Файл: Понятие и сущность бизнес – процессов в организации.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире организации все чаще ориентируются на чрезвычайно изменчивую и сложную среду, в которой неопределенность, изменение, возникновение и совершенствование новых технологий в совокупности с конкурентными угрозами являются единственными константными. Для обеспечения собственной конкурентоспособности на рынке компаниям важно хорошо понимать, каким образом организованы их бизнес-процессы и быть более гибкими для повышения адаптивности под меняющиеся условия внешней среды.

Управление бизнес-процессами (BPM) помогает организациям постоянно совершенствовать свои процессы, а также обеспечивает возможность контроля над новшествами технологий, возможных к интеграции в процессы разработки эффективных производственных циклов посредством применения методик оптимизации бизнес-процессов (BPI).

Целью данной проектно-аналитической работы является разработка рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов ООО Specia. Для достижения цели исследования следует выполнить следующие задачи:

1) Произвести анализ литературных источников по тематике бизнес-процессов, определить ключевые термины и дать им однозначную коннотацию;

2) Произвести аналитический обзор существующих методик моделирования и оптимизации бизнес-процессов;

3) Привести общее описание и дать характеристику компании «Specia»;

4) Смоделировать существующий на данный момент бизнес-процесс компании, а также процессы его сопровождающие по методике IDEF0;

5) Проанализировать бизнес-процессы и определить их ключевые проблемные аспекты;

6) Разработать пул рекомендаций, направленных на оптимизацию операционной деятельности в ООО «Specia», его бизнес- процессов;

7) Произвести моделирование и прогноз возможных эффектов от предложенных мероприятий.

Объектом исследования в проектно-аналитической работе являются совокупность бизнес-процессов в ООО «Specia».

Предметом исследования является аспекты бизнес-процессов, которым требуется оптимизация, в комплексном бизнес-процессе ООО «SPECIA».

Основными методами исследования, применяемыми при выполнении данной проектно-аналитической работе, являются: анализ литературных источников и документов, а также отчетов ООО «Specia», наблюдение, интервью с сотрудниками компании. В качестве метода сбора данных для эмпирической части исследования используется опрос клиентов. Для моделирования бизнес-процессов компании был использован стандарт IDEF0.

Результаты данной проектно- аналитической работы могут быть использованы для оптимизации бизнес-процессов компании ООО «Specia», что обоснует значимость данного исследования, а также является одним из критериев актуальности данной проектно- аналитической работы.

Глава 1. Теоретические основы бизнес-процессов

1.1 Понятие и сущность бизнес – процессов в организации

Термин «бизнес-процесс» традиционно применяют для определения основных процессов компаний в различных сферах. Однако на сегодняшний день детерминирование бизнес-процесса, а также его составляющих в рамках организации определенной специфики актуализируется по мере возникновения новых исследований в рамках данной тематической категории.

Так, В.В. Кондратьевым и М.Н. Кузнецовым дано определение бизнес-процесса как совокупности связанных шагов, которые направлены на достижение организационной цели в рамках существующей организационной структуры [Кондратьев и Кузнецов, 2].

М. Хаммер и Д. Чампи определяют понятие бизнес-процесс как набор связанных задач, которые заключаются в предоставлении услуги или продукта клиенту. Процесс содержит набор атрибутов и шагов для достижения задачи. В целом, бизнес-процесс помогает в управлении операциями таким образом, чтобы он мог производить ценные результаты [Хаммер и Чампи, 32].

Необходимыми составляющими бизнес-процесса являются четко- артикулированные составляющие входа и выхода. Входы состоят из всех факторов, которые вносят (прямо или косвенно) в добавленную стоимость услуги или продукта [Репин, 2007].

В зависимости от специфики организации, особенностей отрасли и характера работы, бизнес-процессы разбиваются на следующие виды:

1. Операционные процессы (или первичные процессы). Операционные или первичные процессы относятся к основной цепочке создания стоимости компании. Эти процессы приносят дополнительную ценность для клиента, способствуя удовлетворению его потребности посредством производства определенного продукта или услуги. Операционные процессы представляют собой важные виды деятельности, нацеленные на выполнение бизнес- целей организации, как например, получение дополнительного источника прибыли и дохода компании: например, заказы и сопровождение клиентов, управление банковскими счетами.
2. Поддерживающие процессы (или вторичные процессы): поддержка процессов и функций внутри организации. Примерами поддерживающих процессов являются: бухгалтерский и управленческий учет организации, процесс управления персоналом и охрана труда на рабочем месте, а также безопасностью организации в целом. В отличие от операционных процессов, поддерживающие процессы поддержки не обеспечивают непосредственную ценность для конечного потербителя, а выполняет опосредованную поддержку подразделений, обеспечивающих основной бизнес- процесс.
3. Процессы управления. Процессы управления организацией нацелены на измерение и контроль деятельности, связанной с обеспечением функционирования фундаментально важных систем. Процессы управления включают в себя такие бизнес- процессы организации, как, внутренние коммуникации, управление, стратегическое планирование, бюджетирование и инфраструктуру или управление пропускной способностью. Подобно вторичным процессам, процессы управления не обеспечивают ценность напрямую клиентам [Репин, 2007].

«BPM» (Business Process Management- Управление бизнес-процессами) представляет собой совокупный инструментарий из технологий, которые способных трансформировать модели бизнес-процессов в поддерживаемые компьютером алгоритмы, отказываясь от рутинных задач управления и контроля от организационных агентов [Нелис, 2015].

Также BPM определяют, как систематический подход, позволяющий сделать процессы организации эффективнее для удовлетворения меняющихся потребностей клиентов [Джестон, 2015]. Постоянное совершенствование является одной из основных основ философии BPM, и она направлена ​​на то, чтобы поставить ее в центр всех инициатив BPM. BPM является подходом к постоянному совершенствованию бизнес-процессов.

Происхождение управления бизнес процессов (BPM-Business Process Management) началось в 1990-х годах. На сегодняшний день, оно эволюционирует во многие концепции, включая управление потоками (WFM), обработку дел (CH), интеграцию корпоративных приложений (EAI), планирование ресурсов предприятия (ERP), управление отношениями с клиентами (CRM) и т. д [Громов, 2016].

Организации сталкиваются с возрастающими проблемам, связанными с адаптацией к постоянным изменениям внешней среды. Таким образом, управление бизнес-процессами становится обязательным условием для улучшения качества предоставляемых ими услуг, чтобы оставаться лидерами на рынке. К тому же, организации больше не могут справиться с традиционными механизмами управления для удовлетворения своих клиентов. Более того, клиенты, конкуренция и изменения заставили их войти в интенсивную среду с чрезмерными требованиями, в которых необходима массовая производительность и высокое качество услуг с короткими временными затратами.

Деятельность по управлению бизнес-процессами включает в себя проектирование, моделирование, оптимизацию и реинжиниринг [Галямина, 2013].

Моделирование бизнес-процессов - это схематическое/ структурное представление потока деловой активности в организации или функции внутри организации. Его основное использование заключается в том, чтобы документировать и основывать текущий поток деятельности, чтобы определить улучшения для быстрого выполнения задач. Обычно они соответствуют стандарту, к примеру, «Обозначение бизнес-процессов» (BPMN), которое является общепринятым стандартом, с которым легко идентифицировать большинство процессов [Елиферов, Репин, 2005].

Оптимизация и совершенствование бизнес-процессов тесно связаны друг с другом, однако, следует понимать разницу между этими понятиями. Так, совершенствование (оптимизация) бизнес-процессов определяется как концепция стратегического планирования, направленная на частичное изменение бизнес-процессов с целью повышения эффективности и способствования роста бизнеса [Грущенко, 2010]. В отличии от оптимизации, реинжиниринг бизнес-процессов включает в себя полный редизайн бизнес-процессов после тщательного анализа [Абдикеев, 2008]. Основой BPR является переработка процессов, особенно тех, которые помогают в развитии бизнес-ценности организации, а ИТ используется как простой инструмент, который помогает в автоматизации процессов [Ротер, 2015].

1.2 Обзор методологий по моделированию бизнес-процессов

Существует множество методов моделирования бизнес-процессов, которые охватывают и затрагивают различные аспекты бизнес-процесса. Ограниченное количество этих моделей процессов позволяет проводить дальнейший количественный анализ, и лишь некоторые из них позволяют улучшить структурированный процесс. В данном разделе будут рассматриваться и классифицироваться основные методы моделирования бизнес-процессов по принципу отношении их возможностей анализа и оптимизации.

Диаграмма потоков данных (DFD) является методологией, которая отображает поток информации для любого процесса или системы. Она использует определенные символы, такие как прямоугольники, круги и стрелки, а также короткие текстовые метки для отображения входов и выходов данных, точек хранения и маршрутов между каждым пунктом назначения. Блок-схемы данных могут варьироваться от простых, даже отрисованных вручную обзоров процессов, до глубоких многоуровневых, которые постепенно углубляются в процесс обработки данных. Они могут использоваться для анализа существующей системы, так и моделирования новой [Цисарь, 2012а].

Как и все другие диаграммы, диаграммы DFD часто могут визуально описать вещи, которые трудно объяснить словами. Несмотря на то, что они хорошо работают для программного обеспечения и систем потока данных, в настоящее время они менее применимы для визуализации интерактивного, программного обеспечения или систем, ориентированных на реальное время или базы данных.

Диаграммы потоков данных были популяризированы в конце 1970-х годов, возникшие из книги «Структурированный дизайн», путем вычисления пионеров Эдом Тьюдоном и Ларри Константином. Они основывали его на моделях вычисления графика потока данных Дэвидом Мартином и Джеральдом Эстрином[Цисарь, 2012б].

Существует две разных моделей обозначений для диаграмм потоков данных: Йордон и Коад (Yourdon&Coad) или Гейн и Сарсон (Gane&Sarson), определяющих различные визуальные представления для процессов, хранилищ данных, потока данных и внешних объектов.

Схемы потока данных модели Йордона и Коадаобычно используются для системного анализа и проектирования, тогда как DFD модели Гейна и Сарсоначаще используются для визуализации информационных систем. Визуально самая большая разница между двумя способами построения диаграмм потоков данных заключается в том, как выглядят процессы. В способах Йордона и Коада процессы изображаются в виде кругов, а на диаграмме Гэна и Сарсона - квадраты с закругленными углами. Процесс преобразует входящий поток данных в исходящий поток данных.

Еще тремя экспертами, способствовавшими созданию методологии DFD, были Том ДеМарко, Крис Гане и ТришСарсон. Они объединились в разных комбинациях, чтобы быть основными определителями символов и обозначений, используемых для диаграммы потока данных.

В соответствии с правилами или рекомендациями DFD любого соглашения символы обозначают четыре компонента диаграмм потоков данных.

Внешний объект: внешняя система, которая отправляет или принимает данные, обмениваясь данными с диаграммой. Они являются источниками и адресами информации, поступающей или покидающей систему. Они могут быть внешней организацией или человеком, компьютерной системой или бизнес-системой. Они также известны как терминаторы, источники и поглотители или актеры. Они обычно рисуются по краям диаграммы [Галямина, 2013].

Для описания процесса используется короткая метка, к примеру, «Отправить платеж». Хранилище данных: файлы или репозитории, которые хранят информацию для последующего использования, например, таблицу базы данных или форму членства. Каждое хранилище данных получает простую метку, например, «Заказы». Поток данных: маршрут, который передает данные между внешними объектами, процессами и хранилищами данных. Он отображает интерфейс между другими компонентами и отображается стрелками, обычно обозначенными коротким именем данных, например, «Детали фактуры».

EEPC India является ведущей организацией по поощрению торговли и инвестиций в Индии. Она спонсируется Министерством торговли и промышленности, правительством Индии и обслуживает индийский машиностроительный сектор. В качестве консультативного органа она активно содействует политике правительства Индии и выступает в качестве интерфейса между машиностроительной промышленностью и правительством [Назарова, 2012].

Созданная в 1955 году, EEPC India теперь имеет членскую базу, насчитывающую более 13 000 человек, из которых 60% являются SMEs.EEPC Индия организует большое количество рекламных акций, таких как встреча покупателей и продавцов (BSM) - как в Индии, так и за рубежом, за рубежом ярмарок / выставок и павильонов / информационных стендов в Индии на отдельных зарубежных выставках, чтобы продемонстрировать возможности индийской машиностроительной промышленности и предоставить зарубежным покупателям истинную ценность, распространяемую Brand India. India Engineering Exhibition (INDEE) является собственным брендом EEPC в Индии и является одна из крупнейших экспозиций техники в мире[Новикова, 2016а].

Чтобы стимулировать создание глобальных партнерских отношений с Индией, EEPC India организует International Engineering Sourcing Show (IESS), крупнейший показ инженерных продуктов и услуг каждый год. Это признано единственным событием в Индии - демонстрацией новейших технологий и предпочтительного места встречи для глобальных покупателей и продавцов. Это шоу также важно для поощрения иностранных инвестиций в соответствии с недавно начатой ​​кампанией «Сделай в Индии» правительством Индии. Расширяя свою регулярную повестку дня, EEPC India публикует несколько докладов / исследований, чтобы информировать участников о международных тенденциях и возможностях с тем чтобы укрепить их глобальные следы. Сохраняя «Инженерное будущее» в качестве девиза, EEPC India служит ориентиром для индийской машиностроительной промышленности и международного делового сообщества в его усилиях по созданию Индии в качестве крупного инженерного центра в будущем.