурными подразделениями: автомобилями и запчастями, внутри каждой из которых шефство берут на себя начальники отделов. Начальники отделов имеют полный доступ к соответствующим их сфере деятельности информационным модулям: покупке и продаже запчастей, покупке и продаже авто соответственно. Данные информационные модули не пересекаются функционально, поэтому разграничение прав доступа очевидно и не вызывает каких-либо сомнений.

Внутри данных отделов, в непосредственном подчинении у начальника находится менеджер по продажам, который также имеет полный доступ к соответствующему модулю системы. Однако в отличие от начальника, который в основном просматривает статистику по отчетам, предоставляемых ему подчиненными, менеджер постоянно работает в системе.

Заместитель генерального директора по сервису контролирует работу подразделения по работе с клиентами. В данном подразделении организационная структура состоит из двух работников: менеджера и его прямого помощника.

В этом случае менеджеру также предоставляются полные права доступа к своему информационному модулю: управление сервисом, однако помимо этого он имеет доступ к разделу покупки запчастей, так как в его полномочия входит контроль за товарными поступлениями на склад.

Так как в обоих отделах отсутствуют прямые руководителя, вся статистика и отчетность попадает непосредственно к заместителю генерального директора по сервису.

Заместитель директора по производству контролирует четыре структурные единицы обеспечивающие осуществление сервисных услуг: слесарный цех, кузовной цех, цех предпродажной подготовки, а также склад запчастей. Обозначенные цехи осуществляют выполнение всех сервисных заказов, поступающих в дилерский центр. Как уже было отмечено, данное производство является одним из ключевых функций компании и отвечает за ее конкурентное преимущество и позицию на конкурентном рынке. Каждая из структурных единиц производственного цеха включает в себя пять работников: непосредственного начальника цеха и механиков. Каждый из механиков имеет четкую специализацию, однако в условиях недостатка рабочей силы по одной из спецификаций заказа, в цех могут привлекаться ресурсные единицы из других сервисных зон. На складе запчастей работают оператор склада и кладовщик. Кладовщик имеет доступ к разделам запчастей и в любой момент может просматривать состояние склада и создавать новые заказы покупки. Оператор склада отвечает за обработку поступающих на склад обращений.