Файл: Использование информационных и компьютерных технологий в управлении ресторанным предприятием на примере ресторана «Вертикаль».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Важнейшей задачей информатизации в экономике, на современном этапе ее развития, является автоматизация деятельности на предприятиях. Все больше и больше организаций стараются перейти на ведение электронного документооборота и электронного учета, автоматизируют бизнес-процессы. Все это дает возможность повысить производительность труда конкретных сотрудников и, как следствие, организации в целом. Автоматизация повышает удобство ведения документооборота и осуществления деловых процессов. Значительно снижается количество ошибок в документации.

На современном рынке существует большое количество программных продуктов для автоматизации различных сфер деятельности. Такие программные продукты могут быть направлены на комплексную автоматизацию деятельности всего предприятия или на отдельные бизнес процессы. Но каждое предприятие может иметь индивидуальные особенности, которые не позволяют ему работать с программными продуктами уже представленными на рынке. Или организация нуждается не в полном комплексе программного продукта, а только в узконаправленной части предоставляемых возможностей такой программы, а платить приходится за покупку и сопровождение всего программного комплекса. Сложившаяся ситуация способствовала возникновению организаций, которые занимаются разработкой информационных систем «под заказ», то есть учитывающих требования конкретного клиента. Благодаря таким организациям, клиент, за умеренную плату, получает программный продукт, позволяющий автоматизировать специфические бизнес-процессы [5].

Должность менеджера по организации банкетов в ресторане «Вертикаль» города Екатеринбурга появилась относительно недавно. Это было обусловлено открытием в 2015 году банкетных залов вместимостью до 150 персон. Программного обеспечения для организации и учета проводимых банкетов процесса не было, документооборот осуществлялся на бумажных носителях, либо оформлялся в Microsoft Excel. Процессы работы специалиста нуждались в автоматизации, так как технологии обработки информации вручную замедляют процесс работы, специалист вынужден тратить свое рабочее время на оформление документов, а не на общение с гостями ресторана и повышение уровня обслуживания. Внедрение на предприятии программного обеспечения для менеджера по организации банкетов позволит повысить эффективность работы специалиста, обеспечит возможность систематизированного хранения информации о проведенных и предстоящих банкетах, даст возможность формирования отчетов для руководства ресторана, обеспечит информированность руководителей подразделений ресторана за счет доступа к необходимой информации о планируемых мероприятиях с учетом различных прав доступа.

Для решения конкретных задач и ведения информационной базы о мероприятиях ресторана может быть использована платформа «1С:Предприятие», разработанная фирмой 1С для автоматизации бизнеспроцессов на предприятиях различных сфер деятельности. Удобство применения данной платформы объясняется тем, что ее можно конфигурировать (настраивать) под конкретную деятельность организации. Тем более, в ресторане «Вертикаль» прикладные решения на платформе «1С:Предприятие» уже используется другими подразделениями.

Актуальность данной выпускной квалификационной работы обусловлена необходимостью разработки программного обеспечения, которое позволит автоматизировать работу менеджера по организации банкетов в ресторане «Вертикаль» города Екатеринбурга.

Объектом исследования данной работы является ресторан

«Вертикаль» города Екатеринбурга.

Предметом исследования является процесс организации банкетов в ресторане.

Цель курсовой работы – разработать программный продукт для автоматизации деятельности менеджера по организации банкетов в ресторане «Вертикаль» с использованием платформы «1С:Предприятие 8.3».

В соответствии с поставленной целью, необходимо решить ряд следующих задач:

• провести исследование предметной области;
• разработать модель информационной системы;
• разработать прикладное решение для автоматизации работы менеджера по организации банкетов в ресторане на платформе «1С:Предприятие»;
• рассчитать экономическую эффективность с учетом различных факторов и проанализировать рациональность расходов организации на автоматизацию;

1 ПРОБЛЕМЫ И ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ОБЛАСТИ РЕСТОРАННОГО БИЗНЕСА

1.1 Сущность и виды учета в процессе организации банкетов

В процессе управления организацией возникает необходимость собирать, обобщать и структурировать информацию о деятельности предприятия и предоставлять доступ к данной информации управленческому персоналу или внешним представителям.

Учет информации на предприятии делится: на финансовый учет и управленческий учет [29].

Финансовый учет представляет собой информацию о текущих расходах по основным направлениям этих расходов, доходах фирмы, о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, о размерах финансовых инвестиций и доходов от них, состоянии источников финансирования и т.п. Финансовый учет охватывает информацию, которая не только используется для внутреннего управления, но и сообщается внешним пользователям. При этом внешними пользователями бухгалтерской информации могут быть владельцы акций и кредиторы (настоящие и потенциальные), поставщики, покупатели, представители налоговых служб и внебюджетных фондов, служащие предприятия. Финансовый учет в ресторанах чаще всего ведется бухгалтерией ресторана [34].

При составлении финансового учета нужно опираться на нормативные документы, которые строго регламентируют вид представления информации и ее структуру. В управленческом же учете информация может быть представлена в свободной форме, единственным условием для данной информации, будет ее достоверность.

Управленческий учет представляет собой систему учета, планирования, контроля, анализа данных о затратах и результатах деятельности в разрезе необходимых для управления объектов, оперативного принятия на этой основе различных управленческих решений в целях оптимизации финансовых результатов деятельности предприятия [33].

Информация, которая формируется в управленческом учете, предназначена для внутреннего персонала компании: высшее руководство, руководители отделов, рядовые работники. Информация, которая формируется в финансовом учете, должна предоставляться как внутренним, так и внешним пользователям.

Для того чтобы информацию можно было эффективно использовать в учетной деятельности, она должна отвечать некоторым определенным критериям:

• краткость: информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего;
• точность: пользователь должен быть уверен, что информация не содержит ошибок или пропусков. Информация должна быть свободна от любых подтасовок;
• оперативность: информация должна быть готова к тому времени, когда она необходима;
• сопоставимость: информация должна быть сопоставимой по времени и по отделам/подразделениям;
• целесообразность: информация должна подходить для той цели, для которой она приготовлена;
• рентабельность: подготовка информации не должна стоить больше, чем выгоды от ее использования;
• не тенденциозность: информация должна быть приготовлена и представлена таким образом, чтобы она была непредвзятой;
• адресность: информация должна быть доведена до ответственного исполнителя; при этом следует соблюдать конфиденциальность [34].

Ведение финансового учета организацией закреплено законодательством Российской Федерации, это обязует все предприятия к его ведению. Обязательность ведения управленческого учета не закреплена законодательством. Однако, фирмы, которые стремятся к более успешному функционированию, считают обязательным ведение управленческого учета и говорят об его эффективности.

На сегодняшний день в большинстве предприятий автоматизирован процесс ведения финансового и управленческого учета.

Автоматизация любых процессов представляет собой очень сложную задачу. Для решения этой задачи нужно придерживаться стратегии автоматизации, которая поможет понять процесс, учитывая все его детали, и упростить его.

Основной целью управленческого учета в общественном питании, в целом, и в организации банкетов, в частности, является обеспечение текущей аналитической и прогнозной информацией руководства и менеджеров, ответственных за достижение конкретных экономических показателей.

Создаваемая в организациях общественного питания информационная система для учета банкетов должна отвечать определенным требованиям:

• располагать минимальным, но достаточным объемом информации для выработки управленческих решений;
• предоставлять содержательную, максимально полную информацию об объекте управления;
• обеспечивать срочность обработки информации и предоставление ее заинтересованным лицам.

Разрабатываемое программное обеспечение для менеджера по организации банкетов в ресторане призвано обеспечить руководство ресторана необходимой информацией для принятия грамотных управленческих решений.

1.2 Обоснование необходимости и цели использования программного обеспечения для менеджера по организации банкетов в ресторане

К решению об автоматизации большинство руководителей подходят осознанно. Теперь, когда у потребителей появился выбор, они становятся более требовательными к уровню обслуживания и качеству представляемых товаров и услуг.

Задачи автоматизации могут различаться в зависимости от отрасли и вида деятельности компаний. Но в любом случае, это комплексный процесс, затрагивающий все сферы предприятия. Однако некоторые руководители компаний малого бизнеса не видят преимуществ автоматизации предприятия. Это, в свою очередь, сказывается на эффективности деятельности фирм. Поэтому необходимо понимать преимущества контроля бизнес-процессов с помощью специализированного программного обеспечения [5].

Сегодня, чтобы достичь наибольшей прибыли, предприниматели начинают экономить на некоторых статьях расходов. Но, как правило, такая экономия, непременно, сказывается на качестве услуг. Поэтому необходимо задумываться об оптимизации. И в этом случае на помощь приходят автоматизированные системы учета и управления, которые:

• ускоряют процесс производства и обслуживания;
• помогают минимизировать риски;
• сокращают вероятность ошибок;
• делают работу заведения более комфортной и эффективной как для клиентов, так и для руководства и обслуживающего персонала [14].

Сфера питания не стала исключением. Ресторанное дело может быть автоматизировано, что играет довольно значимую роль в стремлении к улучшению качества управления и ведения тщательного контроля всех сфер деятельности заведения.

Автоматизация ресторана играет очень важную роль в осуществлении аналитических и объективных оценках эффективности работы заведения, что отражается на его прибыльности. Владелец всегда должен быть в курсе происходящего, чтобы иметь реальную и четкую картину деятельности его бизнеса. Это необходимо, так как позволяет построить свою стратегию для развития и направления ориентира ресторана. Если говорить о структурировании производства, то внедрение автоматизированной системы позволяет избежать многих проблем, стабилизировать бизнес и делать его только прогрессивнее и выгоднее [22].

В настоящее время существует множество программных решений для автоматизации процессов в ресторанной деятельности, но практически все из них направлены на автоматизацию процессов сервиса и обслуживания, а не на автоматизацию процесса организации банкетов.

Типовые программные продукты для ресторанов предназначены для оформления заказов гостей официантом, передачи заказов на кухню и последующей выгрузки различной отчетности.

Данные программные решения не предусматривают, тот факт, что помимо обслуживания гостей по меню, в ресторане могут организовываться и различные масштабные мероприятия.

Программное обеспечение для менеджера по организации банкетов в ресторане призвано автоматизировать работу узкого специалиста ресторана.

Возможности такой системы должны включать в себя:

• оформление меню смет с выбором позиций меню из списка;
• расчет суммы банкетов, учитывая различные скидки;
• занесение планируемых мероприятий в график банкетов;
• учет и контроль оплаты мероприятий;
• возможность просмотра предстоящих мероприятий всеми