Файл: « Проетирование реализации операций бизнес-процесса «Запасы-склад (приходование товара)».pdf

Введение

Целью данного курсовой работы является обоснование разработки и сама разработка модуля бизнес-процесса склада с целью ее адаптации и повышения эффективности функциональной модели информационной системы фирмы. Как пример взята фирма ТОО «Изолпроект», занимающаяся продажей строительных и отделочных материалов, оборудования и инструментов.

В современной жизни автоматизация бизнес-процессов не роскошь, это необходимость. Предприятиям необходимо «не отставать от конкурентов», поэтому очень важно ускорять процесс принятия решений, своевременно и грамотно осуществлять мониторинг внутренних бизнес-процессов, а также быть мобильными в контактах с клиентами. Безусловно, высокой конкурентоспособностью и устойчивостью обладают именно те предприятия, где используется система автоматизации. При этом необходимо понимать, что каждая компания индивидуальна, и в целях максимальной эффективности автоматизации бизнес-процессов, важен индивидуальный подход.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена тем, что существующая конфигурация «1С» не соответствовала организации бизнес-процессов фирмы ТОО «Изолпроект». Автоматизация позволит снизить издержки, повышать эффективность работы, достичь возможности, которые ранее были недопустимы при использовании бумажного документооборота.

Среди всего комплекса задач деятельности предприятия особо выделяется задача автоматизации складской деятельности и отдела по работе с клиентами. Деятельность в этих отделах является центральной и наиболее трудоемкой частью деятельности всего предприятия. Успешное решение этих задач является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации предприятия.

Объектом исследования является деятельность фирмы ТОО «Изолпроект», основная деятельность которой, это реализация строительных материалов различного назначения.

Предметом исследования являются процессы обработки и ведения документооборота, начиная с ввода данных и заканчивая составлением отчетов.

Задачи исследования:

• определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе;
• анализ существующих разработок для решения поставленной задачи;
• формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка целей и задач автоматизации;
• обоснование проектных решений решения задачи;
• разработка информационного обеспечения задачи;
• разработка программного проекта решения задачи;
• тестирование полученного проекта, устранение недостатков.

программный модуль автоматизация отдел склад

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

ТОО «Изолпроект» существует на строительном рынке уже достаточно давно, и за это время компании удалось достичь многого: значительно увеличился ассортимент, что позволило привлечь множество новых клиентов и существенно расширить свои торговые площади.

Компания предлагает стройматериалы любых типов и брендов. Магазин реализует строительные материалы, перечень наименований которых довольно обширен: это отделочные и лакокрасочные материалы, гипсокартон, железобетонные изделия, сухие строительные смеси, изоляционные материалы, пиломатериалы и многое другое. Она сотрудничает напрямую с самыми известными производителями, выпускающими строительные материалы как бытового, так и коммерческого назначения, с такими как Isover, Weber, Vetonit, Knauf, Tytan, Knauf Insulation, Bergauf, Teknos, Ivsil, Italon, Kreisel, Tikkurila, Juta, Текс, Технониколь, Албес, Изоспан, Юнис, Пеноплекс и многими другими.

Предприятие применяет упрощенную систему налогообложения. Сумма доходов складывается из розничных и оптовых продаж, расходы из заработной платы рабочим, аренды помещений, себестоимости сырья, начислениям на заработную плату, оплаты электроэнергии и прочее.

Компания взаимодействует с организациями и физическими лицами, являющимися клиентами, поставщиками строительных материалов и оборудования.

Структура компании на микроуровне: Поставщики – Изолпроект – Клиенты.

Технико-экономические показатели деятельности ТОО «Изолпроект» за период с 01.01.2016 по 01.01.2017 приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Основные показатели деятельности ТОО «Изолпроект».

Данные показатели отражают масштабы деятельности ТОО «Изолпроект»

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Под организационной структурой предприятия понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации.

Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Структуру предприятия и его подразделений определяет само предприятие. При разработке организационной структуры учитывалась необходимость обеспечения эффективного распределения функций управления по подразделениям.

Уровни управления – это некое разделение труда в организации. Это специализация профессиональной деятельности, при которой каждое подразделение выполняет свои, предписанные ему функции, не затрагивая другие функции.

Управление может быть вертикальным и горизонтальным. При вертикальном управлении, каждый руководитель имеет сферу деятельности, за которую он отвечает. Распределение задач производится не на одном уровне, «сверху вниз» - от руководителей до работников, находящихся внизу иерархии.

На рисунке. 1.2 представлена организационная структура ТОО «Изолпроект».

Имеется три уровня управления: верхний, средний и низший. Каждый последующий уровень структуры зависит от вышестоящего, то есть подчиняется ему в плане выполнения функций и отчетности.

Рисунок 1.2 Организационная структура ТОО «Изолпроект».

К верхнему уровню относятся: директор, исполнительный директор, главный бухгалтер.

К среднему уровню управления относятся подразделения, обеспечивающие рабочую деятельность фирмы и выполнение стратегических задач, поставленных на высшем уровне. К ним относятся: отдел продаж, отдел сервиса, бухгалтерия, склады.

К низшему уровню управления относятся: менеджер по работе с клиентами, кладовщик, бухгалтер.

Во главе предприятия стоит директор, функциями которого являются: разработка стратегий компании, общий контроль деятельности, оперативное решение требующих вмешательства руководства вопросов, анализ оперативной деятельности компании, он издает приказы и указания, которые подлежат обязательному исполнению всеми сотрудниками фирмы.

Исполнительный директор занимается кадровыми вопросами, определяет маркетинговую политику, проводит плановые и внеплановые инвентаризации, согласует сотрудничество с новыми поставщиками.

Сервисный отдел занимается техническим обеспечением всего предприятия. В его функции входит: поддержание в рабочем состоянии всей техники, необходимой для работы предприятия, разработка и внедрение новых технологий направленных на улучшение качества сервиса обслуживания клиентов с технической точки зрения. Бухгалтерия занимается организацией бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности, осуществляет учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверяет расчеты с поставщиками и заказчиками услуг, контролирует правильность поступления и своевременность оприходования товарно-материальных ценностей на склад, основных средств и имущества предприятия. На складах хранится товар. Кладовщик принимает ТМЦ (товарно-материальные ценности) на склады, проводит списание ТМЦ, возвращает бракованный товар поставщику, распределяет ТМЦ по складам.

Менеджер по работе с клиентами занимается реализацией товара, формирует заказы от клиентов, создает заявки на заказ товара, занимается оприходованием товара по накладным, выкладывает товар на витрины, осуществляет возврат от клиентов, информирует руководство о существующих проблемах и предложениях по работе магазина.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Разработка модуля бизнес процесса в данной работе, затрагивает следующие подразделения:

• отдел продаж;
• склад продукции.

Автоматизация работы именно этих отделов является типовой задачей практически для любого предприятия, так как данные отделы присутствуют почти в любой организации. Систему автоматизации следует разрабатывать таким образом, чтобы отделы были взаимосвязаны.

Разрабатываемая система должна отвечать следующим принципам:

• Организационная масштабируемость. Ввод в действие системы на предприятии первоначально возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, по мере необходимости, увеличением количества рабочих мест без потери, накопленной в базе данных информации.
• Корпоративность. Обеспечение доступа пользователя, при наличии у него соответствующих полномочий, к функциям системы.
• Управляемость. При возникновении необходимости в структурной реорганизации учреждения – гибкая переналадка системы не приводит к остановке в ее работе.
• Защищенность. Обеспечение разграничения доступа к базе данных системы по правам пользователей.

На рисунке 1.3 представлена структурно-функциональная диаграмма организации деятельности предприятия. Данная диаграмма построена с использованием принципов стандарта IDEF0, соответствует бизнес-процессу, протекающему на данный момент времени без использования модуля, разрабатываемого в данной работе.

Рисунок 1.3 Структурно-функциональная диаграмма организации деятельности ТОО «Изолпроект»

Управляющим объектом являются: накладные на товар.

Механизмами, то есть ресурсами, необходимыми для выполнения процедуры, являются:

• клиенты;
• кладовщик;
• менеджер по работе с клиентами;
• поставщики.

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

В деятельности Общества можно выделить следующие функциональные направления, связанные между собой на макроуровне:

1. Оформление заявки.
2. Проверка наличия товара.
3. Закупка необходимого товара.
4. Приход товара.
5. Продажа товара.

На рисунке 1.4 функциональные блоки взаимосвязаны друг с другом по входам и выходам, составляя в целом, единый бизнес-процесс компании.

Рисунок 1.4 Детализация нулевого уровня функциональной диаграммы деятельности компании ТОО «Изолпроект»

Рассмотрим информационные потоки предприятия:

Клиент делает заявку на покупку товара у менеджера. Далее возникает одна из следующих ситуаций: