Файл: Проектирование реализации операций бизнес процесса «Управление персоналом».pdf

5. сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Основными характеристиками документооборота являются:

• маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, время, затрачиваемое на прохож­дение документов по этому маршруту

Отсюда главное прави­ло организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршрут наименьшими затратами времени.

1.4.Обоснование проектных решений по информационному и программному обеспечению

Разрабатываемая система предназначена для работы в операционной системе Windows. Программа должна работать в любой операционной системе семейства Windows: Windows 95/98, NT (Service Pack 6), 2000 (Service Pack 3), XP, а также на серверных вариантах этой операционной системы. Такой выбор объясняется развитым удобным графическим пользовательским интерфейсом данного семейства операционных систем, а также ее популярностью на российском рынке. Многие фирмы-производители программного обеспечения, в том числе систем разработки приложений, также ориентированы на это семейство операционных систем, что привело к наличию на рынке большого количества систем программирования, позволяющих разрабатывать программное обеспечение для Windows. Эта операционная система имеет очень большой набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, управления и диагностики системы, а также прикладных приложений. Кроме того, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы в этой операционой среде.

В последнее время особую популярность приобретает операционная система Linux и ее производные. В этой ситуации можно задать вопрос: "Зачем программистам осваивать средства разработки приложений для Windows, если существуют такая прекрасная операционная система?". Не смотря на растущую популярность Linux можно утверждать, что в мире персональных компьютеров операционная система Windows еще довольно долго будет доминировать и вряд ли в ближайшее время будет вытеснена. В связи с тем, что программа хранит информацию в базе данных, необходимо наличие соответствующей СУБД.

Программа ориентирована на работу с базами данных формата: MS Access. Соответственно на компьютере должна быть установлена данная СУБД. Если база MS Access функционирует на сервере, то необходимо обеспечить подключение компьютера к серверу. Информационное обеспечение состоит из внутри машинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и вне машинного, которое включает систему структура информационного обеспечения.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах довольно давно. К сожалению, эти программы либо оказывались элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. Что до легкости использования, то с появлением Microsoft Access здесь произошел настоящий переворот, и многие люди для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к этой программе. База данных Microsoft Access очень удобна в использовании и не требует больших затрат времени. СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Также можно определить условия, которые СУБД будет использовать для обеспечения правильности ввода данных. Можно задать отношения между совокупностями данных (таблицы) и возложить на СУБД обеспечение совместимости и целостности данных. Access предоставляет максимальную свободу при задании типа данных, например: текст, числовые данные, дата, время, денежные значения, гиперссылки, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Можно задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты) и представления данных для вывода на экран или печать, так как Access является современным приложением Windows, в распоряжении оказываются все возможности DDE (Dynamic Data Exchange - Динамический обмен данными) и технологии ActiveX. DDE позволяет выполнять функции и производить обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. В Access можно использовать макросы или процедуры Microsoft Visual Basic для динамического обмена данными с другими приложениями. Технология ActiveX является более совершенной технологией Microsoft, которая позволяет устанавливать связи с объектами другого приложения или внедрять объекты в базу данных Access. Это могут быть рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows, поддерживающих технологию ActiveX.Access воспринимает множество самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Можно осуществлять импорт и экспорт данных из текстовых файлов или электронных таблиц. Также Access может работать с наиболее популярными БД, поддерживающими стандарт ODBC (Open Database Connectivity - Открытый доступ к данным), включая Microsoft SQL Server.

Реляционная СУБД предоставляет разнообразные средства для работы с данными. Можно производить поиск любой сложности, как в отдельной таблице, так и в нескольких связанных таблицах или файлах или с помощью одной команды обновлять содержимое отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и изменения данных можно создать процедуры, использующие функции СУБД. Во многих системах имеются широкие возможности для ввода данных и генерации отчетов.

В Access для обработки данных таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Он позволяет определить подмножество данных из одной или нескольких таблиц, необходимых для решения конкретной задачи. Но на самом деле совсем необязательно знать SQL, чтобы заставить Access решать нужные задачи. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами. Можно не затрачивать силы на построение сложной системы, которая отслеживает в вашей базе все связи между структурами данных. Access предоставляет простое, и в то же время богатое возможностями средство графического построения запроса - запрос по образцу обеспечивает задание данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, буквально за секунду можно построить довольно сложный запрос. Когда возникает необходимость коллективного использования информации, только настоящая система управления базами данных обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа, при этом право просматривать данные или вносить в них изменения получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким людям одновременно изменять одни и те же данные. Наиболее совершенные системы позволяют группировать вносимые изменения, таким образом, либо ни одно из них не будет сохранено, либо будут сохранены все.

2 глава. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Современные возможности автоматизации многих процессов и функций кадрового менеджмента, а также новые информационные технологии и компьютерные средства, доступные для кадровых служб, дают возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новейших средств, передачи и преобразования информации.

Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ, информационных систем и технологий сегодня возрастает, именно поэтому актуальность информатизации управления персоналом вполне очевидна. В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Информационная модель оформления сотрудник.

Резюме

Вакансия

Реквизиты организации

Трудовая

Характеристика

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В мировой практике управления персоналом сложилась следующая тенденция: в США и России один работник кадровой службы обслуживает 100 сотрудников организации, в Германии - 130-150 сотрудников, во Франции - 130 сотрудников. Количественная оценка потребности в специалистах службы управления персоналом должна быть одобрена руководством организации. При анализе кадрового обеспечения системы управления персоналом расчета только количественных показателей недостаточно. Оптимальным считается проведение дополнительной процедуры диагностики качественного состава кадровой службы. Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации, на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор, анализ и хранение информации

Информация - это совокупность сведений, сообщение, уменьшающее имеющуюся неопределенность в системе управления персоналом. Выделяют внешний и внутренний источники информации.

К внешним источникам относят: специализированные периодические издания; справочно-правовые и нормативно-правовые системы; ответы на запросы в соответствующие органы; Интернет-ресурсы; протокольные мероприятия - выставки, ярмарки, конференции.

В качестве внутренних источников выделяют информационно-поисковые и справочно-информационные системы, т.е. комплекс документов организации и классификаторы.

Полученную информацию в результате исследований и разработок, называют первичной, а переработанную вторичной. Основным носителем информации служит документ. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и направления в дело называют документооборотом. Принято выделять три документопотока: входящий, исходящий и внутренний.

Техническое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность технических средств, сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации. К основным техническим средствам относятся: персональный компьютер с выходом в сеть Интернет; принтер; копир; сканер; канцелярские принадлежности; офисная мебель; телефонный аппарат; установленное техническое обеспечение.

Совокупность норм и правил, установленных государством и разработанных организацией, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, представляет собой правовое обеспечение системы управления персоналом. Государственные нормы закрепляются в нормативных правовых актах. К нормативным правовым актам относятся Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ и Трудовой кодекс РФ. Кроме того, к этой группе правовых актов следует отнести федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, законы субъектов Российской Федерации, нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, акты органов местного самоуправления, нормативные акты министерств и ведомств. Большое значение в регулировании трудовых отношений имеют локальные акты, т.е. официальные документы организации, имеющие юридическую силу, а также другие документы правового характера, устанавливающие нормы и определяющие порядок, приемы, формы, процедуры, необходимые в управлении работниками организации. К ним относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, должностные инструкции и др.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя. Сторонами коллективного договора признаются работники и работодатель. Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания. Трудовой договор представляет собой соглашение между работником и работодателем. В соответствии с этим соглашением и работодатель, и работник как стороны трудового договора принимают на себя определенные обязательства.