Файл: Документирование и инвентаризация..pdf

Таким образом, для оформления хозяйственной деятельности предприятия используются различные по своей форме и содержанию документы, классификация которых рассмотрена в данной главе.

2. Общая характеристика и значение инвентаризации в бухгалтерском учете

2.1. Сущность, виды и этапы проведения инвентаризации в организации

Проведение инвентаризации считается одним из наиболее необходимых методов ведения бухгалтерского учета в организации.

В переводе с латинского само название «инвентаризация» означает сверку фактического наличия имеющейся у организации кредиторской задолженности и имущества с данными, указанными в бухгалтерском учете. Также к инвентаризации можно отнести создание оценочных резервов для уточнения оценки некоторых показателей бухгалтерского учета.^[20]

Различают следующие виды инвентаризаций:

• частичная,
• периодическая,
• полная,
• выборочная (Рисунок 1).

ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИЙ

ЧАСТИЧНАЯ

Проверке подвергается один или несколько видов средств в определенных местах хранения

ПЕРИОДИЧЕСКАЯ

Проводится в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества

ПОЛНАЯ

Проверка всех видов имущества. Проводится перед составлением годовой отчетности

ВЫБОРОЧНАЯ

Проводится на отдельных участках производства при проверке некоторых материально-ответственных лиц

Рис. 1. Виды инвентаризаций

Кроме того инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Плановые – проводятся в установленные инструкциями сроки, внеплановые – проводятся по мере необходимости, обычно внезапно.^[21]

Предприятия и организации, у которых нет обязанности составления и представления финансовых отчетов, могут проводить инвентаризацию в целях внутреннего контроля состояния дел на предприятии.^[22]

Существующая практика такова, что инвентаризация не проводится на мелких предприятиях и в организациях, состоящих из одного, двух человек, не имеющих большого количества и ассортимента активов, для которых проведение инвентаризации дорогостоящая процедура - и по трудозатратам, и по затратам, временным и стоимостным. Такие предприятия считают, что затраты и усилия на проведение инвентаризации превышают риски от ее не проведения, или же полагают, что непроведение инвентаризации не может существенно повлиять на их представления об имуществе и обязательствах.

Этим же руководствуются и некоторые организации, обязанные составлять и представлять финансовые отчеты. Сравнивая усилия на инвентаризацию, с одной стороны, и эффект от ее проведения, а также уровень существенности влияния результатов инвентаризации на значение элементов финансовой отчетности, с другой стороны, такие предприятия сознательно отказываются от ее проведения.

Согласно статье закона РФ о ведении бухгалтерского учета обязанностью любого экономического субъекта должно являться проведение плановых и внеплановых инвентаризаций средств хозяйственной деятельности.^[23]

Инвентаризация начала применяться еще в Древнем Риме. Так, например, ее использовали для оценки имущества, наследуемого родственником умершего, и определения суммы налогов на наследование и имущество.

В России Петр I ввел закон, обязующий ответственных лиц проводиться регулярные инвентаризации запасов на складах. На военных складах инвентаризация проводилась ежемесячно.^[24]

Современное ведение бухгалтерского учета также невозможно без проведения инвентаризаций.

Одним из наиболее важных обстоятельств инвентаризаций является тот факт, что при их проведении не используется один определенный показатель, и инвентаризационные описи несут, в основном, статистический характер. ^[25]

Основной целью проведения инвентаризации является сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ценностей. (Приложение 1)

Инвентаризации могут подвергаться не только объекты контроля и учета, числящиеся в собственности организации, но и объекты, не принадлежащие ему и числящиеся в бухгалтерском учете на ответственном хранении или в аренде у других организаций. Также могут инвентаризироваться объекты, полученные для переработки или по каким-либо причинам не учтенные.^[26]

Объектами инвентаризации должны являться как имущество организации, так и различные финансовые обязательства.

Постоянное бухгалтерское обслуживание должно включать проведение обязательной инвентаризации независимо от местонахождения организации. Отвечает за проведение инвентаризации специально назначенное материально ответственное лицо. Дату проведения и объекты инвентаризации устанавливает руководитель организации.^[27]

С технологической стороны инвентаризация включает в себя несколько этапов проведения.

На начальном, подготовительном этапе руководителем организации издается приказ о проведении инвентаризации, в котором обязательно должны быть указаны такие данные, как сроки проведения, перечень обязательств и имущества, подлежащих инвентаризации, а также состав инвентаризационной комиссии.

Обычно в состав комиссии включаются как представители администрации и бухгалтерии организации, так и специалисты других служб или сотрудники внутреннего аудита и независимых аудиторских фирм.

Следует учесть тот факт, что отсутствие при проведение инвентаризации одного или нескольких лиц, указанных в приказе в составе инвентаризационной комиссии, ведет к невозможности проведения инвентаризационных действий.

В организациях, использующих компьютерное бухгалтерское сопровождение, проведение инвентаризации представляется задачей, наиболее легко решаемой в связи с тем, что основные данные автоматически учитываются в бухгалтерских программах. Это также способствует более быстрому составлению специальных сличительных ведомостей, которые должен предоставить бухгалтер для сравнения фактических данных с данными, отраженными в бухгалтерском учете.

После отражения результатов инвентаризации комиссия выявляет причины их несоответствия с бухгалтерским учетом и предлагает способы для их отражения.^[28]

Руководитель организации по результатам проведенной инвентаризации принимает решение о зачете недостач или излишков, возможном списании недостач и привлечении виновных в недостачах лиц к ответственности.^[29]

2.2. Принципы и правила проведения инвентаризации

Одним из базовых принципов инвентаризации является ее сплошной характер. Данный принцип часто нарушается, что может привести к упущению учета некоторых ценностей или повторному учету других.^[30]

Инвентаризация товарно-материальных запасов производится в порядке их расположения в данном помещении. Не допускается во время инвентаризации беспорядочный переход от одного вида товарно-материальных запасов к другому.^[31]

В течение проведения инвентаризации деятельность подразделения (кладовые, склады, хранилища, кассы) прекращается. Данные о фактическом наличии объектов инвентаризации заносят в инвентаризационную опись, который подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. На каждой странице и в конце инвентаризационной описи подсчитывают промежуточные и общий результаты фактического наличия ценностей, удостоверяется подписями всех членов инвентаризационной комиссии. Данные инвентаризационных описей сравнивают с данными бухгалтерского учета и составляют сравнительные сведения, в которых определяют результат инвентаризации.

Товарно-материальные запасы заносятся в инвентаризационные описи отдельно по каждому наименованию с указанием номенклатурного или инвентарного номера, качества и количества.^[32]

Члены комиссии, в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц, проверяют фактическое наличие товарно-материальных запасов путем обязательного пересчета, взвешивания или измерения.

В самом начале инвентаризации материально ответственное лицо должно составить декларацию о том, что оно владеет информацией (или о степени владения такой информацией) об активах, за которые несет ответственность, о не проведенных документах, о наличии денег и пр. Данная информация, декларация, очень важна и иногда недостаточно раскрываема, что может привести к недоразумениям, сомнениям и подозрениям в злоупотреблениях.^[33]

В декларациях не отражается следующая важная для принятия по­следующих решений информация:

• перечень документов - номера, серии, ассортимент, количество, которые находятся на складе, но еще не переданы в бухгалтерию;
• перечень товаров, ценностей, которые переданы в подразделения без документов или без подписей в документах и по чьему распоряжению;
• ассортимент, перечень, количество, единицы измерения ценностей, принятых на склад или отпущенных со склада без документов.^[34]

К сожалению, распространена практика, когда предприятия выдают друг другу ценности без оформления документов строгой отчетности - на основании внутренних накладных с обещанием выписки накладных строгой отчетности только после их полной оплаты.^[35]

Естественно, что такая информация не попадает в бухгалтерию, в результате чего образуются излишки и недостачи. Очень сложно бороться с таким феноменом, когда предприятия устанавливают между собой определенную систему доверительных отношений, что обычно заканчивается спорами, невозможностью решить вопросы в судебном порядке, а иногда, и в большинстве случаев не всегда, - во имя ухода от налогообложения.

В декларации также должны быть отражены ассортимент, перечень, количество, единицы измерения ценностей, принятых на склад и отпущенных со склада сверх количества и ассортимента, отраженных в первичных документах, или в меньшем количестве и в ином ассортименте, чем указано в первичных документах строгой отчетности или в документах на импорт и экспорт товаров. Данный феномен обусловлен целым рядом причин.

Закон о бухгалтерском учете, правила заполнения бланков строгой отчетности не позволяют проводить изменения в бланках строгой отчетности, кроме путевых листов, для которых позволителен обычный режим корректировок.^[36]

Невозможность проведения корректировок в налоговых накладных и накладных приводит к тому, что предприятия не могут корректировать свои поставки и покупки в случаях реального обнаружения расхождений между фактической поставкой и данными налоговых накладных или накладных.^[37]

Порядок и сроки проведения инвентаризации установлены в положении о порядке проведении инвентаризации. Процесс инвентаризации можно разделить на несколько этапов.^[38]

Прежде чем начать проверку имущества, приказом руководителя создается инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители топменеджмента организации, работники бухгалтерской службы, а также в нее могут входить специалисты отдела внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций. Если хотя бы один из членов комиссии пропустил мероприятие, то на этом основании результаты инвентаризации можно признать недействительными.^[39]

До начала проверки комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам с указанием «до инвентаризации на дату…», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества по учетным данным к началу ревизии.^[40]

Руководитель предприятия несет ответственность за правильность и своевременность осуществления инвентаризации имущества.^[41]

Главный бухгалтер, руководители подразделений и соответствующих служб обязаны контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.^[42]

Фактическое наличие имущества определяют путем обязательного подсчета, взвешивания или обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса или объема навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.^[43]