Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление запасами».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Товарные запасы на любом предприятии являются основным источником денежных вложений, а так же создают проблему ежедневного их контроля. В условиях высокой конкуренции в бизнесе необходимо эффективно управлять товарными запасами.

Слишком большие запасы товара непременно приведут к потерям и убыткам, будут занимать полезную торговую и складскую площадь, а так же будут мешать высвобождению оборотных средств.

Целью данной курсовой работы является разработка регламента управления запасами.

В работе будут определены:

• владелец процесса, выходы и входы процесса;
  ресурсы процесса;
• схемы управления процессом, схемы подпроцессов;
• ответственность руководства за управление процессом;
• предлагаемые мероприятия по улучшению;
• порядок внесения изменений.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Характеристика комплекса задач

1.1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Залогом успешного функционирования коммерческих предприятий является эффективная автоматизация. Основной задачей моего курсового проекта – автоматизация управления запасами: процессы учета и контроля поставок товаров.

Рациональная поставка товарного запаса на склад возможна только при оперативном планировании всех работ. Поддержание оптимального запаса зависит от многих факторов:

• частоты поставок;
• скорости выборки товара со склада;
• характеристик самого товара.

Слишком большие запасы товара вызовет переполнение складских помещений, а если товар обладает маленьким сроком годности возможен риск порчи товара. Нельзя также не учитывать сезонный спрос на определенные виды товара. При этом логично увеличивать запасы перед началом сезона, а по его окончанию уменьшать их.

Не лишним будет учитывать и динамику роста продаж определенного товара. В этом случае ориентироваться лучше по нескольким последним месяцам продаж.

Такое управление товарными запасами должно быть на каждом предприятии, оно способствует повышению эффективности деятельности организации и повышает рентабельность. Этим направлением на рассматриваемом предприятии занимается отдел закупок.

В данном курсовом проекте мною будет разработан регламент выполнения процесса управления запасами.

Основными входными документами бизнес-процеса будут:

• инвентаризационные ведомости
• накладные на списание
• договора с поставщиками
• накладные на поставку товара
• заявки от покупателей
• договора с покупателями
• накладные на отгрузку товара
• данные о сроках поставки
• статистические данные о сезонности на различные виды товаров.

Выходные документы:

• план заказов
• отчет о прогнозируемых продажах
• отчет о текущих продажах
• отчет о динамике продаж
• отчет о количестве товара на складе

В своей работе отчеты будут использоваться в отделах продаж, закупок, складского учета, а также непосредственным руководителем предприятия. Информация в процесс будет поступать также от отделов продаж, закупок и складского учета.

1.1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Входными данными по отношению к информационной системе управления товарными запасами являются инвентаризационные ведомости, накладные на списание, договора с поставщиками, накладные на поставку товара, заявки от покупателей, договора с покупателями, накладные на отгрузку товара, данные о сроках поставки, статистические данные о сезонности на различные виды товаров.

Выходными данными являются план заказов, отчет о прогнозируемых продажах, отчет о текущих продажах, отчет о динамике продаж, отчет о количестве товара на складе.

Рисунок 1 – Контекстный уровень IDEF0-диаграммы

При декомпозиции контекстного уровня диаграммы, на первом этапе мы видим, что производится анализ состояния склада, также формируется отчетность о количестве товара на складе, текущих продажах и динамике продаж.

На втором этапе производится прогнозирование продаж на следующий месяц.

На третьем этапе производится планирование заказов с указанием даты и объема заказа.

Рисунок 2 – Декомпозиция контекстного уровня

На основе отчета о продажах формируются данные о продажах товаров за текущий месяц. Далее эти данные, а также отчет о динамике продаж и статистические данные о спросе на различные виды продукции используются для расчета объема продаж на следующий месяц. Далее к полученным объемам прибавляется объем гарантированных поставок и на основе этих прогнозов формируется отчет о прогнозируемых продажах.

Рисунок 3 – Декомпозиция второго этапа

Производится анализ отчета о прогнозируемых продажах и отчета о количестве товара на складе. На основе этого анализа составляется график продаж с указанием, когда, предположительно закончится данный товар.

Из анализа договоров с поставщиками составляется график поставок, согласно обязательствам.

На основе этих двух анализов, а также данных о сроках поставки от различных поставщиков формируется план заказов товаров с указанием даты заказа, вида и количества товара.

Рисунок 4 – Декомпозиция третьего этапа

1.1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основными документами для бизнес-процесса, рассматриваемого в курсовой работе, являются:

• инвентаризационная ведомость товарно-материальных ценностей;
• товарная накладная;
• договор поставки;
• заявки от покупателей.

Рассмотрим возникающий документооборот на примере заявки от покупателя.

Действие

Исполнитель

Отдел по работе с клиентами

Отдел продаж

Клиент

Поступление заявки

Заявка от покупателя

Делегирование заявки

Заявка от покупателя

Заявка от покупателя

Обработка заявки

Заявка от покупателя

Итог обработки заявки

Заявка от покупателя

Заявка от покупателя

Ответ клиенту

Заявка от покупателя

Заявка от покупателя

Рисунок 5 – Схема документооборота заявки от покупателя

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение задачи

2.1.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рисунке 6.

ИС

Договора

Контрагенты

Товар

Прогнозы

Динамика

Заказы

Менеджер

Ведение справочников

Обработка заявок от покупателя

Формирование отчетов

План заказов

Отчет о прогнозируемых продажах

Отчет о текущих продажах

Отчет о динамике продаж

Отчет о количестве товара на складе

Менеджер

Рисунок 6 – Информационная модель бизнес-процесса

Владельцем процесса является начальник отдела закупок.

2.1.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Инвентаризационная ведомость товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Код по форме ОКУД 0317004.

Инвентаризационная ведомость составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Код формы по ОКУД 0330212.

Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132

В строке «Грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если отгрузка осуществляется структурным подразделением поставщика, то необходимо указать адрес местонахождения такого подразделения. Также условиями договора может быть предусмотрено, что поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом. В строке «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

В строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами.

В строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

Товарная накладная ТОРГ-12 составляется уполномоченным лицом организации. В строке «Основание» указываются номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика. Товарную накладную подписывает работник организации-продавца, разрешивший отпуск груза, главный бухгалтер организации-продавца, а также работник организации-продавца, производящий отпуск груза.

Данные о товаре, указанные в накладной, должны соответствовать данным счета-фактуры.

Допускается составление товарной накладной по форме, разработанной организацией самостоятельно. В этом случае в ней обязательно должны содержаться следующие данные:

• наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ;
• дата составления документа;
• наименование товара, его количество и стоимость;
• должности лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию;
• личные подписи этих лиц;
• печати организаций.

Должностные лица, санкционирующие отгрузку товара, подписывают товарную накладную ТОРГ-12 лично. Подписи заверяются оттиском печати организации. Возможность применения факсимиле должна быть оговорена в договоре на поставку.

Договор поставки – хозяйственный договор, является одной из разновидностей договора купли-продажи и аналогичен ему по форме. Согласно договору поставки поставщик обязуется в назначенные сроки (срок), не совпадающие с моментом заключения договора, передать товар в собственность (полное хозяйственное ведение либо оперативное управление) покупателю, который обязуется принять товар и уплатить за него определенную денежную сумму.

Заявки от покупателей – документ, в печатной форме, с указанием заказчика, наименования товара, кода товара, необходимого количества, даты поставки, типа поставки (самовывоз/доставка).

Данные о сроках поставки – информация о среднем времени доставки товара транспортной компанией из определенных городов.

Статистические данные о сезонности на различные виды товаров – данные, указанные в статистических приложениях к периодической литературе по соответствующей тематике.