Файл: Взаиморасчёты с клиентами.pdf

Информационное обеспечение - важнейший элемент функционирующих информационных систем, который предназначен для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющийся основой для принятия управленческих решений. Информационное обеспечение - это создание информационных условий функционирования системы, обеспечение необходимой информацией, включение в систему средств поиска, получения, хранения, накопление, передачи, обработки информации [25, c. 500].

Для эффективного поиска, обработки и передачи, экономическую информацию необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификатор представляет собой это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в экономической информационной системе, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения [13, c. 256].

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения является система документации, применяемая в процессе управлении экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом.

К внемашинному информационному обеспечению можно отнести следующие информационные документы:

• Договор с клиентом об оказании услуг;
• Договора с поставщиками материалов и оборудования [18, c. 173].

При разработке входных и выходных документов допускается использование принципов оригинального проектирования, так как большинство документов, участвующих в документообороте, являются внутрифирменными и не выходят за пределы предприятия.

Однако, при составлении договора с клиентом, необходимо соблюдение и применение унифицированной формы, поскольку договор является документом, используемым в юридических отношениях с заказчиком.

Также счет, формируемый после выполнения заказа клиента, требует соблюдения унифицированных форм [22, c. 166].

Для данного проекта целесообразно использовать интегрированную базу данных. Данная организация позволяет объединить различные источники информации, управлять файлами различных форматов. Кроме того, очевидны преимущества использования для хранения информации базы данных:

• Совместимость данных;
• Соответствие данных реальному состоянию объекта;
• Удобство и увеличение скорости совместной обработки данных;
• Поддержка целостности данных [6, c. 295].

2.3. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение включает совокупность программ, реализующих функции и задачи информационной системы и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения.

Операционная система составляет основу программного обеспечения компьютера. Операционная система представляет комплекс системных и служебных программных средств, который обеспечивает взаимодействие пользователя с компьютером и выполнение всех других программ [10, c. 478].

2.4. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудования сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачу информации. Комплекс технических средств составляют:

• Компьютеры
• Устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации (жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры и т.д.);
• Устройства передачи данных (модемы);
• Эксплуатационные материалы (бумага,CD/DVD диски и т.п.).

При выборе компьютера необходимо учитывать такие характеристики как:

• Надежность;
• Стоимостные затраты;
• Производительность;
• Простота использования и др [16, c. 334].

От значения выше представленных параметров зависит возможность работы с требуемыми программными средствами, а значит, и успех создания системы.

Для технической реализации системы необходим сервер баз данных, на котором будет хранится сама база данных. К серверу баз данных будет осуществляться доступ с локальных станций конечных пользователей, используя сетевой коммутатор. В случае необходимости удаленного доступа к серверу баз данных используется маршрутизатор.

Сервер и персональные компьютеры, работающие на каком либо предприятии, имеют технические характеристики, превышающие требуемые для работы информационной системы. Значит разработка модуля возможна на любом из имеющихся в наличии компьютеров и сервера. Для печати, сканирования и копирования документов установлено соответствующее оборудование, так же, для обеспечения сохранности данных при аварийном отключении электропитания, рабочие места оборудованы блоком бесперебойного питания. Поэтому внедрение разрабатываемой информационной системы не требует закупки и установки дополнительных технических средств [24, c. 156].

2.5. Требования к системе

Требования к системе в целом

Система должна обеспечивать выполнение целей и задач создания Автоматизированной Информационной Системы «Взаиморасчеты с клиентами», ранее перечисленных.

Критерии достижения целей проекта:

• Сокращение минимального уровня времени обработки обращения на 50% и более;
• Сокращение срока обработки данных до одного дня с момента приема обращения на предоставления определенного списка запчастей;
• Сокращение объема рекламаций до 90 % от общего объема;
• Сокращение трудоемкости и затрат на обработку данных на 60 % [22, c. 328].

Ресурсы, привлекаемые к созданию автоматизированной информационной системы « Взаиморасчеты с клиентами»:

• Обучение и выделение времени ключевых пользователей на создание системы;
• Закупка и установка программного обеспечения для создания автоматизированной информационной системы;
• Проведение работ по реинжинирингу бизнес-процессов и т.д.

Автоматизированная информационная система «Взаиморасчеты с клиентами» представляет собой простую удобную программу для удобства руководителя службы планирования в учете обращения пациентов, а так же для быстроты поиска и подбора врачей.

Автоматизированная информационная система «Взаиморасчеты с клиентами» должна обеспечить сохранность и обработку данных:

• Клиенты;
• Менеджеры по продажам;
• Сделки;
• Прайс-лист;
• Каталог товаров.

Так же автоматизированная информационная система должна отвечать на следующие запросы:

• Вывести список менеджеров по продажам;
• Вывести список клиентов;
• Вывести список и содержание сделок;
• Вывести список товаров предприятия;
• Вывести прайс – лист предприятия.

Работы по созданию автоматизированной информационной системы «Взаиморасчеты с клиентами» должны проводится на основе:

• ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы [1];
• ГОСТ 19.001-77 Единая система программной документации. Общие положения[2];
• ГОСТ 19.202-78 Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию о оформлению[3].

Требования к структуре и функционированию автоматизированной информационной системы «Взаиморасчеты с клиентами»

В составе автоматизированной информационной системы «Взаиморасчеты с клиентами» должны быть представлены следующие функциональные задачи:

1. Сбор и передача информации об участниках сделки.

Вся информация об участниках сделки должна вводится в базу данных регистратором.

В нужной базе данных должна хранится такая информация как:

Информация о менеджере:

• • 1. Код менеджера;
    2. ФИО;
    3. Контактный телефон.

Информация о сделке должна содержать следующие данные:

• • 1. Код сделки;
    2. Код менеджера;
    3. Код клиента;
    4. Код товаров;
    5. Количество товаров;
    6. Стоимость сделки;
    7. Дата сделки.

Информация о клиентах:

1. Код клиента;
2. ФИО;
3. Адрес доставки;
4. Номер банковской карты;
5. Контактные данные.

Информация о товарах предприятия:

1. Код товара;
2. Стоимость товара;
3. Состав товара;
4. Габаритные данные товара.

Информация содержащаяся в прайс – листе:

1. Код товара;
2. Стоимость товара.

Функциональная структура автоматизированной информационной системы «Взаиморасчеты с клиентами» представлена в виде диаграммы потоков данных DFD [14, c. 196] (Приложение 3):

• Сущность автоматизированного выполнения функции. Функция выполняется на основе входных выше представленных данных. В результате выполнения функции формируется индивидуальная сделка. Функция выполняется с периодичностью по мере необходимости.
• Архивирование полученной и прочей информации.

Вся получаемая информация об обращениях, а так же итогов сделки (как положительные так и отрицательные), должны сохранятся в единой базе данных и быть доступными для анализа по стандартным открытым протоколам.

Минимальная глубина архива данных должна составлять 3 года.

Ежемесячно должен формироваться дифференциальный архив всего технологического архива и сохранятся локально на несистемном разделе жесткого диска сервера [18, c. 176].

Требования к надежности системы

Надежность системы гарантируется при условии выполнения некоторых перечисленных ниже мероприятий:

1. Обеспечение бесперебойного питания технических средств;
2. Использование исключительно лицензионного программного обеспечения;
3. Регулярным выполнением рекомендаций Министерства труда и социального развития РФ, изложенных в Постановлении от 23 июля 1998 г. Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию ПЭВМ и оргтехники и сопровождению программных средств»;
4. Регулярным выполнением требований ГОСТ 51188-98. Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов [7, c. 244].

Требования к безопасности

Безопасность деятельности при работе в автоматизированной информационной системы «Взаиморасчеты с клиентами» зависит от соблюдения наложенных ограничений в ходе работы системы. Требования к ограничениям зависят от нескольких факторов системы таких как вид, назначения а так же специфические особенности системы. Перечислим ряд требований для разрабатываемой автоматизированной информационной системы «Взаиморасчеты с клиентами»:

• к системе в целом;
• по безопасности системы;
• к аппаратной части и системному программному обеспечению: серверные платформы, платформы клиентов, сети и телекоммуникации;
• к интерфейсу с пользователем;
• к системам хранения данных, СУБД и хранилищам данных;
• к совместимости с другими информационными системами;
• к администрированию системы и т.д.

Следует отметить и возможность не выполнения проекта в срок или выполнение некачественного проекта, тут следует перечислить некоторые мероприятия которые минимизируют в свою очередь негативные последствия разработки:

- своевременная профилактика оборудования;

- антивирусная защита и профилактика программного обеспечения;

- минимизация расходов на обучение персонала [10, c. 284].

Требования к сохранности информации при авариях

В случае сбоя работы программного обеспечения в следствии остановки подачи электропитания или иных не фатальных причин, сохранность информации может быть гарантированна в случае соблюдения Заказчиком выше оговоренных условий эксплуатации технических средств, а так же при условии кратковременной аварии не более 30 минут.

Оговоренное время не должно превышать время сбоя технических средств или фатального сбоя работы программного обеспечения. Данное время дано на устранение возникших проблем, в случае чрезвычайной необходимости следует обратиться за помощью к Разработчику (по вопросам неисправности автоматизированной информационной системы).