Файл: Пособие Базы данных Microsoft Access.pdf

41  

информации,  предназначенной  клиентам,  заинтересованным  в  просмотре  услуг,  оказываемых 
различными агентствами.  

42 

5 Отчёты. 
 

5.1 Простые отчеты. 
 

 Отчёты  –  это  объекты,  представляющие  информацию  из  базы  данных  в  виде  печатного 

документа.  

Методика  создания  отчетов  подобна  методике  создания  форм.  Для  создания  отчета 

необходимо  перейти  на  вкладку  Отчеты,  нажать  кнопку  Создать  и  выбрать  соответствующую 
таблицу  или  запрос,  на  основании  которого  будет  создан  отчет.  В  режиме  конструктора  будет 
выведено: окно отчета, панель управления, список полей запроса, панель форматирования (рис.36). 

 
Рис.36 Вид режима конструктора для построения отчета. 
 
Отчет  содержит:  область  данных,  верхний  и  нижний  колонтитул,  а  также  с  помощью 

команды Вид/Заголовок/примечание можно вставить в отчет Заголовок и примечание.  

Для создания простого отчета необходимо переместить с помощью мыши поля из запроса в 

область данных отчета, задать Заголовок, в котором с помощью элемента Надпись дать название 
отчета. Кроме этого в отчете вставляют дату создания отчета, которую можно  задать следующим 
образом,  в  верхнем  колонтитуле  создать  поле,  с  помощью  элемента  управления  Поле.  Затем  для 

43  

этого  поля  задать  свойства,  с  помощью  команды  Вид/Свойства.  В  графе  данные  запустить 
Построитель выражений (рис.37), для этого необходимо нажать кнопку с многоточием. 

 
Рис.37 Построитель выражений. 
 
В  построителе  выражений  необходимо  выбрать  раздел  Общие  выражения,  где  можно 

выбрать  текущую  дату  или  текущую  дату  и  время.  Тогда  после  каждого  закрытия  отчета  будет 
фиксироваться дата изменения отчета. 

Также  в  отчет  можно  вставлять  нумерацию  страниц.  Для  этого  необходимо  в  нижний 

колонтитул  вставить  поле,  в  котором  по  предыдущей  методике  можно  вставить  значение  Число 
страниц или Страница N из M (рис.38). 

Рис. 38 Задание текущей даты и нумерации страниц в отчете. 

44 

 
В режиме просмотра можно будет видеть следующий вид отчета (рис.39). 
 

Рис.39 Отчет «Минимальная стоимость номера». 

Всего в рассматриваемой базе данных было создано 12 отчётов: по одному на все запросы, 

не вошедшие в формы, и ещё 2 отчёта с группировкой. Во всех отчётах добавлены дата и время 
создания отчёта и проставлена нумерация страниц. 

Во  всех  отчётах  бели  заданы  заголовки,  отражающие  суть  самих  отчётов.  Остальные 

отчеты не представлены в приложении, потому что их структура точно такая же, как на рис.39.   
 

5.2 Отчеты с группировкой. 

По  сравнению  с  другими  методами  вывода  информации  отчёты  обладают  двумя 

преимуществами: 

  Предоставляют  широкие  возможности  для  группировки  и  вычисления 

промежуточных и общих итогов для больших наборов данных; 

  Могут  быть  использованы  для  оформления  различных  счетов,  бланков  заказов, 

почтовых наклеек, материалов для презентаций. 

В отчёте можно использовать следующие возможности: 

1.  Для  обеспечения  иерархического  представления  данных  можно  задать  до  10 

уровней группировки 

2.  Для каждой из групп можно задавать отдельные заголовки и примечания; 

45  

3.  Можно производить сложные вычисления не только внутри одной группы, но 

и по нескольким группам одновременно; 

4.  В любой раздел отчёта можно вставлять различные рисунки и диаграммы. 

Отчет  с  группировкой  позволяет  группировать  значения  в  пределах  группы,  например  в 

пределах студенческой группы, кафедры, факультета и т.д. 

Для  создания  отчета  с  группировкой  необходимо  задать  группу,  по  которой  будут 

проводиться  вычисления,  для  этого  используется  команда  Вид/Сортировка  и  группировка. 
Например, по таблице Транспорт, сгруппируем по видам транспорта количество техники в той или 
иной группе (рис.40). В поле/выражение ставим поле, по которому будет группироваться значения, 
а также в свойствах для Заголовка группы и Примечания группы ставим значение Да. 

 
Рис.40 Задание группировки. 
 
В  заголовок  группы  перетаскиваем  поле  Вид  транспорта  из  списка  полей  таблицы 

Транспорт.  В  область  данных  ставим  поле,  которое  будет  обсчитываться.  В  данном  случае  это 
поле  Количество  техники.  В  примечание  ставим  поле,  в  котором  будет  обсчитываться  значение 
для  группы.  В  данном  случае  это  будет  функция  суммы  =SUM([Количество  техники]).  Функции 
можно  задавать  вручную  либо  через  построитель  выражений,  через  Функции/встроенные 
функции/статистические.  Для  подсчета  общего  количества  всей  техники  можно  в  примечание 
всего отчета поставить поле с функцией суммы =SUM([Количество техники]), которое посчитает 
общее  количество.  Созданный  отчет  в  режиме  конструктора  будет  выглядеть  в  следующем  виде 
(рис.41). 

В режиме просмотра отчет будет в следующем виде (рис.42), полностью отчет представлен 

в приложении 4, рис.1. 

В  базе  данных  было  создано  два  отчета  с  группировкой.  Отчёт  «Индивидуальный  отдых»  

использует группировку по стране, тур в которую и предлагает агентство. При этом произведено 
суммирование стоимости всех туров, проходящих в каждой из стран. Это удобно тем, что клиент в 
зависимости от финансовых возможностей и собственных предпочтений может сам сформировать 
подходящий  маршрут  (приложение  4,  рис.2).  Другой  отчёт  с  вычислениями  под  названием 
«Стоимость  проживания  в  одноместном  номере»  также  основан  на  группировке  по  стране,  что