Файл: Проектирование реализации операций бизнес процесса «Управление персоналом».pdf

Введение

В наши дни, текущие компании имеют сложную организацию, определяемую широким спектром направлений деятельности, территориальной распределенностью подразделений, многообразием деловых связей с партнерами. При этом возрастает динамичность бизнес процессов, что вызвано постоянными изменениями потребностей рынка, ориентированностью производства товаров и услуг на индивидуальные вкусы потребителя, постоянным технологическим совершенствованием, высокой конкуренцией. В итоге менеджмент предприятий переходит от управления отдельными ресурсами и функциональными подразделениями к управлению бизнес-процессами, связывающими воедино деятельность всех структур предприятия.

В качестве конкретных причин, вызвавших необходимость существенных изменений в производстве и его организации, можно выделить следующие три внутренние во многом взаимосвязанные причины. Рост сложности новых продуктов, причем в такой степени, когда ни отдельный человек, ни даже группа людей не могут знать все технические детали продукта. Это справедливо и для автомобильной промышленности, и для страховых и инвестиционных компаний, и для IT-компаний, и для ресторанов «быстрого питания». Соответственно усложняются управленческие задачи. Неэффективность дальнейшего увеличения числа сотрудников на всех уровнях предприятия для решения усложнившихся управленческих задач. Рост числа работников на средних уровнях менеджмента организаций многие годы был ответом на несколько факторов, включая рост сложности продуктов и методов бизнеса, плодовитость правительственных организаций в области законодательного регулирования и глобализации коммерческой деятельности. Однако возникла ситуация, когда рост числа персонала перестал сказываться на удовлетворенности клиентов. Одна из причин стоимость труда. Понадобилось применение схемы бизнеса, при которой существенно сокращается стоимости рабочей силы.

Другая сторона проблемы нелинейный рост числа управленцев и их внутренних проблем по отношению к числу работников, создающих собственно

продукт или услугу. Во-первых, возникает нелинейный рост запаздываний и

ошибок, во вторых, эффект «один с сошкой, семеро с ложкой», или «над-одним капралом семь генералов». Недостаточная отдача от инвестиций в компьютерные системы и информационные технологии. Расчеты на то, что использование ИТ само по себе решит проблемы эффективного управления производством, не оправдались. Пример из бизнеса США: с 60х годов, когда компьютеры стали доступны многим предприятиям, общие затраты на них составили более двух триллионов долларов, однако рост производительности, соответствующий росту инвестиций, получен не был. Основная причина: использование компьютеров не меняло ничего в том, как велись дела, не менялись объем потоков документов, точки принятия решений, их число и т.п.

Только появление качественно новых ИТ технологий изменило ситуацию, когда они стали не только подталкивать компании к улучшению бизнес-процессов, но и давать для этого реальные средства. Для совершенствования и развития компании, необходимо определить, какие изменения в управлении персоналом требуются.

Наши задачи для достижения цели:

• Определить стандарт управления
• Подобрать современную модель управления

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Главная задача управления персоналом состоит в определении количественного и качественного состава работников, необходимых для выполнения поставленных целей в установленные сроки. Эту задачу ежедневно решает руководство предприятия, а служба управления персоналом или отдел кадров, сотрудников которых с советских времен называют кадровиками, должны готовить рекомендации и представлять необходимую информацию для принятия своевременных и компетентных решений. Важная роль в оптимизации управления сотрудниками предприятия принадлежит автоматизированным системам управления персоналом, получившим на Западе название HR систем (Human Resource Systems)

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы учета и управления персоналом. Они были реализованы на различных аппаратных платформах, начиная от больших ЭВМ и заканчивая ПК. Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы в первую очередь руководства и

персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности их труда. Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные

группы:

• многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;
• экспертные системы для анализа персонала, выявления

тенденций развития отделов и предприятия в целом;

• программы расчета зарплаты;
• комплексные системы управления персоналом, позволяющие

формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри

фирмы, рассчитывать зарплату с помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества кандидата на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия;

С формальной точки зрения такие программы позволяют достаточно эффективно отбирать перспективных специалистов. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб. Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому

немаловажным фактором условий использования HR систем является также

возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием.

Характеристика существующих бизнес – процессов. Основные бизнес процессы производят выходы процессов. Основных бизнес процессов на предприятии не более десяти. Обеспечивающие, или вспомогательные, бизнес-процессы снабжают ресурсами все бизнес процессы предприятия. В отличие от основных количество обеспечивающих процессов достигает нескольких десятков.

Процессы управления это бизнес процессы, которые охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес процесса и бизнес системы в целом. В основе построения технологии выполнения процессов управления, лежит концепция контроллинга, которая позволяет сформировать полный цикл управления предприятием, начиная от стратегического планирования до анализа причин отклонений от плана и формирования управляющих воздействий. Управленческие процессы также обладают характерными особенностями: они не имеют внешнего потребителя; не связаны с конкретными характеристиками отдельного вида продукции; обеспечивают достижение общих целей организации, целей производственных процессов и целей постоянного улучшения. Это связано с тем, что результаты осуществления управленческих функций не имеют конкретного внутреннего потребителя. К процессам развития, как правило, относят процессы совершенствования производимого продукта или услуги, технологии, оборудования, а также инновационные процессы. Наиболее мобильными, постоянно адаптирующимися к изменяющимся условиям бизнеса являются процессы менеджмента, призванные обеспечивать постановку и реализацию целей и задач организации, а также взаимосвязь и оптимизацию всех процессов организации. Процессы менеджмента это в некотором роде тоже обеспечивающие процессы, они также не оказывают прямого влияния на стоимость продукции, а только на добавление ценности организации. Такие процессы формируют бизнес стратегию и культуру менеджмента организации, а конечным результатом их функционирования является повышение результативности и эффективности основных и обеспечивающих процессов.

Перечислим основные бизнес-процессы организации:

• Бизнес-процессы развития и совершенствования
• Бизнес-процессы ведения основной деятельности
• Бизнес-процессы вспомогательные

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Объем документации, создаваемой в учреждениях, как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные. Главными объективными причинами увеличения объемов до­кументов являются:

• влияние научно-технического прогресса;
• раз­витие экономики;
• расширение и усложнение номенклатуры продукции;
• освоение новых районов;
• строительство новых объектов;

При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены.

К субъективным причинам относят:

• Бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимость для подстраховки, на всякий случай;
• Незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и перепроверка, т.е. создание новых документов;
• неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные за­дания, нереальные сроки исполнения, противоречащий из­данным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций и струк­турных подразделений разъяснительного характера;
• несвоевременное, некачественное выполнение заданий, по­ручений, договорных обязательств, срыв сроков их испол­нения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;
• отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуж­дает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;
• некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих дей­ствий, а затем исправлении принятого решения;
• отсутствие в управленческом аппарате регламентации документ образования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме или по составу показателей;
• широкое распространение копировальной техники способствует созданию огромного количества копий документов, кото­рые используются в незначительной мере;
• использование в процессах создания и подготовки доку­ментов компьютеров, с одной стороны, значительно повы­сило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и элек­тронной форме;
• Документооборот это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждого предприятия. При этом необходимо соблюдать следующие принципы;
• оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;
• однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
• параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения;

График документооборота - это документ, регламентирующий движение первичных документов в организации и устанавливающий порядок создания документа, его проверки, обработки и передачи в архив Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности. Он должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, способствовать усилению контрольных функций бухгалтерского учета утверждает график документооборота руководитель предприятия. А главный бухгалтер отвечает за разработку графика и контроль над соблюдением его исполнения на предприятии. Правильное составление графика и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечению своевременности составления отчетности ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1. составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2. передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3. проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяется полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4. обработка документа в бухгалтерии, которая включает в себя:

• таксировку - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
• группировку - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;
• контировку - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;