Файл: Основные функции в системе менеджмента ООО «Рубин».pdf

Рассмотрим эффективность управления закупочной деятельностью ООО «Рубин» по функциям управления.

1. Функция организации.

За организацию процесса снабжения в ООО «Рубин» отвечает менеджер по закупкам, который:

• • осуществляет поиск поставщиков, ориентируясь на качество предлагаемых товаров, цену, сроки поставок, благоприятные условия поставок;
  • развивает отношения с поставщиками, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных связей по поставкам товаров;
  • подготавливает и корректирует преддоговорную документацию.
  • проводит переговоры с поставщиками с целью размещения заказов и согласования условий и сроков поставок;
  • заключает договоры с поставщиками;
  • контролирует доставку товаров от поставщиков и продавцов в соответствии с предусмотренными в договорах условиями и сроками;
  • организует обработку поставок товаров (приемку по количеству и комплектности, идентификацию качества, составление необходимой приемочной документации, внутреннее перемещение в места хранения);
  • подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров;
  • периодически оценивает условия действующих договоров на предмет качества исполнения обязательств поставщиками для принятия решений о поиске новых поставщиков, изменению схем работы с поставщиками.

Оценка фактического уровня организации закупок товаров на предприятии проводилась экспертным методом. Результаты опроса специалистов предприятия представлены в таблице 2.

Фактическая оценка организации закупочной деятельности составила 3,59 балла, то есть она на 1,41 балла отличается от оптимального уровня.

Таблица 2

Результаты оценки организации закупок товаров на предприятии

(максимальный балл — 5)

Направление	Эксперты				Средняя оценка
	Директор предприятия	Главный бухгалтер	Управляющий магазином	Старший продавец
Организация процесса поиска поставщиков	3	3	3	3	3
Организация взаимоотношений с поставщиками	3	4	4	3	3,5
Преддоговорная работа	4	4	4	4	4
Ведение переговоров с поставщиками	4	4	4	4	4
Заключение договоров с поставщиками	4	4	4	4	4
Контроль доставки товаров	3	3	4	3	3,25
Организация обработки поставок товаров	4	4	4	4	4
Претензионная работа	3	3	3	3	3
ИТОГО	28	29	30	28	3,59

---

Рисунок 2 — Диаграмма оценки эффективности
закупочного процесса в ООО «Рубин

По данным табл. 2 и рис. 2 видно, что низкий уровень выполнения функции организации закупочной деятельности отмечается по следующим направлениям:

• организация поиска поставщиков — процесс поиска поставщиков является бессистемным, критерии оценки поставщиков и методика их оценки отсутствуют;
• претензионная работа — регламент выставления претензий поставщикам отсутствует.

Менеджер по закупкам выполняет свою работу не эффективно. В то же время, в 2013-2015 гг. повышения его квалификации на предприятии не проводилось.

2. Функция планирования.

Структура поставок товаров от поставщиков представлена
в табл. 3–5.

Таблица 3

Структура поставок товаров в 2013 г.

Поставщик	Поставка товаров, тыс.руб.			Недопоставлено в срок		Отклонение от срока поставок, дни	Структура фактических поставок, %
	По плану	Фактически	Отклонение	тыс. руб.	%
ООО «Арго»	1840	1920	80	–	–	–	9,58
ООО «АМ–Тест»	4530	4530	–	–	–	–	22,59
ООО «Логос»	1810	1750	–60	60	3,31	3	8,73
Прочие	13920	11850	–2070	2070	14,87	–	59,10
Итого	22100	20050	–2050	2130	9,64	–	100,00

По данным таблицы 3 видно, что в 2013 г. от общего объема поставок недопоставлено товаров в срок 9,64 % от общей величины. При этом фактически было поставлено товара меньше, чем предусмотрено договорами на 2 050 тыс. руб.

---

В 2014 г. план по закупкам недовыполнен на 80 тыс.руб. Кроме того, товары на сумму 1 010 тыс.руб. не были поставлены в срок.

По данным таблицы 5 видно, что в 2015 г. недопоставлено товара на сумму 640 тыс. руб. по договора, или 3,52 %. Значительная часть недопоставленных товаров приходится на ООО «АМ-Тест» — 120 тыс.руб., недопоставка на 500 тыс.руб. распределена между прочими поставщиками. Кроме того, в 2015 г. недопоставлено в срок товаров на сумму 1 238 тыс.руб., причем 480 тыс.руб. (38,77 %) приходится на ООО «АМ-Тест».

Таблица 4

Структура поставок товаров в 2014 г.

Поставщик	Поставка товаров, тыс. руб.			Недопоставлено в срок		Отклонение от срока поставок, дни	Структура фактических поставок, %
	По плану	Фактически	Отклонение	тыс.руб.	%
ООО «Самал»	1320	1260	–60	60	4,55	3	7,86
ООО «Аверс»	2050	2090	40	–	–	–	13,04
ООО «Арго»	2000	1950	–50	50	2,50	2	12,17
ООО «АМ-Тест»	5800	5720	–80	180	3,10	10	35,68
Прочие	4940	5010	70	720	11,92	–	31,55
Итого	16110	16030	–80	1010	6,30	–	100,00

Таблица 5

Структура поставок товаров в 2015 г.

Поставщик	Поставка товаров, тыс. руб.			Недопоставлено в срок		Отклонения от срока поставок, дни	Фактическая структура поставок, %
	По плану	Фактически	Отклонение	тыс.руб.	%
ООО «Самал»	1560	1560	–	–	–	–	8,88
ООО «Аверс»	2210	2190	–20	38	1,72	2	12,59
ООО «Арго»	2150	2150	–	–	–	–	12,24
ООО «АМ-Тест»	6240	6120	–120	480	7,69	4	34,85
Прочие	6040	5540	–500	720	11,92	–	31,55
Итого	18200	17560	–640	1238	6,80	–	100,00

---

Таким образом, поставщик ООО «АМ-Тест», являясь самым крупным поставщиком предприятия (34,85 % всех поставок) нарушает договоры поставки, как по объемным показателям, так и по установленным срокам.

В таблице 6 представлен ассортимент поставляемых товаров по поставщикам.

Таблица 6

Ассортимент поставляемых товаров по поставщикам

Поставщик	Город	Поставляемый товар
ООО «Самал»	Москва	Канцелярские товары: школьно-письменные принадлежности
ООО Аверс»	Москва	Канцелярские товары: бумага и бумажная продукция; письменные принадлежности; настольные наборы, подставки; лотки для бумаг; папки, архивы, файлы; печати и штампы; деловые аксессуары; школьные товары
ООО «Арго»	Москва	Канцелярские товары: бумага и бумажная продукция; письменные принадлежности; настольные наборы, подставки; лотки для бумаг; папки, архивы, файлы; печати и штампы; деловые аксессуары; школьные товары
Продолжение таблицы 6
Поставщик	Город	Поставляемый товар
ООО «АМ-Тест»	Москва	Канцелярские товары: школьно-письменные принадлежности
ООО «Лорейн»	Ростов-на-Дону	Бухгалтерские бланки

3. Функция анализа

Для анализа уровня обеспеченности предприятия запасами основных видов товаров составим таблицу 7.

Таблица 7

Анализ обеспеченности предприятия товарами в 2015 г.

Вид товарных запасов	Запас тыс. руб.		Отклонение, тыс. руб.	Запас в днях		Отклонение	Среднедневной расход, тыс.руб.
	норма	Факт		Норма	Факт
Канцелярские товары	3840	5052	+1212	90	118	+28	43
Бланки	710	716	+6	90	91	+1	8
ИТОГО	4550	5768	+1218	90	114	+24	51

---

Как видно из таблицы 7, в целом по запасам на предприятии наблюдается излишек в стоимостном выражении в 1 282 тыс.руб., в днях —
на 24 дня. Излишек по канцелярским товарам составляет 1 212 тыс. руб., или 28 дней. По бланкам отмечается небольшой излишек товарных запасов (на 6 тыс.руб., или 1 день). Таким образом, в целом по запасам на предприятии отмечается несоответствие фактических запасов нормативным, что выводит из оборота денежные средства, замораживая их в запасах.

Важнейшим показателем эффективности системы снабжения на предприятии является размер расходов на закупку товаров, включающих покупную стоимость товаров, затраты на оплату труда работников, занимающихся снабжением, затраты на доставку товаров до склада, затраты на хранение товаров.

Таблица 8

Динамика затрат предприятия по снабжению за 2013–2015 гг.

Наименование затрат	2013 год	2014 год	2015 год	Темп роста, 2014/ 2013, %	Темп роста, 2015/ 2014, %
Транспортные расходы, тыс.руб.	2210	1610	2210	72,85	137,27
Затраты на хранение запасов, тыс.руб.	649	659	688	101,54	104,40
ВСЕГО	2859	2269	2898	79,36	127,72

По данным таблицы 7 видно, что в 2014 г. отмечается снижение затрат на снабжение по сравнению с 2013 г. на 20,64 %. Это связано со снижением объема товарооборота предприятия в 2014 г. В 2015 г., напротив, расходы на снабжение выросли на 27,72 % относительно 2014 г.

4. Функция стимулирования (мотивации).

Оплата труда менеджера по закупкам является повременно-премиальной, то есть менеджер получает оклад, зависящий от отработанного времени, а также премию, размер которой определен фиксированным значением процента к окладу (12 %). Таким образом, заработная плата не мотивирует менеджера к совершенствованию процесса закупок: на ее величину не влияют такие показатели как дефицит или излишек товаров на складе, ритмичность поставок, рентабельность закупок.

5. Функция контроля.

Контроль процесса снабжения осуществляется управляющим магазином. Ежемесячно менеджер по закупкам составляет и предоставляет управляющему магазином отчеты по выполнению договоров поставки товаров, а также по состоянию товарных запасов.

---