Файл: Взаиморасчёты с клиентами.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной темы заключается в том, что, на сегодняшний день, большой процент человеческой деятельности подвергается автоматизации с целью упрощение работы специалистов какой либо области.

Как показывает практика, в настоящее время, наиболее востребованными данные процессы автоматизации человеческой деятельности востребованы именно в сфере предпринимательства и бизнеса, где, как правило, чаще всего происходят такие процессы как взаиморасчеты с клиентами.

Самой важной составляющей учетной системы является ведение взаиморасчетов. Это даже можно назвать самой главной, так как деньги на любом предприятии намного важнее, чем внутреннее передвижение товара и его остатки на складах.

В условиях жесткой конкуренции очень сложно производить взаиморасчеты на крупных предприятиях, когда товар может отпускаться в кредит, так как нет полной уверенности в платежеспособности клиента.

Цель курсового проекта заключается в реализации операций бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами.

Для достижения поставленной цели следует решить ряд задач:

1. Рассмотреть назначения и цели создания автоматизированной информационной системы;
2. Охарактеризовать объект автоматизации;
3. Разработать требования к системе;
4. Смоделировать основные бизнес-процессы предметной области с помощью CASE-средств.

Так, объектом данного курсового проекта являются взаиморасчеты с клиентами.

Предметом данного курсового проекта является деятельность отдела менеджмента.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Как показывает практика, основными подразделениями отвечающими за ведение организации взаиморасчетов с клиентами являются:

• Отдел продаж;
• Бухгалтерия [8, c. 56].

Следовательно, автоматизация работ, рассматриваемая в данном курсовом проекте будет касаться именно этих подразделений в каком либо предприятии.

Как было указанно ранее, в современном обществе существует неограниченное количество на территории Российской Федерации предприятий имеющих торговый вид деятельности. Как правила, у большинства предприятий похожая организационная структура, следовательно, разрабатываемая, в данном курсовом проекте автоматизированная информационная система «Взаиморасчеты с клиентами», должна быть построена таким образом, что бы указанные выше подразделения были взаимосвязаны друг с другом и имели одинаковый доступ к информационной системе [9, c. 388].

Перечислим принципы работы системы, которым должна соответствовать разрабатываемая, в данном курсовом проекте информационная система:

• Организационная масштабируемость. Данный принцип означает тот факт, что информационная система, а точнее пользователь работающий в данной информационной системе должен иметь к ней доступ на одном рабочем месте. Стоит отметить, что при соблюдении данного принципа, стоит учитывать в будущем возможность увеличения автоматизированных рабочих мест;
• Корпоративность. Данный принцип характеризует тот факт, что пользователь, при входе в систему должен обладать соответствующими правами;
• Управляемость. Данный принцип характеризует тот факт, что при необходимость реорганизации помещения, в котором функционировало предприятие, разрабатываемая информационная система должна обладать гибкость переналадки, а именно в быстрой установке;
• Защищенность. Данный принцип характеризует обеспечение доступа к базе данных находящейся внутри информационной системы. Как правило, для обеспечения необходимой защищенности информационной системы необходимо установить систему паролей для определенного пользователя, то есть, у каждого пользователя должен быть индивидуальный пароль [16, c. 304].

В настоящем курсовом проекте, в качестве примера предприятия используется пример торгового предприятия. Так, в приложении 1, данного курсового проекта представлена диаграмма IDEF0 какого либо торгового предприятия, а так же диаграмма декомпозиции деятельности данного торгового предприятия.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов «Взаиморасчеты с клиентами»

Для более полного описания предметной области данного курсового проекта, представим бизнес процессы, которые в свою очередь входят в процесс «Взаиморасчеты с клиентами», к ним относятся:

1. Менеджер по продажам, как правило в торговых предприятиях их несколько, на первом этапе, производит поиск клиента, который в свою очередь будет готов купить товар данного торгового предприятия;
2. После находки клиента, менеджер по продажам знакомит клиента с прайс – листом торгового предприятия;
3. Далее, после находки клиента, менеджер по продажам, оформляет соответствующую документацию по продаже товара, такую как договор купли – продажи, счет, который в свою очередь менеджер по продажам регистрирует в реестре счетов, и т.д.;
4. Помимо менеджера по продажам, в данном бизнес процессе так же учувствует бухгалтер, который непосредственно ответственен за ведение финансовой документации продажи;
5. Так же, бухгалтер ведет проверку правильности ведения финансовой документации, а так же контролирует пополнение счета торгового предприятия;
6. После организации и исполнения всей необходимой документации купли – продажи, менеджер по продажам организовывает отгрузку товара клиенту, так же при этом, оформляя всю необходимую документацию;
7. После получения товара клиентом, бухгалтер выполняет анализ сделки [17, c. 98].

Данные информационные процессы представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Бизнес – процессы «Взаиморасчеты с клиентами»

1.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники в проектировании бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами»

Рассматривая все бизнес процессы, которые, как правило, в настоящее время используются в большинстве предприятий, можно отметить несколько факторов, которые, как показывает практика, тормозят быстрое развитие торгового предприятия, к ним относятся:

• Много затраченного времени на обработку информации;
• Низкая оперативность;
• Не качественная организация сбора, передачи, хранения и обработки информации [21, c. 54].

Так же, стоит отметить, что на территории Российской Федерации, автоматизация данных процессов торговых предприятий, появилась не так давно, а следовательно, долгое время, данные процессы воспроизводились персоналом вручную. Так, анализирую данный период, можно сделать вывод о том, что недостатками, организации данных процессов вручную являются:

• Так как, для совершение финансовой стороны сделки, требовались большие вычисления, то отсутствие компьютера, помогающего человеку быстро рассчитать необходимые моменты, заметно понижали как производительность бухгалтерского отдела, так и производительность всего торгового предприятия;
• Так же, для выполнения данных процессов, со стороны персонала, требовалась большая трудоемкость;
• Для решения какого либо комплекса задач, касающегося совершения сделки, требовалось привлечь к данному решению большое количество специалистов, которых в большинстве случаев, возникала необходимость отвлекать от их основных обязанностей;
• При решении какого либо рода задач персоналом, была отмечена достаточная низкая оперативность при решении поставленных перед персоналом задач;
• Организация работы с необходимыми данными, такими как сбор, обработка, хранение, была достаточна несовершенна [21, c. 54].

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.

Так, делая вывод о вышесказанном стоит отметить, что человек, в процессе своей деятельности стремиться одновременно упростить и улучшить свою деятельность, так, в дальнейшем, а именно несколько лет назад, стало актуальным автоматизация рабочих мест всех сотрудников какого либо предприятия.

Рассмотрим подробно бизнес процесс «Взаиморасчеты с клиентами. Клиент делает заявку у менеджера. Формируется заявка на товар ( список необходимого товара), который передается кладовщику. В случае если товара нет на складе то создается заявка на поставку товара от поставщика.

Рассмотрим схему документооборота, представленную на рисунке 2.

Рисунок 2 - Схема документооборота взаиморасчетов с клиентами

На данной схеме видно ,что клиент, непосредственно через менеджера по продажам, делает заявку на определенный товар, менеджер делает запрос кладовщику. Кладовщик, в свою очередь, проверяет наличие данного товара на складе, в случае если данного товара на складе нет, то кладовщик делает заявку у поставщика на данный товар, а именно на его закупку, при этом формируя отчет в бухгалтерию. После того как товар поступил на склад от поставщика, менеджер по продажам регистрирует приход товара в торговое предприятия, а так же, организовывает отгрузку данного товара клиенту, после чего клиент производит отплату данного товара. По завершению сделки, формируется отчет в бухгалтерию. товар поступает на склад, отчет в бухгалтерию [8, c. 60].

Проектирование автоматизированной информационной системы «Взаиморасчеты с клиентами» позволит экономить рабочее время сотрудников компании, учитывая, что поиск информации, поиск товара на складе, занимает около 40% рабочего времени сотрудников.

Можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы автоматизации деятельности предприятия:

• Повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;
• Повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения товаров;
• Обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на остатки товаров на складах и мгновенное получение аналитической информации об остатках;

Автоматизация рабочего места сотрудника;

• Обеспечение безопасности хранения информации;
• Обеспечение многопользовательской работы.

Использование вычислительной техники является необходимой и экономически целесообразной задачей [5, c. 320].

2. ПРОЕКТИНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации является комплекс задач по созданию автоматизированной информационной системы «Взаиморасчеты с клиентами».

Комплекс автоматизируемых бизнес-функций включает в себя:

• Зарегистрировать клиента;
• Назначить менеджера по продажам;
• Сформировать заказ;
• Сформировать счет – фактуру;
• Организовать доставку заказа клиенту.

Так же к определению объекта автоматизации следует отнести непосредственно набор процессов, который в свою очередь играет не последнюю роль в учете взаиморасчетов с клиентами. Функциональная модель бизнес-процессов данной автоматизированной системы в виде диаграммы IDEF0 [14, c. 224] представлена в приложении 1. Что касается потоков информации, то данные процессы представлены в виде информационной модели предметной области в приложении 2 (диаграмма IDEF3 [4, c. 150]).

В процессе разработки автоматизированной информационной системы и анализе существующих бизнес-процессов были выявлены следующие проблемы:

• Сложности в поиске необходимого товара;
• Неудобные средства учета взаиморасчетов с клиентами;
• Трудности в работе менеджеров по продажамс прайс-листом;
• Низкая скорость обработки обращения.

Предложения:

• Автоматизация учета финансовых операций;
• Формализация каталога услуг;
• Публикация списка услуг в удобной форме каталога с открытым доступом;
• Создание автоматизированной информационной системы «Взаиморасчеты с клиентами».

Подводя итог о вышесказанном, следует отметить что коренной задачей настоящего курсового проекта является интеграция всех вышеуказанных процессов.

2.2. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению