Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление запасами..pdf

Заместитель директора по общим вопросам контролирует все вспомогательные подразделения организации, такие как: логистический отдел, кредитный отдел и бухгалтерия.

1.4 Описание используемых методик моделирования

Для анализа протекающих бизнес процессов необходимо предоставить их развернутое текстовое описание, а также сформировать наглядное представление и понимание их при помощи визуальных моделей, отвечающих различным нотациям.

В настоящее время в сфере проектирования программного обеспечения широкое распространение имеют различные средства описания, проектирования и документирования системной архитектуры. В данной работе, для моделирования текущих бизнес-процессов будут использованы две основные нотации: IDEF0, IDEF3. Использование совокупности стандартов поможет проанализировать текущую деятельность дилерских центров с различных ракурсов и сторон, что в значительной мере повышает вероятность нахождения “узких мест” процессов и выявления недостатков для последующего их устранения.

Методология описания бизнес-процессов IDEF0 предназначена для моделирования процессов организации верхнего уровня и не подразумевает под собой интерпретацию алгоритмических или временных закономерности. Данная нотация позволяет учитывать необходимые ресурсы, регламенты, входные и выходные данные, необходимые для функционирования определенного процесса. Использование обусловленной нотации в данной работе позволит провести изначальный анализ рассматриваемых бизнес-процессов и выявить их слабые и требующие дальнейшей модификации стороны.

Отличительной особенностью данной нотации является возможность анализировать структурную последовательность процессов, так как она позволяет анализировать логическую связь между функциональными работами, а не их временную или алгоритмическую зависимость.

Нотация IDEF3 позволяет описывать причинно-следственные связи, используя такие объекты как логические операторы. Данная нотация позволяет описывать бизнес-процессы нижнего уровня и показывать все альтернативы и точки принятия решений в бизнес-процессах, а также учитывать временную зависимость между работами.

Все рассмотренные нотации описания бизнес-процессов использовались для моделирования процессов “Сервисного обслуживания” и “Продажи запчастей”.

1.5 Текстовое описание бизнес-процессов дилерского центра

1.5.1 Текстовое описание бизнес-процесса «Покупка запчастей»

Процесс покупки запчастей начинается с оприходования реально поступивших на склад запчастей и соответствующих им документов. После этого приход необходимо зафиксировать в системе.

Первым этапом является создание заказа покупки в разделе покупки запчастей. Перед созданием заказа необходимо удостовериться, что в системе заведена карточка поставщика и карточка приходуемой запчасти. Если склад еще не работал с данным поставщиком, или с поступившей запчастью, пользователю необходимо сформировать карточку поставщика перед открытием нового заказа.

После указания данных поставщика и пришедшей запчасти в заказе покупки, производится учет оприходования товара и учет счета по заказу.

Процесс закупки запчастей представлен на рисунке 2.

Рисунок 2 - Диаграмма бизнес-процесса «Покупка запчастей»

После прохождения всех этапов приобретения, товар попадает на склад. Данная операция отображается в журналах:

• Товарная книга операций – где отображается количественные операции с запчастями;
• Стоимостная книга операций – где отображаются стоимостные операции с запчастями.

Необходимо отметить, что рассматриваемая сеть авто дилерских центров работает лишь с одним поставщиком комплектующих, который является официальным производителем запчастей данной марки.

1.5.2 Текстовое описание и моделирование бизнес-процесса «Продажа запчастей»

Процесс продажи запчастей начинается с оформления заказа системе и ввода данных о клиенте и продаваемом товаре. Если данные о клиенте отсутствуют в системе, то они забиваются пользователем вручную и формируется новая карточка клиента.

После оформления заказа покупки в системе, менеджер отдела продаж создает запрос на выдачу запасных частей и передает его на склад. Как только кладовщик получает список необходимых запчастей, он начинает подбирать их по списку. В случае отсутствия необходимого количества товара на складе, кладовщик открывает новый заказ покупки и происходит выполнение всего бизнес-процесса “покупки запчастей”. Во время того как заказ покупки находится в обработке, клиент вынужден ожидать поступление товара. После того как запасная часть поступает на склад, кладовщик передает товар в зону продажи. Как только товарные единицы поступают в отдел продажи, менеджер начинает формирование комплекта документов и процесс выставления счета клиенту. Как только весь пакет соответствующих документов собран, осуществляется выдача запчастей и документов клиенту.

Изначально происходит фактическая отгрузка запчастей, а затем уже в системе учитывается отгрузка товара и учет счета.

Данная операция отображается в журналах:

• Товарная книга операций – где отображается количественные операции с запчастями;
• Стоимостная книга операций – где отображаются стоимостные операции с запчастями.

На основании описанных выше процессов производится декомпозиция контекстной диаграммы. Диаграмма бизнес-процесса «Продажа запчастей» (1 уровень декомпозиции), представлена на рисунке 4. Диаграмма декомпозиции также представлена в нотации IDEF0.

Рисунок 3 - Диаграмма бизнес-процесса «Продажа запчастей» (верхний уровень)

Рисунок 4 - Диаграмма бизнес-процесса «Продажа запчастей» (1 уровень декомпозиции)

Скорость выполнения процесса продажи запчастей определяется несколькими факторами, оказывающими влияние на разные этапы бизнес-процесса. Основными критериями, осуществляющими негативное влияние на скорость закрытия заказов продажи, являются:

• Отсутствие необходимых запчастей на складе,
• Технические проблемы на стороне дилера (отключение электричества, выход из строя оборудования)
• Отсутствие ответственного персонала

Из перечисленных факторов наиболее время затратным является факт отсутствия запчастей на складе. Так если остальные проблемы могут быть решены в скором порядке, доставка новых запчастей может занимать значительный период времени, в зависимости от страны происхождения товара и скорости прохождения таможни. Именно поэтому постоянный резерв товарных единиц на складе способствует устранению наиболее отрицательно влияющей проблемы.

Так как именно этап запроса на склад является самым уязвимым по эффективности этапом данной цепочки, необходимо привести его декомпозицию. Учитывая тот факт, что скорость формирование комплекта необходимых запасных частей зависит от нескольких факторов, необходимо рассмотреть все возможные варианты развития событий.

При работе с заказом продаж запчастей, ответственному за заказ менеджеру необходимо сформировать запрос на выдачу запчастей и отправить его на склад. При получении заявки на складе, оператор регистрирует обращение и получает необходимую информацию по запрашиваемым запчастям. После этого оператор формирует список запчастей с указанием их местоположения на складе и передает его кладовщику, который в свою очередь осуществляет их подбор. Кладовщик составляет список отсутствующих запчастей и собирает комплект запчастей, которых достаточно для выдачи в зону продаж. После того как полный список запрашиваемых запчастей проверен, кладовщик открывает новый заказ покупки на недостающие запчасти, при этом присутствующие запчасти выдаются в зону продаж. До тех пор пока в магазин не поступили все необходимые запчасти, заказ продажи не закрывается менеджеров.

Как только запчасти, на которые был оформлен заказ покупки, поступают на склад, кладовщик производит процесс учета заказа покупки и осуществляет выдачу запчастей в зону продажи.

На рисунке 5 представлена диаграмма IDEF3 бизнес-процесса “Запрос запчастей на склад”.

Рисунок 5 - Диаграмма бизнес-процесса «Запрос запчастей на складе»

В соответствии с диаграммами бизнес-процесса и его текстовым описанием, была построена таблица операций бизнес-процесса, которая включает в себя описание всех выполняемых операций, ответственных исполнителей, частоту выполнения, а также документы, поступающие на вход и выход. Таблица 1 обеспечивает наглядное отображение последовательности исполнения бизнес-процесса, а также позволяет отследить перемещение генерируемых документов.

Таблица 1.

Таблица операций бизнес-процесса «Запрос запчастей на складе»

После представления краткой характеристики бизнес-процессов, протекающих в отделе продаж запчастей, необходимо обратиться к бизнес-процессам сервисного отдела, который также имеет непосредственное отношение к работе с запчастями.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Текстовое описание функциональности автоматического дозаказа запчастей

Функциональность создания дозаказа необходима для автоматического расчета дозаказа на основе статистики, которая ведется для каждого товара, предлагаемого дилерским центром. Комбинация различных данных, основанных на статистике продаж конкретного товара за установленный срок, позволяет спрогнозировать возможный тренд продаж и рассчитать необходимое количество товара на складе на определенный срок.

В данной работе будет приведен возможная модель расчета параметров дозаказа, а также обусловлены все необходимые данные, участвующие в процессе формирования автоматического заказа покупки запчастей. Критерии, используемые в данном методе, определены дилерскими центрами, и рассчитываются на основании оговоренных заказчиками данных, необходимых для корректной работы данного функционала.

Заявка на формирование автоматического дозаказа создается в системном разделе “Журнал заявок” на основании данных, рассчитанных двумя системными методами “Прогноз продаж” и “Параметры автозаказа”.

2.2 Описание функциональности расчета прогноза продаж

Функциональность расчета прогноз продаж отвечает за формирование значения коэффициента, который будет использоваться для вычисления оптимального количества товара необходимого для присутствия на складе в любое время. Прогноз предстоящих продаж рассчитывается на основе последних четырех месяцев. Каждый месяц в году имеет свой весовой коэффициент, который определяется работниками склада и заносится вручную в системную таблицу “Веса месяцев”. После заполнения данной таблицы, пользователь запускает алгоритм расчета прогноза продаж на последующий месяц.