Файл: Документирование и инвентаризация..pdf

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевески данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.^[44]

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны опечатываться. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в трех экземплярах.^[45]

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, фиксируется отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, и перечисленное в описи имущество, наконец, принимается на ответственное хранение.^[46]

На имущество, арендованное или полученное для переработки, которое находится на ответственном хранении, составляются отдельные описи.^[47]

Бывает, что материально ответственные лица после инвентаризации неожиданно обнаруживают ошибки в описях. В таком случае важно немедленно заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия, в свою очередь, осуществит проверку указанных фактов и, если они подтвердятся, произведет исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Для того, чтобы труды комиссии и прочих принимавших участие сотрудников не прошли даром, важно грамотно и достоверно оформить результаты. Для этого существуют формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.^[48]

Свои выводы и предложения по урегулированию инвентаризационных разниц комиссия оформляет протоколом и представляет на утверждение руководителю предприятия, который в пятидневный срок рассматривает и утверждает протокол. Утверждены результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в том месяце, в котором закончена инвентаризация, но не позднее декабря отчетного года.

Результаты каждой проведенной проверки подшиваются в папку «Инвентаризация» и хранятся не менее пяти лет.^[49]

2.3. Оформление результатов инвентаризации

В результате инвентаризации устанавливаются расхождения между фактическим наличием имущества и данными; ответственное лицо должно дать объяснение по поводу обнаружения фактов излишков или недостач.

Излишки приходуются, и делается запись в бухгалтерском учете: дебет счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача имущества в учете отражается записью: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса».

Сумма естественной убыли рассчитывается по утвержденным нормам естественной убыли на основании нормативных актов. Если исчисленная сумма естественной убыли превышает сумму выявленной недостачи, то естественная убыль может быть списана только по результатам проведенной инвентаризации.

Недостача имущества в пределах норм естественной убыли списывается в бухгалтерском учете с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (если организация занимается производственной деятельностью) или в дебет счета 44 «Расходы на продажу» (если организация занимается торговой деятельностью).

Недостача имущества, выявленная при инвентаризации, сверх норм естественной убыли, относится на виновное лицо. Согласно Трудовому кодексу РФ размер ущерба, причиненного виновным лицом, определяется по фактическим потерям, исчисленным исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости этого имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа. Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению руководителя ревизуемой организации. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления причиненного ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить ущерб, а сумма ущерба превышает среднемесячный заработок, то взыскание производится в судебном порядке.^[50]

В бухгалтерском учете делаются записи:

- дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (в ценах по данным бухгалтерского учета);

- дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» (на сумму разницы между рыночной и учетной стоимостью по недостачи имущества).

Виновное лицо может возместить материальный ущерб сразу в полном объеме (бухгалтерская запись: дебет счета 50 «Касса» и кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям») или с рассрочкой (бухгалтерские записи: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»). Согласно Трудовому кодексу РФ сумма материального ущерба, возмещаемая виновным лицом, не должна превышать 20% заработной платы ежемесячно.

Когда виновное лицо полностью возместит причиненный ущерб, в бухгалтерском учете должна быть составлена запись: дебет счета 98 «Доходы будущих периодов» и кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» (на сумму разницы между рыночной и учетной стоимостью по недостачи имущества).

Для возмещения причиненного ущерба с согласия работодателя виновное лицо может передать равноценное имущество или исправить поврежденное имущество. В учете составляется запись: дебет счета 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Работодатель имеет право полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. При этом в учете делается запись: дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При осуществлении внутрихозяйственного контроля используются различные приемы документального контроля.

Технико-экономические расчеты проводятся на основании технической документации к производственному оборудованию и позволяют определить обоснованность применяемых норм расходования сырья и материалов, целесообразность трудовых затрат. В результате составления технико-экономических расчетов вскрываются факты применения завышенных норм материальных и трудовых затрат и как следствие - наличие неучтенных сырья, материалов и готовой продукции, искажение данных, отражающих себестоимость продукции.

Просмотр документов заключается в проверке правильности заполнения документов (наличие обязательных реквизитов, неоговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинности подписей должностных

Сравнение документов представляет собой сличение (сравнение) документов, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию, или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях проверяемой организации или в других организациях или сопоставление различных документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции.

Сравнением документов выявляются случаи хищения, которые скрываются путем исправления данных в отдельных документах, составления подложных документов и замены подлинных документов, неправильного отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций или не отражение их в бухгалтерском учете.

Логическая проверка документов заключается в определении необходимости и целесообразности расходования денежных средств и материальных ресурсов, установлении реальности взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.

Пересчет заключается в проверке арифметической точности в документах. Применяется для выявления признаков хищений и злоупотреблений.

Прослеживание учетных записей заключается в том, что ревизор (аудитор) выбирает конкретную хозяйственную операцию и прослеживает ее отражение в учете в направлении: первичный документ - регистр бухгалтерского учета - бухгалтерская отчетность или наоборот. Прослеживание позволяет выявить нетипичные хозяйственные операции.

Письменный запрос третьим лицам представляет собой получение необходимых сведений от соответствующих контрагентов. Используется для получения информации о реальности остатков денежных средств на счетах в банках, о расчетах с поставщиками и покупателями, прочими дебиторами и кредиторами.^[51]

Анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков материально-производственных запасов и денежных средств заключается в хронологическом анализе хозяйственных операций, в результате чего возможно установить искажения данных об остатках на счетах бухгалтерского учета после совершения каждой операции.

Исследование неофициальных материалов заключается в изучении черновых записей кассиров и других материально-ответственных лиц, анонимных писем, неофициальных заявлений работников проверяемой организации. Ревизор (аудитор) не должен игнорировать эту информацию, так как она помогает выявлять злоупотребления и хищения денежных и материальных средств.

Важную роль при проведении внутреннего контроля отводится аналитическим процедурам.

Аналитические процедуры являются средством получения доказательств при проведении внутреннего контроля и заключаются в анализе соотношений между финансово-экономическими показателями хозяйствующего субъекта.^[52]

В практике ревизоры (аудиторы) могут использовать следующие аналитические процедуры.

1) сравнение фактических показателей бухгалтерской отчетности с плановыми показателями хозяйствующего субъекта;

2) сравнение показателей бухгалтерской отчетности и связанных с ними относительных показателей отчетного периода с нормативными значениями, устанавливаемыми действующим законодательством или самим хозяйствующим субъектом;

3) сравнение показателей бухгалтерской отчетности со среднеотраслевыми данными;

4) анализ изменений с течением времени показателей бухгалтерской отчетности и относительных показателей, характеризующих финансовое состояние экономического субъекта;

5) сравнение показателей бухгалтерской отчетности с небухгалтерскими данными, не входящими в состав бухгалтерской отчетности (например, количество проданной продукции и отработанные часы, расходы на оплату труда и численность работников и т.д.);

6) анализ взаимосвязей между данными различных форм бухгалтерской отчетности, аналитических и синтетических регистров. Показатели, между которыми существует достаточно тесная взаимосвязь: стоимость и себестоимость проданной продукции; стоимость проданной продукции и дебиторская задолженность; стоимость приобретения материальных ценностей и кредиторская задолженность;

7) изучение необычных отклонений и их причин (нетиповая корреспонденция счетов, нехарактерные сальдо по бухгалтерским счетам и др.). Обычно рассматриваются только те отклонения, которые носят существенный характер.^[53]

Итак, эффективность инвентаризации во многом зависит от умелого сочетания применяемых приемов сбора доказательств. В ходе проверки должен быть соблюден принцип достаточности доказательств.

Заключение

Под документированием подразумевается запись по принятым формам необходимой информации, то есть создание документов, используемых в управленческой деятельности. Слово документ исходит от латинского documentum - поучительный и имеет следующие значения:

1) деловая бумага, которая юридически подтверждает определенные права его владельцев, определенные факты, события;