Файл: Основные функции в системе менеджмента ООО «Рубин».pdf

В целях обобщающей оценки эффективности снабжения использован экспертный метод. Экспертами явились: 1) директор предприятия; 2) управляющий магазином; 3) менеджер по закупкам; 4) главный бухгалтер;
5) старший продавец.

Обобщающая оценка эффективности закупок проводилась по следующим направлениям:

1. функция организации закупок: выбор поставщика; заключение договоров о поставке; претензионная работа с поставщиками;
2. функция анализа: анализ выполнения плана снабжения; анализ поставщиков; анализ товарных запасов и оценка целесообразности их величины;
3. функция стимулирования: оплата труда и премирование менеджера по закупкам;
4. функция планирования: планирование закупок; планирование затрат на снабжение;
5. функция контроля: контроль выполнения договоров поставки товаров; контроль товарных запасов.

В таблице 9 представлена экспертная оценка эффективности закупочной деятельности (максимальный балл — 5).

Таблица 9

Оценка эффективности закупочной
деятельности в ООО «Рубин»

Направление	Вес	Эксперты					Средняя оценка	Оценка с учетом веса
		1	2	3	4	5
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Функция организации
Выбор поставщика	0,10	3	3	3	3	3	3	0,30
Заключение договоров о поставке	0,10	4	4	4	4	4	4	0,40
Претензионная работа с поставщиками	0,10	4	4	4	4	4	4	0,40
ИТОГО	-	11	11	11	11	11	3,67	–

Продолжение таблицы 9

1	2	3	4	5	6	7	8	9
Функция анализа
Анализ выполнения плана снабжения	0,10	4	3	4	4	3	3,60	0,36
Анализ поставщиков	0,10	3	3	3	3	3	3	0,30
Анализ товарных запасов и оценка целесообразности их величины	0,10	3	3	3	3	3	3	0,30
ИТОГО	–	11	9	11	11	9	3,20	–
Функция стимулирования	0,10	3	3	3	3	3	3	0,3
ИТОГО	–	3	3	3	3	3	3	–
Функция планирования
Планирование закупок	0,10	3	3	3	3	3	3	0,30
Планирование затрат на снабжение	0,10	4	4	4	3	3	3,60	0,36
ИТОГО	–	7	7	7	6	6	3,30	–
Функция контроля
Контроль выполнения договоров поставки товаров	0,05	4	4	4	4	4	4	0,20
Контроль товарных запасов	0,05	4	4	4	4	4	4	0,20
ИТОГО	–	8	8	8	8	8	4	–
ВСЕГО	1	40	38	40	39	37	–	3,42

---

Максимально возможный балл — 5. Фактический балл — 3,42, то есть уровень системы закупок на 1,58 балла отличается от оптимального.

Выводы.

Проведенный анализ выявил ряд недостатков в реализации функций менеджмента в процессе организации закупок на предприятии:

1) планирование процесса закупок не эффективно; на предприятии имеет место несоответствие фактических запасов нормативным (излишек товаров), что выводит из оборота денежные средства, замораживая их в запасах;

2) на предприятии имеют место срывы графиков обеспечения товарами; срывы планов товарооборота по причине отсутствия товаров; отклонение от заказанной номенклатуры товаров; отклонения от заказанных объемов товаров;

3) заработная плата не мотивирует менеджера к совершенствованию процесса закупок: на ее величину не влияют такие показатели как дефицит или излишек товаров на складе, ритмичность поставок, рентабельность закупок.

4) оптимизация расходов на закупки на предприятии не проводится.

Глава 3. Разработка рекомендаций, направленных на совершенствование управления в ООО «Рубин»

Анализ реализации функций управления закупочной деятельностью в ООО «Рубин» выявил ряд проблем. В связи с этим нами разработаны мероприятия, направленные на их устранение.

Повышение квалификации менеджера — важнейший фактор совершенствования процесса закупки товаров в ООО «Рубин». Проведенное исследование показало, что организация снабжения отличается от оптимальной; процесс поиска поставщиков является бессистемным, критерии оценки поставщиков и методика их оценки отсутствуют; регламент выставления претензий поставщикам также отсутствует. Менеджер по закупкам выполняет свою работу не эффективно. В то же время, в 2013-2015 гг. повышения его квалификации на предприятии не проводилось.

В связи с этим предлагается провести обучение менеджера по закупкам за счет организации. При этом с работником заключается контракт на срок 1 год, что в свою очередь является гарантией на возврат денежных средств. Обучение менеджера будет проходить в «Эксперт Бизнес-Школе» (адрес: Ростов-на-Дону г., Максима Горького улица, д. 111/52). Данный центр занимается подготовкой и переподготовкой персонала по различным отраслям экономики.

---

Таблица 10

Программа курса повышения квалификации

№	Тема	Часы
1	Логистическая система компании	8
2	Организация закупок и снабжения. Организационная структура.	8
3	Организация закупок и снабжения. Внутренние резервы.	8
5	Управление запасами. Показатели качества и технологии прогнозирования.	8
Продолжение таблицы 10
№	Тема	Часы
6	Управление запасами. Нормирование параметров поставок.	8
7	Управление запасами. Анализ и дифференциация ассортимента	8
8	Транспортировка и ВЭД	8
9	Экскурсия на логистический комплекс	8
Итого		64

Повышение квалификации позволит менеджеру по закупкам получить навыки организации процесса закупок по направлениям, представленным в таблице 11. Результатом внедрения мероприятия является прирост товарооборота, оценка которого получена экспертным методом (опрос руководства ООО «Рубин»).

Таблица 11

Сравнение выработки работников разной квалификации

Показатель	Работник с высокой квалификацией	Работник с низкой квалификацией	Абсолютное отклонение	Относительное отклонение, %
Среднегодовой товарооборот на одного работника, тыс.руб.	840	838	–2	–0,26

В целях совершенствования закупок товаров в ООО «Рубин» предлагается внедрение программного комплекса «Microsoft Axapta», который позволяет рассчитать потребности закупки. Программаный комплекс позволяет, учитывая прогноз продаж, составить сводный план закупок. Формирование планов закупок и продаж составляться по количественным и (или) суммовым показателям с различной степенью детализации: от планов на уровне номенклатурных групп до планов, детализированных до номенклатурных позиций и характеристик товаров. Для упрощения этой процедуры предусмотрены специальные «помощники» формирования и заполнения документов, а также механизмы автоматического распределения плановых показателей по периодам. Система позволяет вести несколько разных вариантов и версий одного плана.

---

Использование программного комплекса позволит снизить трудоемкость выполнения работ по оформлению документов, связанных с закупками.

Таблица 12

Трудоемкость работ по оформлению документов, связанных с закупками

Показатель	До внедрения программного комплекса	После внедрения программного комплекса
Трудоемкость, час	2,57	2,30

Проведенное исследование выявило проблему, заключающуюся в том, что в товарных поставках от ООО «АМ-Тест» содержится большой процент брака. По данным 2015 г. потери от брака товаров составили 280 тыс.руб. Кроме того, по данному поставщику отмечаются сбои в поставках и нарушения комплектности заказа. Основной причиной сложившейся ситуации послужило то, что руководство ООО «Рубин» большое значение придавало выстраиванию доверительных отношений с данным поставщиком (фирма работает с ним с момента основания). Предлагаемым вариантом улучшения ситуации является поиск новых поставщиков, для чего необходимы сбор информации о существующих и потенциальных поставщиках и ее анализ на основе системы критериев оценки для выявления наиболее перспективных и добросовестных поставщиков. В качестве наиболее важных критериев отбора поставщиков предлагается использовать:

1) Цена.

Для оценки по этому критерию необходимо по каждому поставщику рассчитать конечную цену его продукции с учетом себестоимости, затрат на транспортировку и сравнить результаты. Ориентировочная приемлемая закупочная цена (как показывает опыт ООО «Рубин» в 2013–2015 гг.) для канцелярских товаров составляет 40 руб., для бухгалтерских бланков — 15 руб. Предложения с более высокими ценами будут отклоняться.

2) Качество товаров.

Качество относится к способности поставщика обеспечить товары и услуги в соответствии со спецификациями. Однако следует иметь в виду, что оценка качества — комплексная, в которой необходимо учитывать параметры, представленные в табл. 14.

Таблица 14

Показатели качества товаров

Параметры оценки	Баллы	Содержание оценки
Качество изготовления и соответствие стандартам	5	Нет непринятых или несоответствующих стандартам качества товаров
	4	Редко встречаются некачественные и несоответствующие стандартам товары (менее 2%)
	3	Иногда встречаются некачественные и несоответствующие стандартам товары (менее 5%)
	2	5–10% товаров не соответствует стандартам
	1	Более 10% товаров не соответствует стандартам
Надежность товара	5	Никаких претензий от покупателей не поступает
	4	Претензии поступают редко
	3	Иногда поступают претензии по поводу качества продукции и ее недостаточной долговечности
	2	Довольно часто поступают претензии от покупателей по поводу качества и сроков использования
	1	Не предназначена для длительного использования и быстро приходит в негодность
Наличие брака	5	Брак не встречается
	4	Редко встречается мелкий брак (менее 2%)
	3	С браком (мелким и средним) поступает 2–5% товаров
	2	С браком (мелким и средним) поступает более 5% товаров
	1	С крупным браком поступает более 2% товаров

---

Для оценки по параметру «Наличие брака» необходима статистика, которая может быть собрана по имеющимся поставщикам. Для новых поставщиков приблизительную оценку по данной характеристике качества товаров можно получить по пробной партии.

Весовые коэффициенты параметров комплексной оценки критерия «Качество товаров» сведены в табл. 15.

Таблица 15

Весовые коэффициенты параметров комплексной оценки критерия «Качество товаров»

Параметры оценки	Оценка по данному параметру	Вес данного параметра	Составляющие оценки
1	2	3	4
Качество изготовления и соответствие стандартам	А	0,37	Д*0,37
Надежность товара	С	0,28	С*0,28
Наличие брака	D	0,35	D*0,35
Итого:		1,00	Итоговый рейтинг поставщика по критерию «Качество товаров»

В результате анализа основных критериев можно составить итоговый рейтинг по каждому критерию. Для оценки поставщиков по данным критериям необходимо привлечь специалистов ООО «Рубин». Каждому эксперту присваивается свой «весовой коэффициент», соответствующий уровню его квалификации. Весовые коэффициенты сведены в табл. 16.

Таблица 16

«Весовые категории» экспертов

Эксперты	Должность специалиста в ООО «Рубин»	Весовой коэффициент данного эксперта
Эксперт 1	Директор	0,45
Эксперт 2	Управляющий магазином	0,30
Эксперт 3	Менеджер по закупкам	0,25
Итого:		1,00

Использование представленной методики позволит учесть все стороны деятельности поставщиков и выбрать наиболее эффективных и перспективных поставщиков. Внедрение мероприятия позволит более грамотно подходить к процессу выбора поставщика.

В целях повышения эффективности системы закупок товаров предлагается совершенствование системы стимулирования менеджера по закупкам, суть которой состоит в следующем. Оплата труда является повременно-премиальной. Размер премии основан на следующих показателях: 1) отсутствие дефицита товаров на складе; 2) отсутствие излишков или сверхнормативных запасов, которое приводит к потерям за счет связанного (неработающего) капитала; 3) допустимый уровень рентабельности (наценки на ТМЦ), напрямую связанный с преемлемыми закупочными ценами при заданном уровне качества.

---