Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия ( Общие положения и правила организации работы кассы ).pdf

Введение

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах. Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств. Скоростью их движения во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности организации. Объемом имеющихся у нее денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется ее платежеспособность – одна из важнейших характеристик финансового положения. Денежные средства в хозяйственном процессе выполняют функции меры стоимости, средства обмена, образования сокровищ, накопления капитала. Они являются абсолютно ликвидным активом, способным легко и быстро преобразовываться в любые виды материальных ценностей. Искусство управления денежными потоками заключается в оптимизации их запасов, стремлении к такому планированию денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Важная роль денежных средств в обеспечении финансово-хозяйственной деятельности обусловливает необходимость организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению; контроля наличия, сохранности и целевого использования денежных средств.

Учет денежных средств – это важнейший инструмент управления денежными потоками, эффективности использования денежных ресурсов, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Предприятия обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В отдельных случаях предприятия участвуют в процессе налично-денежного обращения – при оплате труда штатных и нештатных сотрудников, закупке материалов, выдаче сотрудникам авансов на командировочные расходы и др. В связи с этим предприятие может располагать наличными денежными средствами. Для хранения денежных средств предназначена касса предприятия.

Целью курсовой работы является раскрытие бухгалтерского учета использования наличных денег в кассе при расчетах, а также изучение правильности поступления, хранения, использования наличных денежных средств в кассе.

Для достижения поставленной цели использовались общенаучные методы исследований, специальные методы и приемы бухгалтерского учета.

Предметом и объектом изучения выступает баланс предприятия.

При написании работы были поставлены задачи:

– изучить правила организации кассы на предприятии, требования, предъявляемые к месторасположению кассы;

– рассмотреть основные виды документов, являющихся основанием для совершения кассовых операций;

– изучить порядок учета движения денежных средств в бухгалтерии предприятия;

При написании курсовой работы были использованы следующие виды источников информации:

– нормативно-правовые акты;

– специализированные учебные пособия "Теория бухгалтерского учета", "Бухгалтерский учет" и др.;

– периодические издания.

Глава 1. Теоретические основы организации учета кассовых операций

1.1 Общие положения и правила организации работы кассы

Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами (приема, хранения и расходования), каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию по установленной форме.

Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе.

Касса – подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими наличными ценностями.

Предприятие обязано обеспечивать сохранность денег, как в помещении кассы, так и при транспортировке. Если по вине руководителя предприятия не были созданы необходимые условия безопасности, то ответственность лежит на руководителе.

Хранение и расходование денежных средств в кассе установлены "Порядком ведения кассовых операций", утвержденным Центральным Банком РФ 22 сентября 1993 г.

В соответствии с п. 3 данного Порядка, для хранения денег и осуществления кассовых операций руководители организации обязаны оборудовать кассу

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

• быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
• располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях рекомендуется окна кассового помещения оборудовать внутренними ставнями;
• иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
• закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
• оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег;
• иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
• располагать исправным огнетушителем. [15, С 29]

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем - оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

В штате предприятия предусмотрена должность кассира. Кассир – должностное лицо, на которое возложена обязанность учета приема, хранения и выдачи денег из кассы.[12, С 129]

При назначении кассира на работу руководитель предприятия знакомит кассира с правилами ведения кассовых операций и заключает с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность денег в кассе. Кассир несет ответственность за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и из-за неосторожности. Кассиру запрещается передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае болезни и других случаев, когда кассир не может выполнять свои обязанности, исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника.

Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.

Кассир обязан иметь личную печать. Все наличные деньги должны храниться в помещении кассы в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, причем эти ключи запрещается оставлять в условленных местах, передавать посторонним лицам, изготавливать их неучтенные дубликаты.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. [14, С 215]

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с пересчетом денежной наличности. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Организация со своей стороны должна создать кассиру необходимые условия для выполнения его обязанностей, связанных с высокой материальной ответственностью.

Для контроля движения наличных средств используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Законодательством установлено применение ККМ при осуществлении денежных расчетов с юридическими и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. исключение составляют только те организации, которые в силу специфики используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки ККМ.

1.2 Первичная документация по поступлению и расходованию денежных средств

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц), утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"

Таблица 1-Основные первичные документы по учету кассовых операций

Поступление наличных денег в кассу организации (индивидуального предпринимателя) оформляется приходным кассовым ордером (ПКО) по форме N КО-1 (Приложение 1), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Он состоит из двух частей: собственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пп. 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются:

- по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции;

- по строке "В том числе" - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)");