Файл: « Проетирование реализации операций бизнес-процесса «Запасы-склад (приходование товара)».pdf

1. Если товар находится в наличии в магазине, то менеджер осуществляет продажу товара.
2. Если необходимого товара в магазине нет, то менеджер проверяет наличие этого товара на складе, делает заявку на товар. Кладовщик осуществляет перемещение товара со склада в магазин, после чего менеджер сверяет полученный товар с накладной, далее осуществляет продажу товара.
3. В случае если товара нет в наличии ни в магазине, ни на складе, то менеджер делает заявку на закупку необходимого товара. Товар поступает на склад от поставщика, кладовщик оформляет приход товара (поступление ТМЦ), далее делает перемещение его в магазин. Только после этого менеджер сверяет полученный товар с накладной и осуществляет продажу товара.

Входным информационным потоком является заявка клиента. Как правило, клиент приходит в магазин, где менеджер может проконсультировать его, подробно рассказать о товаре, оказать помощь в выборе.

Выходным информационным потоком является продажа товара.

Для реализации курсовой работы, были выбраны задачи:

• Автоматизация отдела, осуществляющего работу с клиентами, т.е. облегчить работу менеджера.
• Автоматизация складского учета.

Подсистема складского учета должна решать задачи автоматизации учета хранения товаров на складах предприятия и учета движения этих товаров. Подсистема должна предоставлять пользователям возможность вводить операции прихода товара на склад и расхода товара со склада. Эти операции позволяют регистрировать события, происходящие в реальной жизни предприятия, такие как: приход материалов на склад; списание бракованных, вышедших из строя, утраченных товаров; возврат поставщику бракованных товаров; перемещение товаров. Работу с системой осуществляет кладовщик. Менеджер, выполняет свою главную функцию – зарабатывание денег для предприятия, путем реализации товара. Он оформляет возвраты от покупателей, расходные накладные и так далее.

Эти отделы тесно связаны между собой, у них должно быть общее место для хранения данных об остатках номенклатуры на складах – регистр складских остатков.

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Основной единицей информации в системе является документ.

Существуют факторы, тормозящие развитие компании: высокая трудоемкость обработки информации, низкая оперативность, несовершенство организации сбора и регистрации информации. Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология долгое время была ручная и имела множество недостатков, таких как:

- низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;

- большая трудоемкость;

- необходимость привлечения большого числа сотрудников предприятия для решения всего комплекса задач;

- низкая оперативность;

- несовершенство организации сбора и регистрации информации;

- недостоверность получаемых результатов.

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.

Решить эти недостатки поможет автоматизация функций менеджера по работе с клиентами и кладовщика, которую планируется осуществить на практике.

Клиент делает заявку у менеджера. Формируется заявка на товар ( список необходимого товара), который передается кладовщику. В случае если товара нет на складе то создается заявка на поставку товара от поставщика.

Рассмотрим схему документооборота, представленную на рисунке 1.5

Рисунок 1.5 Схема документооборота ТОО «Изолпроект»

Товар поступает на склад, отчет в бухгалтерию. Далее товар перемещается в магазин, и осуществляется продажа, клиент оплачивает товар, отчет в бухгалтерию.

Внедрение разрабатываемой системы поможет снизить или даже исключить ошибки «человеческого фактора», ошибки учета материалов на складе, и другие. Так же это позволит экономить рабочее время сотрудников компании, учитывая, что поиск информации, поиск товара на складе, занимает около 40% рабочего времени сотрудников. В таблице 1.2 показаны показатели затрат на задачу без автоматизации.

Безусловно, работа в таком виде (без автоматизации) привычна и традиционна для сотрудников, но недостатки перекрывают достоинство его привычности.

Таблица 1.2 Показатели затрат на задачу без автоматизации

Можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы автоматизации деятельности предприятия:

• повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;
• повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения товаров;
• обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на остатки товаров на складах и мгновенное получение аналитической информации об остатках;
• автоматизация рабочего места сотрудника;
• обеспечение безопасности хранения информации;
• обеспечение многопользовательской работы.

Использование вычислительной техники является необходимой и экономически целесообразной задачей.

1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

В обществе имеются нормативно-правовые и организационно распорядительные документы:

1.Регламент информационной безопасности:

• доступ сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую тайну;
• доступ к использованию программного обеспечения.

2.Регламент к использованию сети Internet, электронной почты.

Эти документы предназначены для сотрудников, выполнение должностных обязанностей которых связано с использованием персональных компьютеров и определяют их полномочия, обязанности и ответственность.

В ТОО «Изолпроект» реализована политика безопасности, основанная на избирательном способе управления доступом. Такое управление характеризуется заданным администратором множеством разрешенных отношений доступа. Реализацией этой политики безопасности занимается системный администратор.

В компании производится постоянный мониторинг наиболее опасных угроз информационной безопасности:

• утечка данных;
• халатность служащих;
• аппаратные и программные сбои;
• вирусы.

Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей информационного обеспечения компании занимает утечка данных. А именно нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков: персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок, интеллектуальная собственность компании; бизнес-планы. Поэтому руководители отделов компании ведут ежедневный мониторинг своих подчиненных, системный администратор контролирует права доступа к корпоративной информации на файловый сервер, производит мониторинг электронной почты сотрудников, контролирует интернет канал путем закрытия доступа к социальным сетям и личной почте.

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации

1.3.1 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Бизнес будет развиваться эффективно при хорошо организованной и отлаженной работе всех отделов предприятия.

Для ТОО «Изолпроект» разработка стратегии реализации проекта будет следующей:

• анализ области деятельности предприятия;
• анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
• определение стратегических свойств разрабатываемой системы;
• определение функциональности системы;
• анализ существующих разработок;
• выбор стратегии автоматизации;
• выбор способа приобретения;
• определение архитектуры;
• формирование бизнес-плана.

Существуют две ключевые стратегии автоматизации: подгонка существующего программного продукта под бизнес-процессы организации, предварительная реорганизация бизнес-процессов и последующая автоматизация уже упрощенной структуры. Выбор стратегии автоматизации зависит от целей развития организации и ее долгосрочных экономических возможностей.

Для нашей организации более подходит вариант с доработкой существующего программного продукта под бизнес-процессы.

Существует несколько типов стратегий автоматизации:

• хаотичная (кусочная),
• по участкам,
• по направлениям,
• полная (комплексная).

При использовании хаотичной стратегии автоматизации функции ИС заранее не планируются. Сам процесс внедрения ИС не согласовывается с реальными потребностями бизнеса, не предусматривается весь максимальный спектр желаемых услуг для абонентов. Определяются только те функции, которые выбирает руководство компании. Данная стратегия автоматизации может использоваться на предприятии, не имеющим ИС вообще, как стартовая, пробная автоматизация.

Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Подобный путь автоматизации выбирается в следующих случаях:

• инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задачи автоматизации в полном объеме;
• существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала;
• технология производства или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем.

Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия. Отличительной чертой от автоматизации по участкам является, что деятельность предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Конечным результатом автоматизации по направлениям может быть полная автоматизация компании. Полная автоматизация подразумевает собой систему, состоящую из большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции и т. д. Это позволяет использовать один алгоритм для расчета схожих задач. Так же исключается необходимость дублирования различных справочников в разных системах, так как всё собрано в одной. Есть и минусы полной автоматизации. Полная автоматизация требует значительных финансовых и временных затрат, а также очень точного и тщательного планирования.

В данной курсовой работе выбрана стратегия автоматизации по участкам. В связи с отсутствием достаточного количества средств для проведения комплексной автоматизации, автоматизация в ТОО «Изолпроект» будет состоять из проведения отдельных этапов по разработке автоматизированных систем для нескольких подразделений. В рамках разрабатываемой системы автоматизацию целесообразно начать выполнять с отдела продаж, касательно ввода документов планирования, приема заявок клиентов и оформления отгрузочных документов. Далее необходимо провести автоматизацию работы склада. Туда будет внедрена подсистема складского учета, после чего появится возможность полностью перейти на электронное оформление всех складских документов.

1.3.2 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи