Файл: Проектные структуры управления (ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ ПРОЕКТНЫХ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Повсеместное признание, завоевываемое управлением проектами, - показатель применения соответствующих знаний, навыков, процессов, методов и инструментов в качестве решающего значения для успеха всего проекта.

Управление проектами представляет собой совокупность методологии, методик моделей, методов, технических и программных средств, применяемых при разработке и реализации проектов - уникальных процессов, ограниченных во времени, требующих затрат ресурсов.

Анализ структуры управления проектом направлен на определение принципов ее работы, на выработку рекомендаций по ее оптимизации. С развитием цивилизованного бизнеса возникают негосударственные структуры, которые по размерам не являются малыми и средними предприятиями. В связи с этим необходим анализ крупных производственных структур.

Для сохранения эффективности деятельности необходимо видоизменять структуру управления проектом.

Объектом исследования в работе является структура управления проектами компании ООО "Телеком" и пути ее оптимизации.

Предмет исследования – содержание, сущность, методы, динамика, состояние, пути совершенствования структуры управления проектами ООО "Телеком".

Цель работы – исследовать принципы построения структуры управления проектом, процесс оценки качества и эффективности, пути его улучшения.

Задачи:

• осуществить анализ принципов построения структур управления проектом;
• определить подходы к процессу оценки структуры управления проектом;
• проанализировать состояние структуры управления проектами компании ООО "Телеком";
• сформировать предложения для оптимизации структуры управления проектами компании.

Источниками информации для написания послужили нормативно-законодательные акты, статьи в периодической печати, учебная литература.

ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ ПРОЕКТНЫХ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ

Основные принципы и определения в управлении проектами

Проект – это последовательные и взаимосвязанные операции, обеспечивающие выполнение необходимой задачи, а для ее осуществления необходимо иметь большое количество времени, трудовых материальных ресурсов. Проект подразумевает долгосрочную деятельность и требует выполнение более, чем одной задачи. В отличие от проектов, задача имеет более краткосрочный характер (несколько недель - несколько месяцев), Задачи это последовательно запланированные, а затем, выполненные действия, которые обеспечивают достижение поставленной общей цели, являются подпунктами проекта. Проект, который реализуется проходит несколько отдельных фаз, которые образуют жизненный цикл проекта – формирование задачи, планирование ее выполнения, проектирование, изготовление и завершение. Миссией проекта называют ее общую цель. Основными характеристиками проекта являются: − четко поставленные цели; − выполнение задач людьми; − необходимость наличия ресурсов, количество которых ограничено; − необходимость управления, т.е.проект планируются, контролируются и регулируются. [1]

Многим проектам свойственны:

• неповторимость;
• неопределенность;
• уровень сложности поставленных задач. [7]

1. Концепция: определение возможностей или потребностей, причина по которой необходим проект, его целесообразность.
2. Определение (или планирование): подготовка предложения по новому продукту или идее, план создания продукта (экспертные системы, нечеткая логика, генетические алгоритмы, нейронные сети), исследования операций и др. Задачи выбора наилучших вариантов при проектировании в условиях ограниченности финансирования и других ресурсов являются одними из самых распространенных для использования методов принятия решений.

Особенностями задач такого рода являются следующие:

1. цена ошибки от неправильного принятого решения может повлечь крупные материальные потери;
2. каждая модель уникальна и математические модели для них не существуют;
3. Выбранная задача должна удовлетворять множеству условий, то есть в математическом отношении она является сложной;
4. Для решения задач часто не хватает достоверных данных, поэтому полагаться приходится только наличные размышления в состоянии неопределенности;
5. большинству задач необходимо принятия быстрого решения. [24]

Из практики можно встретить задачи, для которых необходимо применять методы принятий решений абсолютно разные. Большое количество задач требуют неоднократного рассмотрения для применения одного из нескольких альтернативных решений, так как из-за отсутствия достоверных исходных данных методы математического программирования применяются редко. [14]

Задачи принятия решения классифицируются по различным признакам, существуют следующие виды задач:

1. Принятие решений в условиях полной неопределенности, когда роль исходных данных играют интуиция и опыт экспертов.
2. Принятие решений в условиях неопределенности, в данном случае известны отдельные характеристики альтернативных вариантов в различных ситуациях, но сведения о вероятностях ситуаций отсутствуют. При этом изменение ситуаций может носить нейтральный характер (игра с природой) или противодействующий конфликтный характер.
3. Принятие решений в условиях частичной неопределенности или риска, когда известны вероятности возможных ситуаций для реализации вариантов.
4. Принятие решений в условиях определенности, когда вся необходимая информация точно известна. В зависимости от важности принимаемых решений для деятельности предприятия, тяжести последствий от ошибочных решений выделяют три группы решений:
5. стратегические решения, относящиеся к долгосрочным проектам и принимаемые руководством верхнего уровня;
6. тактические решения по среднесрочным проектам, они обычно принимаются руководителями среднего уровня;
7. оперативные решения по краткосрочным проектным задачам. Эти решения могут относиться к различным этапам выполнения проекта и принимаются руководителями разного уровня. [21]

Жизненный цикл проекта (англ. ProjectLifeCycle) — последовательность фаз проекта, задаваемая исходя из потребностей управления проектом [23]. В рамках методологии Института управления проектами жизненный цикл проекта имеет 5 фаз [22]:

1. Инициация
2. Разработка
3. Исполнение
4. Контроль и мониторинг
5. Завершение

Инициация проекта – стадия процесса управления проектом, результатом которой является санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла. [22]

Основными причинами появлениями (источниками идей) проектов являются:

• Высокий спрос;
• Избыток ресурсов;
• Инициатива предпринимателей;
• Реакция на политическое давление;
• Интересы кредиторов.

Примеры причин отклонения проекта:

• Маленький спрос и низкая конкурентоспособность проекта;
• Чрезмерно высокая стоимость проекта (экономическая, экологическая, социальная и др.);
• Отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта;
• Чрезмерный риск;
• Высокая стоимость сырья.

Инициация проекта включает следующие задачи и процедуры:

• Анализ потребности в реализации проекта и его актуальность.
• Сбор информации
• Определение целей и задач проекта
• Стоимость
• Качество
• Риски
• Планирование управления персоналом
• Коммуникации:
  • определение базовой документации проекта
  • определение требований к коммуникациям
  • обоснование и выбор коммуникационных технологий для управления проектом
  • оценка альтернатив

Этап инициирования проекта характеризуется большой степенью неопределенности исходных и результирующих данных, возможностью их изменения и ограниченным временем для принятия решения. [22]

В этой фазе главным является разработка основных компонентов системы управления проектом, в частности сводного плана проекта. Общее содержание этой фазы: инициация работ фазы; назначение руководителя и формирование команды, в первую очередь ее ключевых членов; установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, а также других ключевых участников; развитие концепции и планирование предметной области и других элементов проекта; разработка сводного плана проекта, который есть ни что иное, как утвержденный документ, используемый для руководства при выполнении и контроле проекта; организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями; организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ; утверждение сводного плана проекта и получение ободрения на продолжение работ. [22]

Содержание данной фазы проекта следует из ее наименования – выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения цели проекта. Это: организация и проведение торгов, заключение контрактов; полный ввод в действие разработанной системы управления проектом; организация выполнения работ; ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта; ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды проекта; детальное проектирование и технические спецификации; оперативное планирование работ; установление системы информационного контроля за ходом работ; организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в том числе закупками, покупками, поставками; выполнение работ, предусмотренных проектом; руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта; решение возникающих проблем и задач; подтверждение окончания работ и получение одобрения для работ следующей фазы.

На стадии реализации проекта очень важна функция контроля. В технологии управления проектами принято выделять три вида контроля. [18]

1. Предварительный контроль. Такой контроль осуществляется до фактического начала работ. Его назначение — заранее проверить, насколько проект обеспечен материально-техническими и финансовыми ресурсами, а также в каком состоянии его кадровое обеспечение.
2. Текущий контроль. Поскольку проект планируется осуществлять поэтапно, каждый из этапов имеет определенные показатели выполнения. Это позволяет контролировать ход работ, не дожидаясь финальной стадии реализации проекта. Показатели, которые подлежат контролю, характеризуют соответствие проекта его реальному исполнению по срокам, расходам, ресурсам, качеству.
3. Заключительный контроль. При завершении работ стоит задача дать интегральную оценку того, что достигнуто при реализации проекта в целом. С этой целью проводится заключительный контроль. [15]

Все выделенные виды контроля находятся внутри проекта: их производят те, кто работает в самом проекте, кто управляет им. Контроль призван зафиксировать состояние проекта на заранее обозначенных вехах, чтобы, во-первых, убедиться в том, что дело идет, а не стоит, во-вторых, принять корректирующие решения (а они почти всегда неизбежны из-за изменений внешней среды проекта), в-третьих, зафиксировать назревающие проблемы, которые не могли быть должным образом оценены на этапе разработки проекта, и предусмотреть их своевременное разрешение.

Потребность в корректировке проекта по мере его осуществления известна всем, кто практически осуществлял тот или иной проект. В этой связи сформировались механизмы мониторинговых исследований, которые сопровождают проект с начала его реализации.

Мониторинг проекта не представляет собой формы его внутреннего контроля, хотя широко и плодотворно используется в этих целях. Его назначение — фиксация динамических изменений проекта и его среды под влиянием взаимодействия. Регулярные по однородным дают динамическую проекта и его , которая не быть в полной предугадана на разработки. Заключительный позволяет зафиксировать работы по . Эта стадия и осмысление реализации . [22]

Достигаются конечные проекта, подводятся , разрешаются конфликты и закрытие проекта.

работы этой :

• планирование процесса
• эксплутационные испытания продукта (ов)
• подготовка кадров эксплуатации создаваемого
• подготовка документации, объекта заказчику и в эксплуатацию
• оценка проекта и подведение
• подготовка итоговых
• закрытие работ и
• разрешение конфликтных
• реализация оставшихся
• накопление фактических и данных для проектов
• расформирование проекта. [13]

Работы трех фаз могут выполнятся последовательно, так и .

Управление проектом

общее определение понятия управление это управление . Для большей , ниже приведены на авторитетный :

«Управление проектом () или ProjectManagement () - это искусство и координации людских и ресурсов на жизненного цикла путем применения методов и техники для достижения в проекте результатов составу и объему , стоимости, времени, и удовлетворению участников ». [17]

Отдельный человек всегда может с реализацией большого задач, поэтому необходимы разделение и квалифицированные специалисты каждой задачи. есть человеку система управления, обеспечит ему его цели. для достижения необходимы ресурсы, нужно найти и использовать. Необходимо действия для цели (это и управление), чтобы с стороны структура управления развивалась , но при для развития и принятия решений использовать ситуационный . [6]