Файл: Особенности работы с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией ( Правовое регулирование работы с персоналом, имеющим доступ к конфиденциальной информации ).pdf

Для решения проблемы информационной безопасности необходимо применять наиболее эффективные методы работы с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией.

Персонал - это значимый ресурс каждой организации, а также - генераторы новых идей, инноваций и новшеств. Кроме того, они являются ускорителями научно-технического прогресса, улучшают благосостояние сотрудников фирмы и являются неотъемлемой частью не только для фирмы в целом, но и для каждого отдельного сотрудника компании.

Именно поэтому, очень важно наиболее тщательнее относиться к подбору и изучению персонала в организациях, которые содержат какие-либо ценные сведения, секреты производства и т. п.

Проблема, связанная с подбором персонала, встречается, чуть ли не в каждой фирме, использующей в своей деятельности конфиденциальную информацию.

На сегодняшний день, в современных организациях практически каждый сотрудник имеет доступ к ценным сведениям фирмы, вызывающих особый интерес у конкурентов.

Кадровая политика организации играет профилактическую роль при отборе сотрудников, показавшихся неблагонадежными для данной компании и которые в дальнейшем могут представлять угрозу утечки информации, например, к конкурентам организации.

Защита информации в организации понимается как защита всей информации на любых носителях от случайных и преднамеренных воздействий естественного или искусственного свойства, основной целью которых являются: разрушение, уничтожение, видоизменение и изменение степени доступности ценной информации¹.

Кроме профессиональных способностей, сотрудники, допущенные к

конфиденциальным сведениям компании, должны обладать высокими моральными качествами, порядочностью, ответственностью, исполнительностью.

Такие сотрудники добровольно соглашаются на определенные ограничения использования информационных ресурсов организации и, тем самым, самостоятельно вырабатывают в себе такие качества как: самодисциплина, самоконтроль действий, поступков, высказываний.

Зарубежные специалисты считают, что сохранность конфиденциальной информации на 80% зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания персонала фирмы.

Организация работы с персоналом в своей основе предусматривает целенаправленную деятельность руководителей фирмы и всего трудового коллектива, направленную на наиболее полное использование трудовых и творческих способностей каждого сотрудника, воспитание в нем гордости за организацию, препятствующую возникновению желания нанести ущерб фирме.

В долговременной стратегии фирмы и ее текущей деятельности, человеческий фактор должен являться основным элементом построения эффективной системы защиты информации в организации.

Перечисленные выше лица, в какой-либо степени могут, в силу обстоятельств, стать

источником конфиденциальной информации. Каждый из представленных лиц может представлять угрозу организации путем несанкционированного разглашения секретных сведений.

Таким образом, наиболее посвященными в секреты организации являются: первый руководитель компании, его заместитель, их секретари-референты, работники службы конфиденциальной документации.

Из этого также следует, что персонал фирмы, допущенный к секретным сведениям организации и работающий с конфиденциальной информацией, является наиболее осведомленным и достаточно доступным источником секретов фирмы для конкурентов, желающих получить необходимые сведения.

В основном, овладение нужной информацией происходит в результате безответственности и недостаточной квалификации сотрудников, а также в связи с их невысокими личными и моральными качествами.

2.2 Прием и перевод сотрудников на работу, связанную с владением конфиденциальной информацией

Поиск кандидатов на вакантную должность в организации, имеющей какие-либо секретные сведения, не может осуществляться спонтанно.

Случайный человек, пришедший «с улицы», может нести в себе опасность для данной фирмы. По мнению Е.А. Степанова: «случайные претенденты на должность обычно рассылают или разносят по предприятиям и фирмам свое резюме. Им не важно, где работать, их просто интересует работа по данной специальности.

С другой стороны, случайный человек не всегда плох и поэтому данный метод при подборе персонала является наиболее распространенным и уже завоевал право на существование. Но, дело в том, что он не должен быть единственным».

Кроме того, чтобы бездействовать и ждать пока «нужный человек» придет в организацию, на данный момент существует ряд эффективных направлений поиска сотрудников:

1. Поиск кандидатов на вакантную должность или рабочее место среди сотрудников данной организации. С помощью этого метода, есть возможность кадровых передвижек по карьерной лестнице;
2. Поиск по рекомендациям сотрудников, находящихся в данной организации;
3. Поиск кандидатов среди выпускников учебных заведений и студентов ВУЗов;
4. Поиск кандидатов через кадровые агентства и биржи труда, организации по трудоустройству лиц, уволенных в связи с сокращением штатов.

Технологическая цепочка приема работников, работа которых будет связана с допуском к конфиденциальной информации, включает следующие процедуры:

1. Получение резюме, подбор предполагаемых кандидатов для приема или перевода;
2. Изучение резюме (и личного дела, если сотрудник уже работает в этой фирме);
3. Информирование кандидатов, работающих в фирме, о должностных обязанностях, связанных с владением секретами фирмы;
4. Заполнение кандидатами на вакантную должность, не работающими в организации, заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров, копии документов об образовании, передача в кадровый отдел рекомендательных писем и характеристик (если есть);
5. Обновление материалов личного дела сотрудников, работающих в фирме;
6. Собеседование кандидатов с работниками отдела кадров по предоставленным ими документам (при необходимости подтверждение тех или иных сведений);
7. Опрос сотрудником отдела кадров авторитетных для фирмы лиц, лично знающих кандидата на должность (ведение протоколирования опроса);
8. Собеседование экспертов организации с кандидатами на занимаемую должность для выяснения личных и моральных качеств (для неработающих кандидатов - выяснение профпригодности);
9. Тестирование и анкетирование кандидатов (если нужно);
10. Анализ собранных материалов и принятие решения руководством фирмы для отбора единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением ценной информацией для фирмы;
11. Подписание претендентом соглашения о неразглашении конфиденциальной информации фирмы. Информирование его о характере конфиденциальной информации, которая будет вверена ему в ходе выполнения своих должностных обязанностей, о наличии системы защиты этой информации и ограничений, которые необходимо будет использовать при работе с ней (в случае согласия кандидата);
12. Беседа - инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и сотрудников кадровой службы с претендентом на занимаемую должность;
13. Составление проекта контракта, содержащего пункт об обязанности работника не разглашать конфиденциальную информацию организации;
14. Подписание контракта о временной работе без права доступа к секретным сведениям организации;
15. Подписание приказа о приеме на работу с испытательным сроком;
16. Изучение личных, моральных и профессиональных качеств в течение испытательного срока работника;
17. Обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией. Инструктажи, проверка знаний;
18. Анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока. Составление нового контракта о длительной работе;
19. Оформление допуска сотрудника к секретной информации и документам¹.

Предоставленный из вышеперечисленного, пакет документов, составляющий в

дальнейшем личное дело принятого сотрудника, является предметом изучения руководителями фирмы при решении вопроса о назначении данного лица на должность.

Изучение документов следует сочетать с объективным анализом нескольких личностей, претендующих на должность.

Все эти процедуры позволят на конкурсной или неконкурсной основе произвести качественный отбор претендента в соответствии с ранее заявленными организацией требованиями.

Предоставленные кандидатом персональные данные проходят тщательную проверку их достоверности: соответствие фамилии, имени и отчества претендента, соответствие отметок и записей документах, идентичность фотоснимков и документов, удостоверяющих личность. При возникающих сомнениях, кандидата на должность просят предоставить дубликаты испорченных документов, заверить исправления.

Данные, выданные образовательными учреждениями, а также сведения, содержащиеся в характеристиках работника, рекомендательные письма могут быть проверены путем обращения в соответствующие учреждения.

Недостоверные документы могут быть возвращены гражданину и, одновременно, ему отказывается в рассмотрении на должность, без объяснения причины отказа.

При отборе работников на должность, связанную с допуском к конфиденциальной информации фирмы, прежде всего, следует обратить внимание на моральные и личные качества работников, их порядочность и ответственность, и, только потом, его профессиональные навыки, умения, знания.

Крайне важно уже на первых этапах отбора исключать те кандидатуры, которые не соответствуют требованиям, предъявленным будущему сотруднику фирмы.

Соглашение о неразглашении конфиденциальных сведений представляет собой правовой документ, которым претендент на занимаемую должность в добровольном порядке соглашается на ограничение своих прав в отношении использования конфиденциальной информации, а также данным соглашением он предупреждается об ответственности в случае нарушения режима конфиденциальности.

Главной отличительной чертой индивидуальных трудовых соглашений от трудовых договоров в части сохранения коммерческой тайны является то, что в трудовых соглашениях должны быть указаны конкретные сведения, составляющие секретную информацию фирмы, а также конкретные меры со стороны работника по обеспечению сохранности этих сведений.

После подписания приказа о приеме на работу, отдел кадров организации формирует личное дело сотрудника, личную карточку работника формы Т-2 и другие документы. входящие в стандартный набор документов.

Документы и материалы, связанные с психологическим и профессиональным анализом данного работника, подшиваются в дело кадровой службы и имеют гриф конфиденциальности информации - «Строго конфиденциально».

После получения допуска к секретным сведениям фирмы работник должен быть обучен правилам работы с документами, базами данных, с которыми ему предстоит работать.

Таким образом, усиленные процедуры, связанные с приемом на работу, предусматривающую доступ к конфиденциальным сведениям организации и проверки сведений, предоставляемых кандидатами на занимаемую должность, дают возможность всесторонне оценить претендента. Также, они предоставляют возможность руководителю фирмы, без особой спешки, оценить ситуацию и принять правильное решение.

Процедуру отбора кандидатов, проводимую кадровой службой фирмы, необходимо сочетать с психологическим анализом претендента на вакантную должность. Это позволит сделать обоснованные выводы о профессиональной пригодности кандидата на занимаемую должность, связанную с допуском к конфиденциальной информации организации.

2.3. Особенности увольнения сотрудников, владеющих конфиденциальной информацией

Важнейшей предпосылкой надежности системы безопасности Конфиденциальной информации становится - стабильность кадрового состава фирмы.

Наиболее трудно контролируемым каналом секретной информации является - миграция специалистов в другие предприятия-конкуренты.

Чтобы исключить причины утраты ценных сведений, необходимо тщательно проанализировать истинные поводы увольнения сотрудников, владеющих тайной.

Технологическая цепочка увольнения работников, работа которых связана с конфиденциальной информацией, включает в себя:

1. Написание сотрудником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;
2. Передача заявления руководителю структурного подразделения для оформления и передачи в отдел кадров или службу персонала;
3. Прием службой конфиденциальной документации от увольняющегося сотрудника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, проверка их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;
4. Сдача сотрудником пропуска (идентификатора) для входа в рабочую зону, всех ключей и печатей, запрещение сотруднику входить в рабочее помещение с использованием знания шифра кодового замка (при необходимости — изменение кода);
5. Проведение сотрудником службы безопасности или службы персонала беседы с сотрудником с целью напоминания ему об обязательстве сохранения в тайне тех сведений, которые ему были доверены по службе в фирме, предупреждение сотрудника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;
6. Подписание сотрудником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;
7. Документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;