Файл: Анализ сущности, элементов и этапов коммуникационного процесса.pdf

Существуют всевозможные типы коммуникационных сетей. Одни типы находятся в зависимости от определенного фактора, например от свойства и размера информации. На рисунке 1.2 представлено четыре типа коммуникационных сетей. Исследовательские данные определили, что, в общем, отличия между типами сетей следующие: круговая сеть коммуникаций интенсивна, без лидера, не организована, неуравновешенная. Колесная сеть является противоположной крайностью: она меньше интенсивна, имеет лидера, отлично и стабильно организована, упорядоченная. Многоканальная сеть является тем же колесом, но со связью между подчинёнными.

2. Основные понятия анализа коммуникаций в управлении

2.1 Информация в коммуникационном процессе

Информация представляет собой средство труда в управленческом процессе; считается предметом коммуникационного потока между людьми. Информация в общем значении является сообщением – всякий знак, который указывает на любое мероприятие, которое изменяет общее состояния системы организации. Информация, которая применяется для управления коммуникациями, делится на базовую, текущую, регулярную и разовую. Текущая информация, в свою очередь, делится на документированную и недокументированную. Документированная информация закрепляется в различных видах документов. К недокументированной относятся телефонные и электронные переговоры, личное общение между сотрудниками и т.д. По видам управления коммуникациями информацию можно разделить на экономическую, организационную, социальную, техническую. Становление информационных потребностей компаний значимо модифицировало запросы к информационному обеспечению коммуникационных потоков.

Межличностные коммуникации представляют собой коммуникационные потоки, которые используются между людьми. Межличностные коммуникации могут появиться как среди работников одной компании, так и среди работников различных компаний, например, партнерских фирм.

Организационные коммуникации представляют собой коммуникационные потоки, которые протекают внутри компании среди ее работников. Организационные коммуникации – коммуникационные потоки, затрагивающие лишь одну определенную компанию и включающие в себя долю межличностных коммуникаций, которые появляются среди работников представленной компании.

Также в состав межличностных коммуникаций входят и организационные коммуникации. Следовательно, преграды, образующиеся при межличностных и организационных коммуникациях, по собственной сущности буквально ничем не отличаются между собой. Коммуникация является эффективной, когда получатель информационного потока осознает её смысл так же, как ее понимает отправитель. В случае, если получатель интерпретировал информацию неправильно, это является безуспешной коммуникацией. Коммуникационным потокам довольно-таки нередко мешает недопонимание между звеньями коммуникационного процесса.

Предпосылки появления проблем в коммуникационном процессе по причине недопонимания заключаются в следующем:

1. Различия в интерпретации сообщения и его ведущей мысли и идеи. Это происходит из-за неверной расшифровки сообщения начальниками без пояснения сотрудниками компании; инцидента среди сфер ответственности, почвами рассуждений отправителя и получателя информационного потока; всевозможных общественных стратегий сотрудников компании, различающихся понятий ценностей.

2. Семантические препятствия, образующиеся в случае неверно интерпретированных сообщений, приводящих к утере информации, когда она попадает к получателю, в основном множество проблем данного типа рождается в многонациональной среде. Семантические варианты нередко являются факторами, приводящими к непониманию, так как довольно-таки непросто интерпретировать тот смысл, который пытался донести отправитель. Не все символы и знаки имеют начальный определенный смысл. Их смысл личность осознает, исходя из собственного опыта, и оно зависит от ситуации, в которой был применен символ или знак. И так как у каждого человека есть личный опыт, а любой коммуникационный контакт по-своему отличается от иных, невозможно быть уверенным, что получатель интерпретировал для себя так же, как и вы.

3. Невербальные межличностные препятствия – это всевозможные символы и знаки, помимо слов. Часто невербальная передача происходит в одно время с вербальной и имеет возможность увеличивать или менять значение слов. Зрительное переглядывание, смех или хмурые брови, интенсивное выражение – это в общей картине представляют собой невербальные коммуникации. К ним также относятся и различного рода жесты. Такие коммуникации, как указание на что-то пальцем или взглядом, прикрытие рта рукою, прикосновение и т.д.

Различного рода изучения говорят, что большинство устных коммуникационных потоков ходит через восприятие жестов, интонации и т.д.

4. Неудовлетворительная обратная связь (к примеру, по причине неумения слушать). Дабы избежать различного рода утрат, образующихся из-за дефектов межличностного общения, возможно, применить различные способы. К примеру, предварительно подготовиться к передаче сообщения; возникновение симпатии и открытого общения при передаче сообщений; возникновения обратной связи.

2.2 Барьеры, препятствующие эффективным организационным коммуникациям

Главный вопрос, возникающий в коммуникационных потоках между видами организационных структур, обоснован неопределенными отношениями между отдельными структурами компании. В критериях неопределенности могут быть усилены следующие главные виды препятствий в коммуникационных потоках.

Барьеры, которые могут возникнуть в процессе коммуникационного потока, представлены на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Барьеры, возникающие в процессе коммуникационного потока.

1. Искаженное сообщение – вид сообщения, при котором в структуре компании появляется информация, искаженная в реально происходящей ситуации. Искаженность в коммуникациях приводит к ситуации, которая существенно замедляет скорость работы в компании. Когда итоговое решение принято, его осуществление обязано начаться в одно и то же время с осознанием, как необходимо исполнять работу. Это важно не в меньшей степени, чем принятие решения о упорядоченности своих действий. Искаженная информация может привести к неверному определению целей, что незамедлительно может оказать влияние на оставшиеся структуры компании.

2. Информационные перегрузки происходят, когда сотрудники компании не могут объективно отреагировать на всю поступающую нужную им информацию и отсеивают часть, как она считают, менее важную. В этом случае, вероятна ситуация, когда как раз эта доля именно этой информации будет важна, чтобы обеспечить обычный режим работы компании или ее отделов.

3. Дефекты в компонентах структуры компании оказывают значительное отрицательное воздействие на работу коммуникационных потоков. Наиболее частым из таких дефектов определяют неуспешную конфигурацию – ситуация, в которой существует наибольшее количество каналов управления, в которых информация при переходе от этапа к этапу может быть утеряна или же искажена. Еще одним важным дефектом определяют появление инцидентов среди мелких групп и отделов компании. Отделы или их главы, оказавшиеся в состоянии войны, могут не только разрывать общение сотрудников внутри компании, но и применять коммуникационные потоки, чтобы достигнуть личных целей в войне с другими отделами.

4. Высочайший уровень пространственной дифференциации создает препятствия для того, чтобы информационные потоки проходили по конкретным каналам коммуникации из-за того, что отдельные компоненты компании удалены на определенном расстоянии друг от друга. В особенности это должно коснуться структуры, которая контролирует обратную связь, а также отделов, от которых переходит напечатанная информация.

На самом деле, при помощи радио или телефона тяжело передать объектам, которые находятся на расстоянии, огромный размер информационного потока или отследить исполнение всех указаний; помимо того, очень проблемно связаться подчиненным с дальним главным управленческим органом. Последствиями этого является возникновение обоюдного недоверия среди сотрудников компании, понижается эффективность производительности.

Подводя итог, можно определить, что действенное внедрение коммуникационных сетей находится в зависимости от таких наиважнейших моментов, как компетентность начальников, структура компании и ее свойства, присутствие стойких профессиональных отношений среди сотрудников компании, статус организации во внешней среде, профессионализм сотрудников.

2.3 Межличностные и организационные коммуникации, понятие, преграды, их характеристика

Межличностные коммуникации – коммуникации, которые возникают между различными людьми.

Организационные коммуникации – коммуникации, которые возникают между людьми одной организации.

Факторы, которые уменьшают способность эффективной коммуникации, называются коммуникационными барьерами (препятствиями). Коммуникационные барьеры можно разделить на макро — и микроуровни.

Макробарьеры мешают результативности коммуникации в целом.

К данным барьерам можно отнести:

перегрузку информационных сетей и искажение информации;
необходимость в наиболее сложной информации;
интернационализация деловых контактов и увеличение роли зарубежных языков и т.п.

Микробарьеры мешают результативности коммуникации в определенных специализированных областях.

К данным барьерам относятся:

взаимоотношение отправителя и получателя;
отношение получателя к истоку информации;
как адресат воспринял информацию неоднозначных слов;
недоступность обратной связи.

Преграды, которые могут возникнуть в межличностых и организационных коммуникациях, представлены на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 –Преграды в процессе коммуникации

Затруднение коммуникации также происходит из-за предвзятого отношения личностей, которые отвергают свежие идеи из-за того, что они новые и кажутся, в начале, неоднозначными или из-за устойчивого понятия, которое порождено определенными критериями. В итоге неправильно интерпретируется полученная информация, замедляется и искажается процесс обратной связи, понижается эффективность представленного сообщения.

3. Анализ эффективности коммуникаций в системе управления

3.1 Анализ эффективности коммуникационных процессов

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют вертикальные и горизонтальные.

Исследования иностранных ученых доказывают, что горизонтальные коммуникации показывают 90 % результата, в то время как вертикальные – всего лишь 20-25 %, (т. е. данное количество исходящей от управления информации передается сотрудникам и правильно ими интерпретируется). Иначе говоря, получатели могут выполнить собственные функции, зная только пятую часть полученной ими информации.

Вертикальные коммуникации делятся на нисходящие и восходящие.

Нисходящие организационные коммуникации возникают в ситуации, когда информационный поток переходит от высших уровней начальства к нижним. Практически половина всех контактов сотрудников приходится на их подчиненных, а вторая половина распределяется между руководством, коллегами и наружными субъектами. Производя нисходящие контакты, различные сотрудники пользуются цветными буклетами, дорогими демонстрациями и кропотливо спланированными встречами с сотрудниками, что, вполне вероятно, привлекает их внимание, но обычно они это не особо понимают. Ключ к более идеально сотворенным коммуникациям вовсе не в применении цветных рисунков, платков, гулких промоакций или электронных средств, а в предоставлении сотрудниками кропотливо обработанной и продуманной информации. Сотрудники, достигшие фурора в общении, наиболее лучше воспринимают потребности коллег и открыты к искреннему диалогу с другими работниками. Помимо нисходящих коммуникаций, компания испытывает необходимость в восходящих коммуникациях. Восходящие коммуникации выполняют также функцию обеспечения сотрудников информацией о том, что происходит на низших уровнях компании. Благодаря этому сотрудники узнают о настоящих и будущих проблемах и делают предположения по поводу корректировочных мер. В последнее время сотрудники пользуются свежей формой восходящих коммуникаций, т.е. трудящиеся группы работников, периодически собираются несколько раз в неделю для того, чтобы обсудить и решить производственные и сервисные проблемы. Этот тип коммуникаций называется собрание качества. Восходящие коммуникации, как правило, исполняются в виде докладов, предложений и пояснительных записок.